Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Правила і терміни зберігання первинних документів, облікових регістрівПорушення правил виготовлення та порядку обліку і зберігання печаток...Правила безпеки прирезервуарному зберіганні газів
Організація контролю за виконанням документівОрганізація контролю за ходом виконання документівЗдійснення контролю за виконанням документів
Створення архіву електронних документівОсобливості створення електронних документівОрганізація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Правила передачі справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в упорядкованому стані до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, до архіву у 2014р передають справи за 2012р.). Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання - передачу (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи, лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві установи.

Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи дія постійного зберігання до відповідного державного архіву.

Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами - операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучення до системи, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить:

- визначення дозволів користувачам документаційної системи, пов'язаних з окремими особами та їхніми посадами в установі;

- визначення статусу доступу та забезпечування захисту службового документа;

- визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;

- забезпечення доступу до службових документів із обмеженим статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

- контроль за рухом службового документа для визначання того, хто зберігає або зберігав його;

- забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;

- перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових документів у документаційній системі - це міра безпеки. Він гарантує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

Ступінь контролю за доступом та документування користування залежать від характеру діяльності та службових документів, у результаті якої їх було створено. Наприклад, заходи обов'язкового захисту таємниці приватного життя згідно з чинним законодавством вимагають документування випадків користування документами, що містять інформацію особистого характеру,

Приклади користування документами використовують для визначання рівня використання інформації, що міститься в службових документах, та для прийняття рішень про передання цих документів на постійне зберігання або вилучання для знищування.

Для відстеження користування службовими документами і (або) їх руху застосовують як фізичні карткові системи документування руху, так і штрих-кодові технологи, електронні документаційні системи, в яких перегляд службового документа автоматично фіксується як операція системи. Системи контролю мають визначати місцезнаходження будь-якого службового документа у відповідний період часу та відстежувати всі його переміщення.

Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документацій-них систем, мають залишатися доступними та придатними для виявляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дотримуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документи переміщують з безпосереднього фізичного середовища структурного підрозділу в інше контрольоване установою місце, відповідальність за санкціонування знищення або інші дії, пов'язані з переданням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, необхідно зберігати в умовах, сприятливих для їхнього довготривалого забезпечення збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копіювання, конвертування та переміщування документів.

а) Копіювання - це виготовлення ідентичної копії документа на тому самому носії (папір/ мікроплівка/електронний), наприклад, з паперу на папір, з мікроплівки на мікроплівку або виготовлення резервних копій електронних документів (що також можна зробити на різних видах електронних носіїв).

б) Конвертування - це процес, що охоплює зміну формату документа, але забезпечує збереження ідентичної первинної інформації (змісту). Приклади: мікрофільмування документів на паперовому носієві, відтворювання зображення, зміна набору знаків.

в) Переміщення - це процес, що охоплює комплекс організованих завдань, розроблених для того, щоб періодично передавати цифровий матеріал з однієї конфігурації апаратного (програмного) забезпечення до іншої або з одного покоління технології до іншого.

Мета такого переміщення - зберегти цілісність документа та забезпечити для користувачів можливість пошуку, показу документів та іншого користування ними. Переміщення здійснюється, коли апаратне та (або) програмне забезпечення застаріє, або його застосовують для переміщення електронних документів з файлу одного формату до іншого.

З появою нових технологій для зберігання електронних документів протягом тривалішого часу можуть бути використані й інші методи.

Щоб службові документи та пов'язані з ними метадані залишалися доступними і придатними для користування протягом всього періоду їх зберігання, процеси розроблення всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилучених з документаційних систем електронних документів та пов'язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знищені, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищування цих документів після закінчення строку зберігання (наприклад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що надає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших причин, між зберігачем та стороною, що передає службові документи, укладають угоду, що формально задокументовує тривалі зобов'язання зберігати документи та відповідно ними керувати, забезпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучання для знищування та доступність.

Регламентація питань функціонування архівних установ повинна здійснюватись відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мінюсту від 08.04.2013. № 656/5 [57].

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси