Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Вимоги до складання й оформлення текстів документівКомунікативні якості тексту документаТекст документа. Способи викладу матеріалу в тексті документаДослідження залитих і закреслених текстів. Встановлення тексту...Прийоми виділення окремих частин текстуСкладання тексту міжнародної телеграмиВідповідальність за правильність складання документівСкладання заголовка документаСкладання та оформлення службових документівЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Складання тексту документа

Реквізит 19. Заголовок до тексту документа.

Зазначений реквізит є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, повідомлень та відповідей на листи громадян).

Цей реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект. Формується він, як правило, за допомогою віддієслівного іменника у вигляді відповіді на запитання.

Наприклад:

наказ (про що?) про створення підрозділу установи; протокол (чого?) засідання експертної комісія; посадова інструкція (кого ?) документознавця.

Якщо у документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Мета створення заголовка - прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи установи та службових осіб безпосередньо до виконавця.

До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, референт, секретар та інші особи. Кожен з них не завжди має час повністю читати документ.

З'ясувати, про що в ньому йдеться, їм допомагає саме заголовок до тексту, який з цією метою й створюється виконавцем документа.

Перенесений на реєстраційну картку (в базу даних) заголовок до тексту визначає її рубрику і тим самим дає змогу знаходити та використовувати документ в період його перебування в установі.

Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватись з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми документа, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.

Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал (1/6 дюйма). Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг заголовка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків).

Не рекомендується завершувати рядок багаторядкового заголовка прийменником, сполучником чи числівником; їх краще переносити на наступний рядок.

У заголовку до тексту допускається скорочення слів. При цьому необхідно дотримуватись правил скорочення й написання скорочених слів та словосполучень, що встановлені стандартом "Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному списі. Загальні вимоги та правила. ДСТУ 3582-97".

Допускається, як виняток, продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого берега документа й розташовувати його центровано над текстом.

Наприклад:

"Про вдосконалення системи ректорського контролю знань у підрозділах Європейського університету в місті Севастополі та Дніпродзержинську Дніпропетровської області на 2013-2014 навчальний рік".

Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядковими інтервалами зверху та знизу.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.

Реквізит 21. Текст документа.

Текст документа - це головний реквізит, заради якого створюється документ.

Текст службового документа - зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом. Необхідною складовою тексту службового документа є характеристика одного об'єкта чи множини об'єктів.

Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, переконатись у відповідності змісту компетенції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Текст листа, наприклад, складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів. Правила складання документів та загальні вимоги щодо їх оформлення наведені у підрозділах 4.1-4.5.

Цільний текст документа може складатись також на основі трафарету або макета, у формі таблиці чи анкети, й містити постійну інформацію та пропуски для внесення змінної інформації.

Форма анкети використовується для викладу цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Використовуються анкетні тексти в організаційно-розпорядчих документах, кадрових, звітно-статистичних документах з матеріально-технічного постачання та збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці зручна для викладу цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Обмеження доступу до документа

Реквізит 15. Гриф обмеження доступу до документа.

Реквізит проставляється на документах, що містять інформацію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю" від 21 січня 1994 р. № 3855-ХІ1 [7] і Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про державну таємницю" від 21 вересня 1999 р. № 1079.

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Проставляється Гриф обмеження доступу до документів без лапок у правому верхньому кутку першої сторінки документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження".

За необхідністю, його можуть доповнити номером примірника.

Наприклад:

Для службового користування Прим. 2

Інформація, якій надається гриф доступу, може мати інші обмежувальні грифи: "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості", "Конфіденційно" тощо.

Наприклад:

Конфіденційно Прим.1

Порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію визначає Інструкція, що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 із змінами і доповненнями, внесеними в 2001,2002, 2004, 2006, 2009,2010 та 2011 роках.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси