Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Організація передачі документів виконавцямОрганізація експертизи цінності документів в установіВідмітки про проходження та виконання документівВідмітки на документах показують стадії проходження і виконання...Які рахунки можуть бути відкриті в комерційних банках для...
ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯСкладання актів про вилучення документів для знищенняОрганізація передачі документів виконавцямЯкий порядок атестації та вимоги до атестування виконавців робіт?Порядок записів у первинних документах
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація проходження документів в установі

Проходження документів в установі включає передавання документів виконавцям та виконання документів.

Порядок передавання документів виконавцям

Служба діловодства повинна передавати зареєстровані документи з резолюцією керівництва на виконання в день їх надходження або в наступний робочий день (при надходженні документів у позаробочий час). Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються невідкладно. Факсограми, складені іноземними мовами, доставляються адресатові без перекладу.

Документи до структурних підрозділів передаються переважно для виконання, рідше - для ознайомлення. При цьому документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмножування документів і кількість копій визначає посадова особа, яка організовує виконання. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства за погодженням з керівником установи і структурними підрозділами розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

В установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та великих установах організовують доставку документів кур'єрським зв'язком.

До обов'язків кур'єрів входить: доставка кореспонденції до структурних підрозділів установи; приймання і доставка документів для відправлення до інших установ; передавання документів для друкування, копіювання, тиражування; рознесення документів (та їх проектів) для узгодження, візування, ознайомлення; доставка повідомлень, запрошень тощо. Обхід установи доцільно організовувати за принципом кільцевих кур'єрських маршрутів. Тобто кур'єр через певні проміжки часу обходить підрозділи установи за встановленими маршрутами, при цьому він роздає документи, що надійшли, і забирає ті, що потрібно відправити.

Розробляти маршрути кур'єрського зв'язку необхідно з урахуванням принципу прямоточності руху документів. Порядок доставки документів фіксується у спеціальному графіку, що визначає час і маршрути кур'єрського зв'язку. Такі графіки розробляють, як правило, на рік.

У невеликих установах з метою оптимізації документопотоків доцільно також встановити єдиний порядок передавання документів, наприклад через секретарів або осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах.

Передавання службових документів у межах структурного підрозділу здійснюється також через секретаря.

Документи передають виконавцям до структурних підрозділів з від повідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститись інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій. Ведення різного роду розносних книг, журналів для передавання під розписку документів структурним підрозділам або виконавцям, як правило, не є виправданим, оскільки призводить до витрачання зайвого часу на їх заповнення.

Облік документів, що передаються з однієї інстанції до іншої, забезпечується відповідними відмітками у реєстраційних формах (картках, журналах).

Передавати під розписку доцільно лише документи, що підлягають контролю, документи, пов'язані з грошовою звітністю, конфліктними ситуаціями, персональною відповідальністю, а також документи обмеженого доступу.

Про передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку інформують службу діловодства, де був зареєстрований документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки за умови повідомлення про це служби контролю.

Виконавці одержують документи не лише відповідно до резолюцій керівництва установи, а й вказівок керівників структурних підрозділів з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та завантаженості працівників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям, не повідомивши про це керівників структурних підрозділів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси