Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Організація зберігання бухгалтерських документівПРИЙНЯТТЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЗБЕРІГАННЯПоза-офісне зберігання документів
Організація зберігання бухгалтерських документівПРИЙНЯТТЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЗБЕРІГАННЯПоза-офісне зберігання документів
Вилучення речей і документівСкладання актів про вилучення документів для знищенняОсобистий огляд, огляд речей і вилучення речей та документів...
Особливості переміщення в архів електронних документівОрганізація зберігання бухгалтерських документівПРИЙНЯТТЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЗБЕРІГАННЯ
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Оперативне зберігання документів

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діловодства чи інша призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів

Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно централізовано зберігати справи у службі діловодства).

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Індекс справи - це цифрова або абетково-цифрова познака справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці справи.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Вилучення документів зі справ

Вилучення справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої належним чином копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Зберігання електронних документів

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язано з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають "адресу" службового документа. Електронний документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

З використанням систем класифікації на основі напрямків діяльності цей процес містить такі етапи:

а) визначення дії або напрямку діяльності, які документують;

б) визначення місця дії або діяльності згідно з системою класифікації в установі;

в) перевірка класу вищого рівня, до якого належить дія або напрямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

г) перевірка класифікації за напрямками діяльності стосовно структури установи, щоб встановити, що вона відповідає підрозділу, до якого належить службовий документ;

е) закріплення ототожненої класифікації службового документа на рівнях, що відповідають вимогам установи.

Важливими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження електронних документів є:

а) обсяг та рівень зростання кількості службових документів. Прогнозоване зростання кількості документів може зумовити перегляд використання деяких сховищ, якщо їхня місткість недостатня. Так само, засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації треба оцінити щодо місткості зберігання. Вибір засобу зберігання має відповідати очікуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

б) користування документами. Різні види користування службовими документами визначають необхідні рівні захисту від втрат або пошкодження. Для електронних документів необхідно використовувати надійні системи та носії, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою піц час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

в) вимоги, пов'язані із забезпеченням та характером інформації службових документів. Деякі службові документи вимагають обмеженого доступу через конфіденційність, приватний характер інформації або згідно із законодавством.

г) фізичні характеристики. На зберігання службових документів можуть впливати такі чинники як: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, особливі вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, цифрового запису, мікроформ).

Службові документи в електронній формі можуть потребувати конвертування або переміщування їхньої інформації. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати оновляння. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов.

д) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами. Головний критерій - легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них.

е) Відносна вартість варіантів зберігання службових документів. Критерій вартості може на рішення про залучення зовнішніх ресурсів для вирішення проблем фізичного і (або) електронного зберігання та носія, обраного для зберігання електронних документів.

ж) Потреби доступу. Аналіз витрат і результатів зберігання в самій установі порівняно із зберіганням в інших місцях може виявити, що для цілковитого задоволення потреб установи необхідні багатоцільові сховища, система і (або) устаткування.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті.

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси