Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Відповідальність за правильність складання документівСкладання та оформлення службових документівЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВВимоги до складання й оформлення текстів документівЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВСКЛАДАННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВЗагальні вимоги до складання первинних документів і виправлення...Вимоги до складання й оформлення текстів документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Складання заголовка документа

Загальні вимоги до складання заголовка документа

Заголовок документа це реквізити документа, що розміщуються у верхній його частині й включають зображення герба чи емблеми установи (організації), її повну назву як автора документа, довідкові дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок в банку, коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) - обличчя установи. Читаючи документ, отримувач, безумовно, насамперед буде цікавитись його змістом, але обов'язково зверне увагу й на заголовок, якому дасть свою оцінку, переносячи її на діяльність самої установи.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливатимуть на ваших партнерів, полегшать розв'язання можливих проблем.

Виготовляючи бланк документа використовують сигніфікаційні (знакові) та комунікаційні реквізити заголовка (і- 10), що фіксують ознаки приналежності та забезпечують уключення документа до системи комунікацій. Можливе також нанесення позначок для розміщення семантичних реквізитів: 11,12,13,14,16,19, 20, 21, що полегшують опрацювання інформації.

Розглянемо детальніше нанесення реквізитів заголовка документа:

Реквізит 1. Зображення Державного герба України.

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зображення Державного герба помішується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств та відомств, а також підприємств, установ та організацій у передбачених законодавством випадках.

Розміщують Зображення Державного герба України на бланках документів з обов'язковим додержанням пропорцій щодо його зображення відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" від 19 лютого 1992 р. 137-ХІІ [25].

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщується відповідно до нормативно - правових актів Автономної Республіки Крим й Закону України "Про Автономну республіку Крим" від 7 березня 1995р. № 95/95 - ВР (ст. 7) [6].

Зображення герба Автономної республіки Крим розміщують лише із зображенням Державного герба України. Порядок використання зображення герба Автономної республіки Крим встановлюється нормативно-правовими актами республіки.

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити зображення Державного герба України на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.

Відтворювати надпис "Україна" під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

Розміщується зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим на бланках з кутовим розташуванням реквізитів (кутових бланках) на верхньому полі (березі) бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля (берега).

Розмір зображення Державного Герба України: висота - 17 мм, ширина - і 2 мм. Діаметр зображення - не більше 20 мм.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх звороті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Реквізит 2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

Емблема установи (організації) - це символічне графічне зображення, що розкриває направлення її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.

В якості емблеми організації можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування, які можуть бути у вигляді малюнку, абревіатури, слів або ж бути буквенно-графічними.

Емблему організації не відтворюють якщо є зображення Державного герба України або герба Автономної республіки Крим.

Розташовується реквізит на лівому березі бланка документа на рівні назви організації. Емблема організації може бути розміщена над реквізитом "назва організації", а також частково на площі, відведеній для неї і для реквізиту "назва організації". Заміна назви організації її емблемою не допускається, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

На бланках документів недержавних підприємств, установ та організації! дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, тобто на тому місці, де на бланках державних організації} розміщують зображення Державного герба України.

Висоту зображення емблеми рекомендовано робити не більше 17 мм (інші розміри зображення емблеми стандартом не обумовлені). Реєструється зображення емблеми за встановленим порядком.

Реквізит 3. Зображення нагород.

Застосовується цей реквізит замість внесення назв орденів у найменування установи. Він поліпшує вигляд документа та зменшує обсяг заголовка. За наявності зображення Державного герба України зображення нагород розміщується під ним.

Зображення державних нагород може бути нанесено на лівій частині площі, відведеній для реквізитів "Назва установи (організації) вищого рівня"; "Назва установи (організації)", "Назва структурного підрозділу установи (організації)".

Філії і підрозділи установи, яка має державні нагороди, також можуть наносити їх на свої бланки.

Якщо згідно з нормативно-правовим актом назву нагороди включено до назви установи (організації), то розміщувати на бланку зображення цієї нагороди вже не потрібно.

Реквізит 4. Код установи (організації).

Зазначений реквізит указується в разі потреби згідно з відповідним класифікатором (ЄДРПОУ) - Єдиним державним реєстром підприємств та організації) України, що введений в дію постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р № 118 [41].

Згідно з цим Положенням, "державний реєстр - це автоматизована система збору, накопичення та обробки даних про підприємства та організації всіх форм власності". Розроблено і створено Державний реєстр з метою: забезпечення єдиних принципів ідентифікації суб'єкти" господарської діяльності та їх державного обліку в межах інформаційного простору України; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності; взаємодії на єдиних методологічних засадах з базами даних Національного банку, Державної податкової адміністрації, Фонду державного майна, інших міністерств і центральних органів виконавчої влади. Особливе значення державного реєстру полягає в забезпеченні оперативного переходу до міжнародних систем класифікації та кодування.

До державного реєстру включаються дані про суб'єкти господарської діяльності: фізичні та юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, що розташовані на території України і провадять свою діяльність на підставі законодавства України; юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, розташовані за межами України, які створені з участю юридичних осіб України і діють відповідно до законодавства іноземних держав.

Приклад:

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ 02018490 або

Код ЄДРПОУ 02018490

Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України. Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в системах автоматизованого діловодства та документообігу (САДД).

Завдяки цьому коду можна значно прискорити переведення інформації, її розпізнавання та зменшити можливість помилок під час ідентифікації назви.

Код установи, організації чи підприємства вміщує три блоки: ідентифікації, найменування об'єктів та класифікаційних ознак. Блок ідентифікації складається з шестизначного ідентифікаційного коду і одного знаку контрольного розряду.

Проставляють код установи (організації) на бланках для листи" після реквізиту "Довідкові дані про установу (організацію)". На бланках уніфікованих форм документи" (фінансових, планових, звітно-статистичних тощо) код за ЄДРПОУ наносять у спеціально відведених місцях.

Реквізит 5. Код форми документа.

Код форми документа визначає належність конкретного документа до певного класу та підкласу уніфікованих форм документів (УФД) й разом з реквізитом 04 "Код установи (організації)" є однією з головних пошукових ознак САДД.

Проставляється цей реквізит згідно з ДК 010-98 "Державний класифікатор управлінської документації", який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД), як вже зазначалось в підрозділі 1.4, являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

Використовується ДКУД під час збирання та опрацювання документів за відповідними уніфікованими формами усіма організаціями незалежно від форми власності в процесі виконання ними управлінських рішень.

Орієнтовано ДКУД на забезпечення опрацювання інформації із застосуванням ПК та прогресивних інформаційних технологій. Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи, організації чи підприємства окремо щодо кожного виду документа.

Ідентифікація уніфікованих форм управлінських документів здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків й має такий вигляд:

XX XX XXX

Так, структура коду форми організаційно-розпорядчого документа складається з:

o коду класу форми ОРД (два знаки);

o коду підкласу форми ОРД (один знак);

o коду управлінського завдання, для рішень якого складається документ (один знак);

o коду форми документа, що складається з коду найменування документа (два знаки) і порядкового номеру в межах конкретного найменування документу (один знак).

Наприклад:

код Статуту підприємства - 0202015, де: 02 - клас "Уніфікована організаційно-розпорядча документація;

02 - підклас "Документація з організації процесів управління";

015 - реєстраційний номер, код форми документа.

Друкують зазначений реквізит шрифтом 9 друкарських пунктів праворуч, над реквізитом "Назва виду документа".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси