Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Зберігання та передання речових доказів і документівДокумент - основна одиниця офіційно-ділового стилюДоказова сила офіційних документівОфіційні визначення поняття "документ"Етичні норми адвокатської діяльності, не закріплені в офіційних...Засвідчення офіційних документів у порядку консульської легалізаціїЗасвідчення офіційних документів шляхом проставлення штампа "Апостиль"Мовні особливості офіційно-ділового стилюОсобливості офіційно-ділового стилю документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Офіційні документи

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазначається, як інформація на матеріальному носієві оформлена і засвідчена у встановленому порядку. При цьому офіційність чи неофіційність документа визначається залежності від статусу джерела інформації [95].

Офіційний документ - це документ, який має юридичну силу. Офіційними документами вважаються перш за все урядові документи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статистики, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нотаріату тощо. Основними атрибутами офіційного документу вважається підпис посадової особи та/або реєстрація в встановленому порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали виконані на основі власних спостережень.

В рекомендації Ради Європи № Я (2002) державам - членам про доступ до офіційних документів (ухвалена Комітетом міністрів 21 лютого 2002 року на 784-ому засіданні заступників міністрів) зазначено що: "офіційні документи" - будь-яка інформація, яка є записаною в тому чи іншому вигляді, вироблена або отримана органами державної влади і пов'язана з будь-якою державною або адміністративною функцією, за винятком документів, які перебувають на стадії підготовки.

В Юридичній енциклопедії поняття "офіційний документ" трактується як інформація, відомості чи дані, зафіксовані на папері, фотоплівці, магнітному диску та інших матеріальних носіях, що мають законодавчий, нормативний, директивний або інформаційний характер. Приймається і поширюється (публікується, видається, надсилається) у встановленому порядку компетентними державними органами або відповідальними посадовими (службовими) особами. Адресований невизначеному колу осіб або окремій особі, органу, установі, організації тощо [124].

В зазначеній енциклопедії дається також визначення поняття офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Чинне законодавство встановлює способи доведення офіційної інформації до відома заінтересованих осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні ЗМІ; безпосереднє доведення до заінтересованих осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо [107]. Законодавче урегулювання цього питання здійснюється у відповідності до Закону України "Про інформацію, "Закону України "Про звернення громадян", Закону

України "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні", Закону України "Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації".

Поділ офіційних документів на групи наведено в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1. Групи офіційних документів

Найменування групи

Підгрупи та види офіційних документів

1.

Нормативно правові акти

Управлінські документи державного рівня, які встановлюють правові вимоги на території всієї країни, регіону, у сфері соціальної діяльності, галузі (закони, інші акти Верховної Ради)

Укази та розпорядження Президента України

Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України

Накази міністерств, державних служб, центральних органів виконавчої влади), внесені Міністерством юстиції до Державного реєстру нормативно-правових актів

Акти Конституційного Суду України, інших вищих судових інстанцій

Акти Національного банку України

Акти регіональних державних органів, органів місцевого самоврядування (хоча вони не є державними органами)

Міждержавні договори України, міжнародні конвенції, договори, до яких приєдналася Україна

Технічні регламенти

2.

Законопроектні документи, доручення,

Координаційні та інші плани міжвідомчої діяльності із законопроектної роботи, виконання державних (національних), урядових програм

запити вищих інстанцій та осіб

Доручення Президента України та Кабінету Міністрів України

Депутатські запити; запити посадових осіб державних органів

3.

Рішення судів різної юрисдикції

Рішення Конституційного суду, рішення Вищого Господарського суду

4.

Нормативні документи зі стандартизації

Стандарти (міжнародні, міждержавні, національні, галузеві, технічних товариств, підприємств)

Кодекси усталеної практики (настанови)

Технічні умови

5.

Службові документи

Інфраструктурна документація: управлінські (організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи) документи щодо інформаційних систем та техніки безпеки

Галузева документація

6.

Особисті документи офіційного походження

Посвідчення особи, перепустка

Документи, що посвідчують громадянський стан, рівень освіти, виконання обов'язків або звільнення від них

Документи, що засвідчують майнові права

Документи на право виготовлення, зберігання, продаж товарів (або небезпечних речовин), здійснення обслуговування, інших видів діяльності (посередницької, оціночної, експертної) тощо

7.

Політичні документи

Публічні заяви, меморандуми

Звернення політичних діячів країни, громадських організацій

Зазначений в таблиці перелік груп офіційних документів не є вичерпним. Крім того, зазначені групи мають різні рівні юридичної сили, юридичної значущості (особливо коли йдеться про публічні заяви, меморандуми, звернення політичних діячів країни, громадських організацій), сфери дії.

Зокрема, національні стандарти, якщо вони не обумовлені у змісті нормативно-правового акта, мають рекомендаційний характер, тобто їх застосовують на добровільних засадах. Водночас їх затверджують наказом Державної служби технічного регулювання України (раніше - Держспоживстандарту). З іншого боку, статус нормативно-правового акта мають такі документи зі стандартизації, як технічні регламенти.

В Україні законодавчо забезпечено право громадян, юридичних чи не юридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, подання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання письмової або усної інформації.

Службовими документами, як правило, називають відповідним чином складені, підписані і завірені документи, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Відповідно знову ж таки до національного стандарту ДСТУ 2732:2004 службовий документ - це документ, який створила або отримала установа ( чи інший об'єкт господарювання) в процесі своєї діяльності [69].

В Національному стандарті України "Інформація та документація. Керування документацією. ДСТУ 4423 - 1:2005" зазначено, що: службовий документ - це інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення про інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності [71].

Документ набуває статусу службового, коли йому надають реєстраційний номер під час внесення його даних до реєстраційних форм чи інших облікових форм відповідно до чинного законодавства чи унормованої практики роботи з документами. Це стосується не тільки документів, створених в установі офіційно відповідно до завдань керування нею чи її підвідомчими установами та до планів профільної діяльності, або тих, що надійшли до установи і підлягають реєстрації.

Так, документ у вигляді заяви, скарги чи пропозиції може надати установі фізична особа (це особистий документ), а у разі його реєстрації він набуває статусу службового і має виконуватись відповідно до строків, встановлених законодавством. Засвідчують документ підписами посадових (службових) осіб та відбитками печаток або штампів (наприклад, у разі засвідчення копії документа).

Службовий документ може змінювати свій статус. Приміром, установа створює документи, що посвідчують особу, її права, звільняють її від виконання певних обов'язків. Цей документ, який оформлений належним чином і зберігається в установі, є службовим, але при наданні його фізичній особі він отримує статус особистого документа офіційного походження.

Те саме відбувається, підкреслює проф. С.Г. Кулешов [107], коли установа видає дозвільні документи (на виготовлення, продаж, здійснення експертизи тощо) фізичній особі - підприємцеві або експерту. Для Верховної Ради України проекти законів України є службовими документами, які створюють відповідно до планів законотворчої діяльності. У разі їх прийняття Верховною Радою, відповідного підписання Головою Ради і Президентом та опублікування вони набувають статусу нормативно-правових актів. У разі створення державним органом проекту нормативно-правового акта і затвердження його наказом керівника органу він є тільки службовим документом.

Тільки після його реєстрації Міністерством юстиції України та опублікування в "Офіційному віснику України" він стає нормативно-правовим актом. Водночас термін "проект службового документа" означає, що його текст, з відповідним проставленням назв реквізитів, візують посадові (службові) особи установи або коригують його інформацію.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сферах господарства країни. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішнього організування будь-якої установи, організації чи підприємства забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інформація службового документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

За знаковою системою інформації та способом її фіксації й відтворення службові документи можуть бути поділені на текстові, письмові, рукописні, зображальні, аудіовізуальні, графічні, картографічні та науково-технічні документи, визначення яких зведено в таблицю 1.2.

Таблиця 1.2. Види службових документів

Вид документа

Визначення

1.

Текстовий

Службовий документ, зміст якого зафіксовано будь-яким типом письма або певною системою звукозапис

2.

Письмовий

Текстовий службовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків

3.

Рукописний

Письмовий службовий документ, письмові знаки змісту якого особа написала власноручно чи іншим безпосереднім способом

4.

Надрукований

Письмовий службовий документ, знаки змісту якого зафіксовано друкувальними пристроями

5.

Зображальний

Службовий документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявного об'єкта за допомогою малювання, креслення, графіки, фотографії, кінематографії, відео- техніки

6.

Графічний

Зображальний службовий документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню

7.

Аудіовізуальний

Службовий документ, зміст якого подано у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксування і (або) відтворення яких застосовують відповідну апаратуру

8.

Картографічний

Службовий документ, що містить схематичне просторове зображення об'єктів у зв'язку із географічним середовищем

9.

Науково-технічний

Службовий документ, у якому зафіксовано процес і результати наукових досліджень, технічних розробок, а також напрями та методи їх упровадження у виробництво

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий документ. Залежно від призначення документа, вміння відправника вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановлених вимог, знання чинних правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків. Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси