Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація документообігу на підприємствіОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
ОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУЗагальні засади побудови документообігуАналіз документопотоків
ОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУЗагальні засади побудови документообігуУправлінська діяльність як специфічна складова суспільного виробництва
Основи раціональної організації праціОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізування раціональної побудови документообігу
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Документообіг, його раціоналізація та аналіз

Поняття "ДОКУМЕНТООБІГ" і "діловодство" часто вважають синонімами. Втім, хоча вони й пов'язані одне з одним, однак не тотожні.

Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи.

Тимчасом документообіг - це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання [33, с. 8].

Отже, можна зробити висновок, що поняття "документообіг" є вужчим за поняття "діловодство". Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

Документообіг та управлінська діяльність

Документообіг і організація управлінського процесу тісно пов'язані між собою і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, опрацювання документів та їх передавання на виконання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг спричинює в установі зволікання з виконанням: на передавання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату.

Існуюча в установі система управління значною мірою зумовлює організацію документообігу. Наприклад, якщо керівник установи вимагає, щоб усі отримані документи спочатку передавалися йому на розгляд і тільки він призначає виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим - згори вниз. За умови ж чіткого розподілу функціональних обов'язків між керівником, його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками значна частина документів відразу надходить до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів є значно коротшим. Так само від узвичаєного в установі порядку розподілу обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарату залежить рух документів під час їх погодження та підписання.

Таким чином, документообіг безпосередньо пов'язаний з організацією управлінського процесу в установі, водночас він відбиває притаманну їй систему управління.

Раціоналізація документообігу установи сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, разом з тим форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

Оптимізації документообігу можна досягти шляхом скорочення кількості інстанцій, через які проходять документи, зменшення кількості і прискорення операцій з опрацювання документів, скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта, особисті переговори).

Удосконаленню документообігу сприяють також більш чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, оперативне управління, а також автоматизація діловодства.

Так, при автоматизації документообігу продуктивність праці зростає на 25-50 %, на 75 % менше часу витрачається на опрацювання одного документа.

Вимоги щодо раціональної організації документообігу

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

Раціональна організація документообігу передбачає:

o прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

o скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

o одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

o раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій.

Мають бути розроблені схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

В установах, що мають у своєму складі структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за однією схемою (див. схему 1), в невеликих установах вона буде іншою (див. схему 2). Рух документів позначається за допомогою ліній.

Схема 1. Схема документообігу в установі, що має у своєму складі структурні підрозділи

Схема документообігу в установі, що має у своєму складі структурні підрозділи

Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:

o через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;

o у якій послідовності рухається документ;

o скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);

o які операції здійснюються в кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем).

Комплекс операцій, виконуваних з документами, можна представити також у вигляді оперограми.

Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій з обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність такої роботи та її зміст. Так, оперограму підготовки і видання внутрішніх розпорядчих документів (наказів) наведено у схемі 3.

Схема 3. Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів

Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси