Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Нормування праці та визначення чисельності облікового апарату. Поділ...ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ОБЛІКОВОГО АПАРАТУПОБУДОВА СТРУКТУРИ ОБЛІКОВОГО АПАРАТУХарактеристика плану з праці торгового підприємства та методика його...Побудова структури облікового апаратуМережеві технології в організації роботи облікового апаратуСучасний стан постановки та розробки проблеми співвідношення системи...Організаційні основи розробки і впровадження інноваційОрганізаційні та управлінські аспекти формування облікової політикиОБЛІКОВА ПОЛІТИКА ПІДПРИЄМСТВА: ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ АСПЕКТ
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організаційні регламенти праці облікового апарату та методика їх розробки

Завдання і функції бухгалтерії, а також інших підрозділів, зайнятих обліком визначено насамперед у нормативних документах. Передумовами організації внутрішньої регламентації обліку є те, що обліковий процес здійснюється в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах підприємства. З цього приводу виникає необхідність у визначенні завдань і функцій кожного підрозділу та окремих посадових осіб зокрема.

Організаційні регламенти - це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового процесу. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, відділ та ін.), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Основою розробки організаційних регламентів є науково обґрунтована їх класифікація (рис. 4.4). За ознакою обов'язковості застосування організаційні документи розподіляють на обов'язкові (Закон, П(С)БО), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали, інструкції, положення тощо).

Класифікація організаційних регламентів з обліку

Рис. 4.4. Класифікація організаційних регламентів з обліку

В якій би формі не здійснювалася колективна праця, вона вимагає найвищої відповідальності кожного за виконання заздалегідь чітко визначених завдань. В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівні:

загальне стратегічне керівництво та управління;

управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов'язки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внутрішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

положення про бухгалтерську службу підприємства; положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

положення про посаду (посадова інструкція).

Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

загальні графіки облікових робіт,

структурні графіки робіт підрозділів,

індивідуальні графіки робіт виконавців.

На рис. 4.5 наведено систему взаємозв'язаних регламентів та графіків.

Взаємозв'язок організаційних регламентів та графіків робіт виконавців

Рис 4.5. Взаємозв'язок організаційних регламентів та графіків робіт виконавців

Положення про бухгалтерію підприємства розробляються на основі Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" та інших нормативних актів. Положення про відділ (бухгалтерію) має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії різнобічні і не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об'єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

Завдання і функції, що їх виконує обліковий апарат можна поділити на такі напрями: складання зведеної звітності, контроль, економічний аналіз за даними звітності; організація обліку і контролю, методологічна робота. Відповідно до цього в розділі положення "Завдання і функції" доцільно виділити підрозділи. При визначенні функцій слід вказати, які з них керівники відділу виконують самостійно, а які - разом з іншими відділами, службами. Така градація функцій особливо важлива на вищому рівні управління, де основна роль бухгалтерії зводиться до підготовки проектів рішень. Частину цих рішень бухгалтерія готує самостійно, а в підготовці інших лише бере участь. Так, облік засобів, організація проведення інвентаризації, впровадження передових форм і методів бухгалтерського обліку — функції суто головного бухгалтера, а економічний аналіз на основі обліку і звіту та підготовка за його даними проектів рішень може здійснюватися разом з іншими відділами (управліннями).

В розвиток загального Положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи - потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого положення переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина);

2. Основні функції та завдання;

3. Права;

4. Зв'язки з іншими підрозділами;

5. Відповідальність керівника;

6. Критерії стимулювання.

Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативно-правову основу дисциплінарного та матеріального впливу до осіб, винних у порушенні правил роботи. Положення чітко розмежовує завдання між підрозділами. Важливе значення таке положення має для розподілу робіт в самому підрозділі. Положення має бути затверджене керівником підприємства.

Посадова інструкція - це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов'язки і відповідальність посадової особи. її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплекс елементів: цілей завдання і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

Діяльність посадової особи спрямована на реалізацію ряду завдань, які випливають із загальних завдань структурного підрозділу і об'єкта управління в цілому. Досягнення посадовою особою поставлених перед нею завдань забезпечується виконанням їх, виходячи із завдань підрозділу, підприємства. У посадовій інструкції докладно висвітлюють права, обов'язки і відповідальність посадової особи. Основою для визначення завдань і обов'язків є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 28 грудня 2001 р.

У посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: між безпосереднім керівником і підлеглими працівниками. Є ще один важливий вид взаємовідносин посадової особи функціонального характеру - з рівними їй за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації. Однак і ці відносини не розкривають повністю міжпосадових взаємозв'язків, оскільки немає деяких зв'язків посадових осіб вищих ланок управління з нижчими (підвідомчими одиницями).

Додержання посадової інструкції має бути покладене в основу оцінки роботи працівника. У разі правильної системи критеріїв такої оцінки і відповідному моральному і матеріальному стимулюванні вона може сприяти підвищенню продуктивності й ефективності праці. Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. Залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, особливо щодо реалізації їх, характер відповідальності, форми стимулювання різних категорій управлінського персоналу відрізняються. Так, особливістю обов'язків керівника (наприклад, головного бухгалтера), на відміну від спеціалістів і технічних виконавців, є координація дій працівників, контроль за їхньою діяльністю. Якщо говорити про відповідальність, то, наприклад, за масштабами функцій і дій посадових осіб вона різна для кожної із трьох категорій управлінського персоналу.

Посадові інструкції слід розробляти одночасно комплексно як по підрозділу апарату управління, так і в цілому по підприємству, з тим, аби врахувати реалізацію поставлених перед ними цілей і завдань, уникнути дублювання і забезпечити необхідні організаційні взаємозв'язки і функціональні відносини між посадовими особами. Посадові інструкції узгоджують з юристом, після чого їх затверджує керівник підприємства. До відома виконавців їх доводять під розписку із зазначенням лати ознайомлення. Таким чином можна вважати, що і посадові інструкції, і Положення про бухгалтерію є елементами облікової політики, оскільки передбачають особливості діяльності конкретних штатних одиниць (відділу) в конкретних умовах певної господарської одиниці.

Найменування посад працівників має відповідати виконуваній ними роботі. Перелік посад міститься в Державному класифікаторі професій (ДКООЗ-95), який діє з 1 січня 1996 р. Розробляючи посадову інструкцію, вказують назву посади та її код згідно з класифікатором професій. Наприклад, посада "Начальник відділу охорони праці (код КП 1232)". Наводимо професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку (табл. 4.7).

Таблиця 4.7. Професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку згідно з Класифікатором професій ДК 003-95

Професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку згідно з Класифікатором професій ДК 003-95

Якщо працівник виконує обов'язки різних штатних одиниць, то називати його посаду потрібно з урахуванням посадових обов'язків, які займають у працівника більшу кількість часу.

Посадові інструкції необхідно розробляти для посад, наявних на підприємстві, а не для конкретної особи, яка займає в даний час відповідну посаду. Якщо функціональні обов'язки працівника не змінюються, то посадову інструкцію використовують тривалий час, тобто без потреби її не змінюють протягом декількох років. Посадові інструкції зберігають на підприємстві три роки після їх зміни.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути такою: назва посади; загальні положення, цілі і завдання, права і обов'язки; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок (дод. В).

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ. У цьому розділі вказують порядок приймання та звільнення працівника з посади, кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи, уміння працювати з комп'ютером тощо), необхідні для виконання посадових обов'язків.

Головний бухгалтер підпорядковується тільки керівнику підприємства. Це потрібно зазначити у посадовій інструкції, тоді, за наявності кількох заступників керівника, можна уникнути конфліктів управління. Співробітники бухгалтерії підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру.

Роботи у бухгалтерії мають виконуватися своєчасно. Тому за відсутності одного з бухгалтерів Його заміщає інший, що потрібно передбачити у посадовій інструкції. В ній можна записати також таке: працівник зобов'язаний виконувати інші функції, тимчасово покладені на нього розпорядженням головного бухгалтера.

У посадовій інструкції потрібно зазначити порядок приймання-передачі справ у разі призначення та звільнення головного бухгалтера.

Бухгалтер повинен знати: нормативні, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності; облікову політику, систему регістрів бухгалтерського обліку, порядок і способи реєстрації інформації, правила документообороту і технологію оброблення облікової інформації на підприємстві, План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій; систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю.

ОБОВ'ЯЗКИ. В цьому розділі конкретно визначають функціональні обов'язки працівника відповідно до кваліфікаційної характеристики посади. На малих підприємствах одна особа може виконувати роботи, передбачені для різних посад. Тоді в посадовій інструкції зазначають обов'язки, які має виконувати відповідний працівник, хоч вони можуть бути передбачені для інших, близьких за змістом, посад. Це оформляють наказом по підприємству.

Керуючись нормами Закону, в посадовій інструкції головного бухгалтера визначають більш детальні обов'язки.

Бухгалтеру забороняється приймати до виконання й оформлення документи за операціями, що суперечать законодавству. В посадовій інструкції можна записати, що якщо від керівника підприємства отримано розпорядження здійснити операцію, яка суперечить закону, головний бухгалтер зобов'язаний письмово повідомити керівника про свої сумніви щодо законності операції і має право відмовитися від її виконання. Це відповідає Конституції України, в якій записано, що ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством (сх 19 Конституції України).

Бухгалтеру забороняється повідомляти письмово або усно інформацію, що містить комерційну таємницю. Перелік такої інформації потрібно встановити наказом по підприємству.

Перелік обов'язків, що міститься у посадовій інструкції, використовують також у випадках звільнення працівника з ініціативи підприємства. Адже може виникнути потреба доводити суду, що працівник не виконує своїх обов'язків, які передбачені посадовою інструкцією.

ПРАВА. У цьому розділі зазначають права працівника у межах виконання своїх обов'язків. "Бухгалтер має право вимагати від керівників усіх підрозділів неухильно дотримуватися порядку оформлення і подання документів і звітності; розробляти і давати пропозиції щодо облікової політики підприємства, застосування нормативних документів по організації бухгалтерського обліку, залучення кредитів тощо; бере участь у розробці заходів по запобіганню нестач і втрат, затвердженні змін до штатного розкладу, узгодженні проектів договорів, перевірках структурних підрозділів по дотриманню порядку ведення обліку і контролю. Тут потрібно не забувати, що використання прав бухгалтера гарантує його право другого підпису на грошових, банківських та інших документах, договорах, формах фінансової, статистичної та податкової звітності тощо.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ. У цьому розділі встановлюють відповідальність працівника за виконання посадових обов'язків. Тут можна записати загальне формулювання, що працівник несе дисциплінарну, матеріальну, адміністративну і кримінальну відповідальність за невиконання посадових обов'язків згідно з чинним законодавством.

Для того щоб посадові інструкції були дієвими, конкретними, дуже важливо провести ретельне обстеження в розрізі посадової інструкції по кожному працівнику, охарактеризувати діяльність посадової особи. Складовими елементами такої діяльності є дія, процедура і функція. Дім - первинний елемент діяльності управлінської особи, що полягає у формуванні або передаванні певного показника господарської діяльності. Процедура є сукупністю дій, необхідних для того, щоб одержати інформаційне повідомлення (документ). Функція посадової особи - це сукупність процедур для здійснення тієї або іншої цілі, завдання.

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання. Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

Зведений графік облікових робіт на сільськогосподарському підприємстві подано у табл. 4.8, індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку праці і заробітної плати - у табл. 4.9 структурний графік роботи сектора з обліку та заробітної плати—у табл. 4.10, аналітичних - у табл. 4.11.

Таблиця 4.8. Зведений графік облікових робіт по бухгалтерії підприємства згідно методичних рекомендацій На 390

Зведений графік облікових робіт по бухгалтерії підприємства згідно методичних рекомендацій На 390

у практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, - постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання - таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені - у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами Й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

Таблиця 4.9. Індивідуальний графік роботи старшого бухгалтера з обліку праці та розрахунків за виплатами працівникам

Індивідуальний графік роботи старшого бухгалтера з обліку праці та розрахунків за виплатами працівникам

Таблиця 4. 10. Структурний графік роботи облікового сектора із заробітної плати

Структурний графік роботи облікового сектора із заробітної плати

Таблиця 4.11. Зведений графік аналітичних робіт по бухгалтерії підприємства

Виконувана робота

Відповідальний

Строк виконання, число

Позначення про виконання

Аналіз

витрат виробництва

Заступник головного бухгалтера

У міру надходження документів

собівартості продукції

Заступник головного бухгалтера

7-го, 8-го

виконання планів поставок та реалізації продукції

Економіст

10-го

використання прибутків, фондів економічного стимулювання

Те саме

9-го

стан}' дебіторської та кредиторської заборгованості

Головний бухгалтер

9-го

виконання фінансового плану та ін.

Те саме

10-го

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб - завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. - виконують значну частину бухгалтерської роботи. Ця робота являє собою важливу частину та об'єкт організації. Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

робоча інструкція;

графік здавання документів у бухгалтерію. Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт - заповнення первинних документів, звітів тощо. Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

загальна частина;

методика та техніка складання звітів;

методика та техніка перевірки даних;

обов'язки;

відповідальність;

графік здачі документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси