Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та витягів із нихЗАСВІДЧЕННЯ ВІРНОСТІ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ І ВИПИСОК З НИХ, СПРАВЖНОСТІ...Погодження документівЗасвідчення документівЗАСВІДЧЕННЯ СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСУ НА ДОКУМЕНТАХ
Зовнішні та внутрішні документиЗовнішня та внутрішня структура документаРобочі документи внутрішнього аудитораПогодження документівХАРАКТЕРИСТИКА ВИВЧЕННЯ ВНУТРІШНІХ І ЗОВНІШНІХ РИНКІВ У МАРКЕТИНГУ...
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Погодження та засвідчення документів

Внутрішнє та зовнішнє погодження документа

Погодження проекту документа здійснюється у разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Проекти підготовлених документів погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Мета погодження - підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.

Реквізит 25. Візи документа.

Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації - автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціали (імені) і прізвища особи, яка візує, та дати візування, наприклад:

На документах внутрішнього користування віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці. Проставляються візи на примірниках документів, що залишаються в установі.

Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірниках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів, як правило, візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Місце візи - нижче грифа. "Підпис".

Складові елементи візи, зазвичай крім особистого підпису, можуть бути надруковані на проекті документа або написані власноруч посадовою особою під час візування. Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відповідну відмітку.

В цьому випадку віза має такий вигляд:

Якщо обсяг зауважень невеликий (1-2 рядки), їх краще розташувати перед візою:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ. Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання проект документа необхідно згідно с пропозиціями і зауваженнями зацікавлених осіб внести суттєві зміни, він потребує повторного візування. Особи, які візують документ, відповідають за його зміст згідно з компетенцією.

В установі мусить бути перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний з них. Порядок візування доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До перепису необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, може визначати працівник, який створює документ, виходячи з його змісту

Реквізит 24. Гриф погодження документа.

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу, або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Проекти підготовлених документів, перед тим як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності і своєчасності документа, відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів і є оцінкою проекту.

Використовується погодження також для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого

Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при реалізації даного документа.

В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджується також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі. Оформлюється погодження документа згідно з відповідними вимогами у двох варіантах:

o погодження з конкретною посадовою особою;

o погодження з колегіальним органом.

У першому випадку після слова "ПОГОДЖЕНО" зазначається назва посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор гімназії №275

К.В. Коновалов

(підпис) 01.04.2014

У другому випадку після слова "ПОГОДЖЕНО" зазначається вид документа, його номер та дата, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол рішення зборів колективу

ЗАТ "АНТЛАНТ"

25.07.2013 №182

Слово "ПОГОДЖЕНО" друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту "підпис", а якщо є візи, то під ними.

Залежно від змісту документа зовнішнє погодження рекомендується здійснювати у такій послідовності:

o з установами однакового рівня та іншими установами (з підпорядкованими та не підпорядкованими органами, якщо останні виступають як зобов'язана сторона у правовідносинах, або якщо зміст документа зачитає їх безпосередні інтереси;

o з громадськими організаціями та організаціями, які займаються науковими дослідженнями в галузі, до якої стосується зміст документа;

o з органами, які здійснюють державний контроль (нагляд) у певній сфері (санітарний, протипожежний та ш.);

o з установами вищого рівня, органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість виконувати управлінські дії лише з дозволу цих органів.

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження оформляється за такою формою

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси