Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Терміни та визначення понять в керуванні документацією

Терміни та визначення понять в організуванні роботи з документами подані в стандартах "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004" [69] та "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. ДСТУ 4423-2005" [71]. Наведемо деякі з них:

Документація (documentation) - сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності установи чи її підрозділу.

Системи документації- це спільність певних видів документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання), що застосовуються у певній сфері діяльності чи галузі.

Сучасне розуміння цього терміну в Україні - це сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її структурного підрозділу. Тому вживають такі словосполучення, як "управлінська документація", "будівельна документація", "документація установи", "документація структурного підрозділу (відділу, кафедри, сектора)".

Водночас є й інші трактування цього терміна. Він був одним з головних понять документаційної науки (1930-1950-ті pp.), де документацію трактували як сукупність документів. Часто терміном позначали і саму документаційну науку, яка була започаткована в 1895 році бельгійським вченим Полем Отле й розвивалася у першій половині XX ст., створивши певні засади розвитку у подальшому інформатики та формування ряду концепцій документознавства.

Сьогодні у низці країн документація позначається як будь-яка сукупність документів (неопублікованих та видань), так і певна галузь наукових знань й сфера діяльності, пов'язана інформаційними процесами. Такий підхід реалізовано, зокрема, в міжнародному стандарті ISO 5127:2001 "Інформація та документація. Словник термінів" [73], де документацію визначено як "постійну та систематичну роботу зі збирання та опрацювання зафіксованої інформації з метою її зберігання, систематизації, пошуку, використання або передавання".

Можна виділити міжфункціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву чи фахову систему документації, в якій відображається специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.

Документація установи - це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та формування службових документів у справи в підрозділах установи організується її фонд.

Документаційний фонд установи (accumulation) - фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок своєї діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Документаційна система (records system) - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документацій-ними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Доступ (access) - право, можливість, засоби пошуку, використання або відмовлення інформації.

Забезпечення збереженості (preservation) - процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі.

Знищування (destruction) документів - процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення.

Індексування (indexing) - процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації.

Класифікування (classification) - систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

Конвертування ( convershion) - процес зміни, перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший.

Контроль (tracking) - створення, долучення та зберігання інформації про рух та використання службових документів.

Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) - процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

Метадані (metadata, migration)-дані, які описують контекст; зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) - певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

Передавання (transfe, custody) - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами.

Передавання (transfer, movement) - переміщування службових документів з одного місця до іншого.

Переміщування (migration, preservation) - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися

Реєстрування (registration) - надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи.

Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency ) (archival institution) (archival programmed) - установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів.

Швидкість документообігу ( spead of movement of records) - це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період часу, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повна централізація діловодства застосовується в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік (І категорія).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси