Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВСКЛАДАННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВЗагальні вимоги до складання первинних документів і виправлення...Загальні вимоги до складання заголовка документаВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ
Класифікація документів за призначенням
 
Головна arrow Документознавство arrow Ділове мовлення для державних службовців
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі"22.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції"23.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, "зміст яких - мовна інформація, зафіксована будь-яким тилом письма або певною системою звукозаписування"24.

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

^ найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

^ походженням - службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків.

Службові документи оформлюються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

^ місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

^ призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

^ напрямком - вхідні й вихідні.

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;

формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

/ строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.

Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";

^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.

Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

^ складністю - прості (односкладові) й складні;

V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

 
Увага, даний текст має низьку якість розпізнавання
Для отримання якісного зображення скористайтеся доступом до завантаження
одним файлом в форматі Djvu на сторінці Зміст
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси