Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Зберігання документівПоза-офісне зберігання документівОрганізація зберігання бухгалтерських документівПорядок зберігання документівВизначення місця зберігання документівКласифікація документів за термінами зберіганняВідповідальність за правильність складання документівНормативно-правова документаціяОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИРозпорядчі документи - як особлива група організаційно-розпорядчої...
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Аналіз фінансової звітності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Документообіг. Документація документообігу. Правове значення документів та відповідальність за їх складання та зберігання

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг [72].

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів. Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи [72].

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

o за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

o за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

o арифметична (перевірка правильності поставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розрахунок (таксування), групування і бухгалтерське проведення (котирування).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий, здійснюється у самому документі шляхом помноження показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформляють рух матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складення записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлені ціна та сума, не підлягають розцінці. В результаті розцінки відбувається оцінка господарської операції у грошовому вимірнику [71].

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (по складах, цехах, замовленнях, касах тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Згруповані за певними ознаками однорідності документи у накопичувальні та групувальні відомості; істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (таксування) передбачає відображення у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яка в майбутньому знайде своє відображення у регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи [72].

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, в реєстрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи після виконання своєї обліково-аналітичної функції підлягають передачі до архіву.

Для зберігання документів призначені архіви. Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками і інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, але й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справ у разі необхідності.

Документи з поточного архіву передаються у постійний після закінчення звітного року і відповідно відпрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті і марковані ярликами (рубриками). Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових реєстрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20.07.1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів - 15 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси