Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація документообігу на підприємствіОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУОрганізація документообігуОрганізація документообігуОрганізація документообігуОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОФІСНОЇ РОБОТИ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУВизначення обсягів документообігу
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація документообігу

Приступаючи до розробки плану організації документування господарських операцій, перш за все складають перелік операцій, які належить документувати в даному господарстві, потім визначають якими документами оформлюватиметься кожен вид операцій, кількість примірників документа і порядок складання кожного виду документа. Створення форм документів формування різних первинних, проміжних та підсумкових (узагальнюючих) даних та показників, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Велике значення при цьому відіграє правильно спланований документообіг, тобто упорядкування процесу руху документів та виконання різних робіт.

Документообіг - це заздалегідь продумана і впорядкована система дій і процедур руху документів від моменту їх створення до здачі в архів.

Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі - це оптимізація каналів передавання та зв'язку облікових осередків - виконавців. Ці канали зв'язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації. Річ у тім, що в обліковому процесі бухгалтерські документи нерідко передають з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками. Особливо це стосується роботи в умовах застосування ЕОМ.

Документопотік (або потік первинних даних) - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації. Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках переміщуються і самі облікові реєстри і форми звітності (масиви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації. Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів. Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або із застосуванням обчислювальних машин. У будь-якому випадку поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт та наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими у технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) і обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур). Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) ззовні; просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки: рух після обробки до місця зберігання - архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які виконуються окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху. Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарського факту (операції") та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів та засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування та подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання. Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на стадії. Найбільш поширеним є графічний метод організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстуальний) метод.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання графіків та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців, строки передавання (здавання) документів; особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують. Наприклад, вказують не тільки посади виконавців, а й їхні прізвища, а строки можуть бути конкретизовані не тільки у днях, а й годинах, а іноді у хвилинах. У всіх випадках встановлюють точні строки виконання робіт.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації передбачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кожному робочому місці та у цілому з обробки документа. Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, на підставі досвіду та іншими методами. Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати у структурних та індивідуальних графіках роботи виконавців.

Таким чином, на основі положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій, інших нормативних актів підприємства розробляють графіки документообігу.

Графік документообігу - затверджений порядок руху документів із зазначенням інстанцій, мети й точного часу надходження та вибуття документа по кожній інстанції, а також посади виконавця, що складає, перевіряє чи опрацьовує документ, строк надходження документів до бухгалтерії.

Графік документообігу повинен сприяти покращенню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, ритмічності роботи облікових працівників та інших працівників, які безпосередньо не пов'язані з обліком, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт. Графік документообігу розробляє головний бухгалтер, затверджується і вводиться в дію наказом керівника. Графік складають у двох примірниках: перший передається структурному підрозділу, другий зберігається як додаток до Наказу про облікову політку.

Графіки документообігу можна складати як окремо на кожен вид документів, так і на весь перелік документів, що використовуються в структурному підрозділі підприємства (груповий графік документообігу). Такий варіант застосовується за умови невеликої кількості документів з одними і тими самими інстанціями просування. Проте перший варіант доцільніший, оскільки дає змогу конкретно й детально описувати шлях руху кожного виду документа, не обтяжуючи графік рядками, які потрібні для інших документів, але зайві для даного виду. У таких випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.

Зведені графіки руху носіїв облікової інформації значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки поділяють: за темами (надходження матеріалів, відпуск матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів тощо), по господарству в цілому. Наприклад, зведені графіки з обліку матеріалів - це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у присудку—служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (табл. 3.11).

Таблиця 3. 11. Зведений графік руху документів з обліку матеріалів

Зведений графік руху документів з обліку матеріалів

Графік документообігу має бути чітким і простим, оскільки переважна кількість документів складається за межами бухгалтерії особами, які здебільшого не мають спеціальної бухгалтерської освіти. Тому визначимо основні принципи побудови графіків документообігу:

- з графіка має бути виключено проходження документа по інстанціях, де його тільки формально візують, без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвого нагромадження та затримки документів в черзі на візування; час просування документа від місця складання до бухгалтерії мас бути мінімальним; у графіку повинен бути чітко зазначений час складання документа і його проходження через кожну інстанцію. Строки передавання документа від одного виконавця до іншого мають бути погоджені.

Слід зазначити, що в обліковому процесі переміщуються не тільки первинні документи, а іноді й облікові реєстри та окремі форми звітності. Наприклад, журнал-ордер № 6 можуть заповнювати два облікових працівники, що ведуть один - облік матеріалів, а другий - облік розрахунків. Зведення даних з різних журналів здійснює третя особа. Таке переміщення також має бути погоджене. Крім того, при плануванні руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психологічних відносин у колективі, оскільки регламентується, хто кому повинен передати. Конкретизують при цьому і спосіб передавання різними каналами зв'язку (телефон, Інтернет, клієнт-банк тощо).

На кожному етапі облікового процесу організація руху носіїв облікової інформації має свої особливості. На етапі первинного обліку - це утворення первинного документа, поточного - організація руху первинних документів за графіками і документопотоків. На етапі підсумкового обліку (узагальнення) особливості руху носіїв облікової інформації визначаються характером показників, які формуються у різних таблицях звітності.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси