Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Вимоги до складання й оформлення текстів документівВимоги до оформлення документівХарактеристика найуживаніших документів. Вимоги до їх змісту та...
Загальні правила складання та оформлення юридичного документа....Загальні правила обігу документівПравила оформлення заголовків і підзаголовків
Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (типова...Бухгалтерський і податковий облік бланків суворої звітностіОблік бланків суворої звітності
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вимоги до оформлення документів

Загальні правила оформлення документів

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення службових документів, які для сфери державного управління були започатковані ще на початку XIX ст. російськими дослідниками М. Варадіновим і В.Вельбрехтом, котрі систематизували офіційну документацію, розподілили її по групам й закріпили законодавчими актами.

Згідно з чинними правилами документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформленим;

- бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;

- базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації;

- мати послідовність викладу, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

- бути нормативним;

- відповідати прийнятим в суспільстві етичним нормам;

- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

- складатися на відповідних носіях стандартного формату;

- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами.

Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементи" тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 пункту міжрядкового інтервалу.

Зовнішній вигляд документа має важливе значення, оскільки він унаочнює стиль роботи апарату управління, та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до організації.

Розміщення заголовкової частини бланка

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізити". Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі площі) способом.

Центрований варіант розташування реквізитів використовується при друкарському способі виготовлення бланки". Прапоровий варіант використовується на чистому аркуші паперу безпосередньо при підготовці конкретного документу. Такий підхід досить розповсюджений в практиці документування при складанні внутрішньої документації (наказів, розпоряджень, протоколів, актів).

Розмір шрифтів вибирають в залежності від кількості друкованих знаків в реквізиті. Більшим шрифтом виділяється найменування організації і вид документу. При цьому необхідно дотримуватись наступних правил: просте і зручне розташування, дотримання пропорцій між товщиною ліній друкарського набору і комп'ютерного тексту.

Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору, що забезпечують неутомлююче читання тексту за задовільних умов освітлення і отримання якісних копій документів за допомогою копіювальної техніки.

Особливі вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання гербових бланків, які виготовлюються лише друкарськими підприємствами, що мають відповідні ліцензії й сертифікати на відповідний вид діяльності про наявність технічних можливостей для виготовлення вказаного виду продукції на відповідному якісному рівні.

Деякі внутрішні документи (окремі службові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси