Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Організація зберігання та утилізації бухгалтерських документівОперативне зберігання документівОрганізація документообігу
Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного...Складання номенклатури та формування справРозробка індивідуальної номенклатури справ структурного підрозділу
Особливості переміщення в архів електронних документівОперативне зберігання документівОперативне зберігання документів з грифом обмеження доступу
Особливості переміщення в архів електронних документівОперативне зберігання документівОперативне зберігання документів з грифом обмеження доступу
Обов'язкові реквізити до первинних документівПорядок визначення розміру збитків від нестачі, розкрадання, знищення...Класифікація первинних документів за видами бухгалтерського обліку
Обов'язкові реквізити до первинних документівПорядок визначення розміру збитків від нестачі, розкрадання, знищення...Класифікація первинних документів за видами бухгалтерського обліку
Умови відновленняКласифікація документів за призначеннямПравила "паркування" документів
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Бухгалтерський та податковий облік: Первинні документи та порядок їх заповнення
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація зберігання бухгалтерських документів

Підприємство повинне забезпечити зберігання первинної документації. Належна організація зберігання бухгалтерських документів поряд з іншими документами, що формуються в справах підприємства, передбачає вирішення трьох вузлових завдань:

1) визначення номенклатури справ, що формуються в бухгалтерії підприємства, на майбутній рік;

2) організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів;

3) зберігання документів в архіві підприємства.

Складання номенклатури справ бухгалтерії

В усіх установах і на підприємствах установлюється (розробляється) певна номенклатура справ — одна з основних умов зберігання документів. Усім відділам і справам у номенклатурі привласнюються певні номери (коди). Важливим реквізитом номенклатури справ є термін зберігання документів.

Термін зберігання окремих документів установлений ПЕРЕЛІКОМ ТИПОВИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ ПІД ЧАС ДІЯЛЬНОСТІ ДЕРЖАВНИХ ОРГАНІВ ТА ОРГАНІВ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ, ІНШИХ УСТАНОВ, ПІДПРИЄМСТВ ТА ОРГАНІЗАЦІЙ, ІЗ ЗАЗНАЧЕННЯМ СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (зі змінами і доповненнями).

У нашому прикладі (табл. 1.2), бухгалтерії привласнений код 03. Нумерація справ зроблена за серійним способом з урахуванням коду відділу (структурного підрозділу), тобто — 0301, ...0321 і т. д.

Таблиця 1.2. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА НА 20_ РІК ІНДЕКС ВІДДІЛУ — 03

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА НА 20_ РІК ІНДЕКС ВІДДІЛУ — 03

Вибір ознаки, за якою заводиться справа, назва справи, код справи — цілком залежить від змісту й обсягу окремих видів документів, а також від установлених термінів збігання документів, які визначаються за Переліком архівного управління для кожного виду документа. Усе це має одну мету — забезпечити зберігання документів і можливість швидко і без ускладнень знайти в архіві підприємства необхідні для роботи документи.

Номенклатура справ затверджується керівником підприємства. Копії чи виписки з номенклатури надаються для використання всім відділам (структурним підрозділам) підприємства.

До початку кожного року номенклатура справ переглядається (змінюється і доповнюється).

Організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів

Заведені в бухгалтерії справи відповідно до затвердженої номенклатури формуються бухгалтерами-виконавцями під контролем головного бухгалтера й архіваріуса підприємства. До передачі в архів підприємства документи, що надходять і формуються в бухгалтерії (документи бухгалтерського оформлення), знаходяться під відповідальністю зазначених бухгалтерів-виконавців, тобто працівників, які їх обробляють.

Документи, що пройшли обробку, по закінченні місяця мають бути скомплектовані в справи-папки відповідно до номенклатури справ бухгалтерії підприємства. Документи до журналів-ордерів, відомостей та інших реєстрів обліку комплектуються в послідовності їхніх записів у даних реєстрах.

Скомплектовані і зброшуровані справи-папки повинні зберігатися в окремих приміщеннях або в закритих металевих шафах, що забезпечують їхнє зберігання.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Відповідальність осіб за зберігання довірених їм документів обумовлюється, як правило, у трудових контрактах, посадових інструкціях або іншим способом.

Організацію і забезпечення схоронності документів, що формуються в бухгалтерії, передачу їх в архів, згідно з ПОЛОЖЕННЯМ ПРО ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, здійснює головний бухгалтер підприємства.

Видача документів з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Усі завершені (закінчені) справи постійного та тимчасового зберігання підлягають підготовці і передачі з бухгалтерії в архів підприємства.

Підготовка і передача справ з бухгалтерії в архів підприємства припускає попередню:

— попередню оцінку і добір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів;

— добір документів тимчасового терміну зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах (у даному випадку — в бухгалтерії);

— добір і знищення документів, термін зберігання яких минув. Зазначену роботу здійснює експертна комісія, призначена керівником

підприємства відповідно до Закону України "ПРО НАЦІОНАЛЬНИЙ АРХІВНИЙ ФОНД ТА АРХІВНІ УСТАНОВИ" від 13.01.2001 р. № 2888-ІІІ.

За результатами експертизи цінності документів складаються акти про виділення документів до знищення, а також опису справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Форма Акта про виділення документів до знищення наведена в табл. 1.3.

Опис справ — це архівний довідник, що систематизує перелік найменувань справ, призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їхньої систематизації усередині архівного фонду й обліку справ.

Описи складаються окремо на:

— справи постійного зберігання;

— справи тимчасового (до 10 років) зберігання;

— справи особового складу й інші однотипні справи;

— справи, що складаються зі специфічних, характерних тільки для цього підприємства (організації), документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т. д.);

— службові відомчі видання.

Окремий опис становить перелік справ із самостійною порядковою закінченою нумерацією.

Форма опису справ особового складу представлена в табл. 1.4.

У графі "Примітка" робляться оцінки про здачу документів до Держархіву або номер і дата акта про їхнє знищення.

Відібрані до знищення документи передаються організаціям, що займаються заготівлею вторсировини. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними.

Документи, відібрані для здачі в архів підприємства, підлягають відповідному оформленню, що припускає: підшивання або переплетення справи і нумерацію сторінок у справі, що виключають втрати і зловживання.

Підшивання первинних документів у справи здійснюється, як правило, у порядку їхнього запису в реєстрах обліку або в хронологічному порядку. Всі аркуші справи повинні бути пронумеровані. Документи, що підлягають здачі до Державного архіву, нумеруються простим олівцем. Експертна комісія при прийомі справ до Держархіву, робить ретельний добір документів, що підлягають зберіганню, після чого проставляється уточнена нумерація документів. Крім того, записи, зроблені простим олівцем, не розмиваються при вогкості чи потраплянні води.

Таблиця 1.3

Акт№1 про вилучення документів, що підлягають знищенню

Таблиця 1.4

ОПИС № 1-л

Зберігання документів в архіві підприємства

Найважливіше значення для зберігання переданих до архіву підприємства документів має правильна організація архіву. Архіви підприємств організуються відповідно до встановлених правил Головархіву. Головне архівне управління надає допомогу (на запит і за плату) підприємствам в організації архіву і діловодства.

Документи, що підлягають тривалому зберіганню (більше 10 років), рекомендується відразу переплітати або зшивати. На обкладинці справи повинні бути зазначені необхідні реквізити справи (табл. 1.5).

Законодавством України передбачено, в окремих випадках, вилучення бухгалтерських документів за постановою органів дізнання, попереднього

слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної і податкової служб. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку керівникові підприємства, а у випадку неможливості цього, відповідальній посадовій особі підприємства.

Таблиця 1.5

СПРАВА №____

З дозволу й у присутності представників органів, що здійснюють вилучення, відповідальні посадові особи підприємства можуть зняти копії і скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підставі дати їхнього вилучення.

Якщо вилучаються томи недооформлених документів (тобто не переплетених, не пронумерованих тощо), то з дозволу й у присутності представників органів, що проводять вилучення, відповідальні особи підприємства можуть дооформить ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, віддрукувати, завірити своїм підписом і печаткою).

У випадку повернення раніше вилучених документів вони приймаються під розписку відповідальними особами підприємства.

Для архіву відводяться ізольовані приміщення, обладнані відповідним інвентарем, з розрахунком тривалого зберігання документів.

Архівне діловодство ведеться спеціально призначеним працівником (архіваріусом).

Дії підприємства у разі втрати, знищення або псування первинних документів

Наслідки втрати, знищення або псування первинних документів

Відповідальність за збереження первинних документів протягом визначеного терміну покладається на керівників підприємств (п. 3 ст. 8 Закону про бухгалтерський облік). На це також звертається увага у листі Мінфіну від 28.10.2003 р. № 31-04200-30-29/4479.

Відсутність первинних документів є порушенням порядку ведення бухгалтерського обліку. За ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку статтею 164-2 КоАП (КОДЕКС УКРАЇНИ ПРО АДМІНІСТРАТИВНІ ПРАВОПОРУШЕННЯ від 07.12.84 р. № 8073) передбачений адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, штраф мають право накладати органи державної контрольно-ревізійної служби (ст. 234-1 КоАП).

Органи державної статистики, згідно зі статтею 186-3 КоАП, можуть накласти адмінштраф на посадових осіб у розмірі від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за незабезпечення належного стану первинного обліку.

Ще один адмінштраф у розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян передбачений ст. 163-1 КоАП і може бути накладений за порушення керівниками або іншими посадовими особами порядку ведення податкового обліку.

Відсутність первинної документації тягне за собою і "податковий" штраф. Так, згідно з п.1. ст. 121 ПКУ незабезпечення платником податків зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Навмисне ж знищення документів передбачає кримінальну відповідальність. Так, згідно зі ст. 357 КК, навмисне знищення, пошкодження або приховування документів в корисливих цілях або з інших особистих причин, караються штрафом від 50 неоподатковуваних податком мінімумів доходів громадян або обмеженням волі терміном до трьох років.

Якщо документи все-таки втрачені, треба спробувати відновити втрачену документацію.

Відновлення документів

У разі втрати або знищення первинних документів керівник підприємства письмово сповіщає про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їхньої пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, затверджуваним керівником підприємства, і в 10-денний термін копія акта направляється податковій інспекції й органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство.

Після встановлення причин і переліку загубленої документації підприємство відновлює первинні документи. На жаль, відновити первинні документи вдається не завжди. Якщо всі вжиті заходи не привели до успіху, треба самостійно здійснити відповідні податкові коректування (зменшити витрати, провести коректування податкового кредиту тощо).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі теми

Організація зберігання та утилізації бухгалтерських документів
Оперативне зберігання документів
Організація документообігу
Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
Складання номенклатури та формування справ
Розробка індивідуальної номенклатури справ структурного підрозділу
Особливості переміщення в архів електронних документів
Оперативне зберігання документів
Оперативне зберігання документів з грифом обмеження доступу
Особливості переміщення в архів електронних документів
Оперативне зберігання документів
Оперативне зберігання документів з грифом обмеження доступу
Обов'язкові реквізити до первинних документів
Порядок визначення розміру збитків від нестачі, розкрадання, знищення (псування) матеріальних цінностей
Класифікація первинних документів за видами бухгалтерського обліку
Обов'язкові реквізити до первинних документів
Порядок визначення розміру збитків від нестачі, розкрадання, знищення (псування) матеріальних цінностей
Класифікація первинних документів за видами бухгалтерського обліку
Умови відновлення
Класифікація документів за призначенням
Правила "паркування" документів
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси