Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Загальні вимоги до тексту службового листаОсобливості складання тексту ділових листівСЛУЖБОВІ ЛИСТИСлужбові листиРізновиди службових листів
СЛУЖБОВИЙ ЕТИКЕТ. МОРАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ТА ЗАСАДИЕтикет ділового листуванняЕтикет ділового листуванняСЛУЖБОВЕ ЛИСТУВАННЯСлужбове листування. Рекламні листи
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Композиція тексту службових листів

Композиція тексту листа - це послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних однією темою.

Як правило, композиція тексту листа зумовлена його призначенням і змістом. З точки зору композиції службові листи можна поділити на дві групи: прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні).

Прості листи пишуть в управлінських ситуаціях, які не потребують викладення складних адміністративних, правових ситуацій, колізій. Такі листи звичайно мають одну або дві смислові частини. Лист, що складається з однієї частини, - це прохання без пояснення, нагадування без преамбули, повідомлення без обґрунтування, висловлення подяки або співчуття тощо, наприклад:

Просимо Вас розглянути можливість здійснення постачання продукції в першій декаді березня 2009р. і в разі позитивного рішення надіслати нам оферту.

Лист може складатися з двох смислових частин: перша - обгрунтування (викладення причин, мети, умов), друга - висновки (прохання, відмова, нагадування тощо), наприклад:

У зв'язку з проведенням ремонтних робіт водогону в мікрорайоні "Першотравневий" просимо погодити питання про припинення руху транспорту по вул. Репіна у нічні години з 15 по 25 вересня 2008р.

До простих листів належать супровідні та гарантійні листи, запрошення, повідомлення, нагадування.

Складні листи, як правило, готують у випадках, що потребують детального описування ситуації, викладення історії питання, аналізу ситуації, наведення різних думок, доказів. Ці листи містять три або чотири смислові частини. Зазвичай текст складного службового листа складають за схемою:

o вступ - наводяться мотиви підготовки листа, посилання на події, факти, рішення органів вищого рівня та інші чинники, що стали підставою для складання листа;

o основна частина (доказ) - розкривається тема (подається опис подій, ситуації та їх аналіз), міститься обґрунтування подальших висновків;

o висновки - це підсумок основного тексту, що формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо.

Текст складного листа у ряді випадків може містити ще одну частину, в якій йдеться про застосування певних санкцій щодо адресата, якщо він не виконуватиме перелічених у листі умов.

Для полегшення сприйняття текст листа слід розбивати на абзаци. Кожну нову думку починають з нового абзацу.

Текст простого листа не повинен перевищувати однієї-двох машинописних сторінок, складні листи можуть містити до п'яти сторінок тексту.

Етикет службового листування

Письмовий діловий етикет (мовний етикет) - це сукупність усталених мовних фраз, які допомагають авторові листа в будь-якій ситуації лишатися ввічливим і доброзичливим. Використання етикетних фраз у службовому листуванні має регламентований характер.

Службовий лист зазвичай розпочинають із загальноприйнятої форми звертання до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості.

Звертання є формою вияву ввічливості, ставлення, що висловлює повагу до посадової особи - адресата листа. Проте основне завдання звертання - встановити контакт з адресатом, привернути його увагу до змісту листа. Проблема вибору звертання є досить делікатною. При звертанні до адресата враховують його службове становище, сферу діяльності, деякі інші аспекти.

Звертання до службової особи завжди завершують знаком оклику; перше слово пишуть з великої літери й абзацу.

Звертання доцільно використовувати у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, невідома, застосовувати форму звертання недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство фінансів України, Редакція газети "Факти", Товариство з обмеженою відповідальністю "Сокіл".

У документах суто інформаційного характеру, а також типових листах, які розсилають широкому колу установ, потреби у звертанні немає. Це ж стосується і супровідних листів, за винятком листів, адресованих посадовим особам вищого рівня, згідно з якими подають на затвердження або погодження проекти документів.

У більшості ситуацій питання про застосування звертання має вирішуватись індивідуально. Проте у листі-вітанні чи листі-запрошенні звертання до адресата є обов'язковим.

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Найбільш офіційний характер має форма звертання за посадою; її використовують у разі звертання до керівників, які посідають високі державні посади, мають наукові звання тощо. Наприклад:

Шановний пане міністре! Шановний професоре!

Офіційний характер має і форма звертання на прізвище. Звертання на прізвище (без імені, по батькові чи ініціалів) можна використовувати в службовому листуванні (повідомленнях, повістках):

Шановний пане Грищенку! Шановна пані Ковальська!

Менш офіційний характер має звертання на ім'я по батькові. Це - найпоширеніша форма звертання:

Шановний Олексію Петровичу! Шановна Ганно Дмитрівно!

Ця форма звертання свідчить про тісні ділові контакти між автором і адресатом листа, тому її бажано застосовувати у листуванні між установами, що здійснюють постійні ділові контакти, а також у листах-запрошеннях, листах-вітаннях тощо.

При звертанні до групи працівників чи колективу установи використовують такі звертання:

Шановні добродії! Шановні колеги!

Шановні панове!

Не застосовують у службових листах звертання "Дорогий..." чи "Дорогі...".

Подібні звертання доцільно використовувати лише у приватному листуванні. В офіційних стосунках, якими б тісними вони не були, слід дотримуватися дистанції, тому слово "дорогий" тут є недоречним.

У практиці ведення листування більшості зарубіжних країн звертання є обов'язковим елементом службового листа. Про це слід пам'ятати, адресуючи листа закордонним кореспондентам.

Вибір завершальних речень також є важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна висловити подяку, сподівання на співпрацю, впевненість у розвиткові співробітництва тощо. Наприклад:

Дякуємо за допомогу...

Висловлюємо вдячність за...

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Заключною в листі є прощальна фраза:

З повагою...

Із щирою повагою...

Якщо службовий лист розпочинався зі слів звертання: "Шановний... !", то він має закінчуватися заключною формою чемності - словами "З повагою", які друкують під текстом, через 2-3 міжрядкових інтервали, без відступу. Кома після цих слів непотрібна.

З повагою

Генеральний директор

Звертання і заключна форма чемності складають так звану "етикетну рамку".

Отже, службовий лист має бути правильно оформленим, бездоганним з погляду структури, грамотно написаним, недвозначним за змістом, точним, лаконічним, послідовним, переконливим І коректним.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси