Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Організація зберігання бухгалтерських документівОперативне зберігання документівОрганізація документообігуКласифікація первинних документів за видами бухгалтерського облікуПРИЙНЯТТЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЗБЕРІГАННЯЗберігання на товарному складі (статті 956-966 ЦК)Поза-офісне зберігання документівПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯПоняття "документ", "бухгалтерський документ" та "документування"Організація документообігу
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація зберігання та утилізації бухгалтерських документів

З першого січня 2013 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції від 12.04.2012 р. №578/5 Про терміни зберігання бухгалтерської документації.

Як зазначає Держархівслужба, бухгалтерську документацію слід зберігати протягом трьох років за умови завершення податкової перевірки. Документи, що містять інформацію про операції, що підлягають фінмоніторингу, зберігаються протягом п'яти років. У спірних випадках, наприклад, при оскарженні податкових рішень у суді, відповідні папери зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Це останній етап документообігу. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером, який забезпечує зберігання первинних документів і облікових регістрів, оформлення і передачу їх до архіву. Керівник підприємства повинен створювати необхідні умови для належного зберігання первинних документів і бухгалтерських регістрів на підприємстві, і несе відповідальність за їх збереження протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Прийняті для зберігання документи реєструються в архівній книзі або журналі. Звичайно на підприємстві використовують не лише бухгалтерські документи, а й інших підрозділів. По всіх документах (бухгалтерських і не бухгалтерських) на підприємстві має бути організований чіткий документообіг. Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Тут розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Керівник канцелярії попередньо розглядає документи, що надійшли, визначає необхідність їх реєстрації та направляє на розгляд керівництву установи або безпосередньо виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків. Реєстрація документів може здійснюватися у спеціальних журналах або автоматизовано. Канцелярія реєструє та обробляє також вихідну кореспонденцію.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість. Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення. У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо. Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура - перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

Для бухгалтерських документів у номенклатурі справ відводять окремий розділ. Щомісяця бухгалтерські документи підшивають у папки (справи) окремо від облікових регістрів. Розміщують документи в папці в такому порядку, як вони записані в регістри, що дає змогу, за потреби, швидко знаходити відповідні документи. Кожна папка документів супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається вид документів, їх кількість і номери. На обкладинці папки записують назву справи (діла), її порядковий номер, місяць, рік, кількість аркушів. Наприклад, в окремі папки підшиваються документи з обліку матеріальних цінностей, розрахунків, касові і банківські документи тощо. Заголовок справи складається з:

назви виду справи або різновиду документів (накази, протоколи);

найменування установи та її структурного підрозділу; короткого змісту документів справи;

дати періоду (місяць, квартал, рік), до якого належать документи справи; вказівок на наявність копій документів у справі. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вмішуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій тощо;

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання. Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі відводиться певний код. Орієнтовну номенклатуру наведено в табл. 3.18. Змістовно розроблена номенклатура справ мас велике значення для правильної організації діловодства в цілому, надає спрямованості всій бухгалтерській роботі. Наскільки важливим є діловодство для бухгалтерської роботи, свідчить і те, що у багатьох зарубіжних країнах воно є частиною бухгалтерської служби. Дійсно, у багатьох господарствах кількість бухгалтерських документів значно перевищує половину всієї документації. Аналогічно тому як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів у архіві.

Таблиця 3.18. Номенклатура справ бухгалтери господарства

Розділ: головна бухгалтерія; індекс -03

Номенклатура справ бухгалтери господарства

Архів - самостійна структурна частина установи (або частина служби), що відає документальним забезпеченням, яка створена для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Порядок роботи архіву, встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи і діловодства регулюється Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (Наказ Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16).

Обліковий архів підприємства ділиться на поточний і постійний. Поточний архів підприємства можна зберігати в палках або зв'язаних пачках на стелажах, полицях, у шафах, ящиках столів у приміщенні бухгалтерії.

Постійний архів складають документи за ті роки й місяці, за які вже подані бухгалтерські звіти, а поточний—документи за місяць, на який бухгалтерський звіт ще не складено (на практиці в поточному архіві містяться документи за всі місяці поточного календарного року, які ще не здані до постійного сховища). Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні. Входити до архіву мають право тільки головний бухгалтер і завідувач архівом (архіваріус). Архіваріус зобов'язаний приймати до архіву папки з документами, оформленими належним чином, записувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув. Тривалість зберігання документів в архіві різна. Так, наряди, журнали-ордери зберігаються протягом 3 років, розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки працівників - 75 років, а бухгалтерські звіти і баланси — постійно, протягом всього існування підприємства (дод. Б). На верхній обкладинці кожної лапки зазначають назву підприємства, назву та індекс справи, рік і місяць початку та закінчення справи. На внутрішньому боці обкладинки проставляють кількість аркушів у папці.

Знищення документів минулих років оформляється Актом про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Таким чином, основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах організації;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

Приміщення архіву складаються зі сховища для зберігання документів, робочої кімнати працівників архіву та окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами відвідувачів.

Архівосховища обладнують стелажами, що розміщуються таким чином:

ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см;

ширина проходів між стелажами - 80 см; відстань стелажа від стіни - 80 см;

відстань між полицями -40 см;

відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см.

Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень. Стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам установи-фондоутворювача, дослідникам, а також у тимчасове користування іншим установам. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник установи. Справи постійного зберігання перевіряють в архіві один раз на 5 років, а також перед переданням документів на державне зберігання, справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу перевіряють раз на 10 років. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам оформляється замовленнями і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення. Видавання справ з архіву іншим установам оформляється актами і реєструється в окремій книзі. Передавання документів на державне зберігання здійснюється щороку після закінчення граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи згідно з графіками, затвердженими керівниками установи й відповідного державного архіву. Документи установ передаються на державне зберігання в упорядкованому стані за описами. Надходження документів на державне зберігання оформлюється актом приймання-передавання. Акт складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідного державного архіву, а другий залишається в справі архіву підприємства.

На посаду керівника архіву установи призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки. Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником установи.

Наказом Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 р. № 49 затверджено "Порядок зберігання електронних документів в архівних установах". Зазначений Порядок визначає загальні правила оперативного зберігання електронних документів, підготовки та передавання їх на зберігання до архіву. Оперативне зберігання електронних документів з часу їх створення (надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на виконанні. У невеликих установах оперативне зберігання електронних документів забезпечується службою діловодства. Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування електронних документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із паперовими носіями.

Електронні справи мають включати електронні документи, що містять первинну інформацію, та реквізити електронних документів (у вигляді окремих файлів), де фіксуються всі службові позначки, що виникли в процесі виконання документа з певного питання. Методичне керівництво і контроль за формуванням електронних документів у справи та їх оперативним зберіганням здійснює служба діловодства. Технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними документами забезпечує підрозділ інформаційних технологій або підрозділ, на який покладено організацію робіт, пов'язаних із захистом інформації в автоматизованих системах. Електронні справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі. На них можна не складати описи справ. Після закінчення строку їх зберігання вони знищуються в установленому порядку. Електронні справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання перебувають на оперативному зберіганні протягом двох років, після чого передаються до архівного підрозділу установи.

Складання описів електронних справ здійснюється співробітником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі установи, на основі електронної номенклатури справ. Опис електронних справ структурного підрозділу складається у вигляді електронного документа, який містить такі основні реквізити: номер електронної справи; індекс справи за номенклатурою справ; заголовок справи, крайні дати справи; кількість електронних документів у справі; строк зберігання (для справ тривалого (понад 10 років) та з особового складу); примітка; загальна кількість справ, включених до опису; електронні підписи працівника структурного підрозділу, що здійснював передавання справ, і керівника архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архівного підрозділу установи за описами справ та супровідною документацією у вигляді електронного документа, що містить фіксований набір реквізитів - інформаційно-пошукових характеристик на кожну справу. Перевірка цілісності електронних справ проводиться не менше одного разу на рік.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси