Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Документування господарських операцій з руху запасівДокументування операцій із запасними частинамиДокументування і кодування господарських операційДокументування господарських операцій бюджетних установ, облікові...Документування банківських операційПсевдоекспорт і псевдоімпорт: виявлення та документування злочинних...Організація експортних операційДокументування управлінської діяльності в організаціїЯкі господарські операції відображуються на субрахунку 377 з обліку...Організація й документування експертної діяльності
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація документування господарських операцій

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів. Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт - явище або процес - має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті - Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи. Друга особливість — усі господарські факти - явища та процеси - із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації") і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації. Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми. Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Наприклад, на етапі поточного обліку створюються первинні документи про розподіл витрат на управління, різні бухгалтерські довідки тощо. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому — облікові реєстри, на третьому - звітні форми. Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформаційна місткість, складність тощо.

Вибір носив облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки. Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнально-ордерної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи - правилами ведення касових операцій. Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами - банками, фінансовими органами і т. ін. Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з Держкомстатом. До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

Крім уніфікації та стандартизації, як основних напрямів удосконалення форм первинних документів, загалом вдосконаленню процесу документування сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД). Для того щоб одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації - документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до їх економічного змісту та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії-розрахункові таблиці. Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер. Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

Значна кількість носіїв - первинних документів і реєстрів - типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо;

б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

Відібрані чи розроблені форми первинних та зведених документів, внутрішньої і зовнішньої звітності формують у робочі альбоми. Такий альбом є основою для замовлення чи закупівлі бланків. Цей альбом складає головний бухгалтер, його зберігають в бухгалтерії на рівні з іншими інструктивними документами. При цьому окремо формують альбоми:

за видами - первинні документи, облікові реєстри, звітні форми;

по кожному топологічному підрозділу - облік основних засобів, облік матеріалів, облік оплати праці тощо.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

Таким чином, розробка форм документів, добір документів для оформлення операцій, методика і техніка складання документів уособлюють План організації документування господарських операцій.

Загальні питання методики та техніки складання первинних документів обумовлені у Положенні №88. Проте там не враховані специфічні особливості конкретного господарства. Наприклад, господарство може мати у складі підрозділи, які не є типовими для нього, сільськогосподарське підприємство може мати торговельні точки тощо. Тому виникає потреба у розробці внутрішніх регламентів процесу документування - інструкціях до складання первинних документів. У робочих інструкціях конкретизують служби, посадові особи, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та упорядкуванню робіт із складання первинних документів.

Таким чином, усі вказівки щодо порядку документування операцій і складання документа треба викласти письмово або на самому зразку документа, або у вигляді робочої інструкції, яка додається до зразка. Робоча інструкція може мати текстову (описову) або синоптичну (оглядову) форму. Робоча інструкція текстової форми має вигляд переліку робіт, які виконують окремі виконавці під час документування тієї чи іншої господарської операції (наприклад Робоча інструкція до оформлення видатковим касовим ордером видачі готівки з каси).

Робоча інструкція синоптичної форми зручніша для сприймання, бо у вигляді графічної системи відображує весь комплекс робіт кожного виконавця, зв'язок його дій з діями інших виконавців і весь хід документування операцій всіма виконавцями. Така система інструкції називається оперограмою (графіком операцій) (табл. 3.8). Побудова і структура оперограм залежать від їх виду. Це, як правило, індивідуальні (подокументні) графіки, де за підметом фіксують види робіт, за присудком - служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу). На перетині відповідних операцій і виконавців проставляють символічні знаки, які в подальшому з'єднують ламаною лінією. Саме цей графік є маршрутом документа на етапі його створення та опрацювання первинної інформації.

Таблиця 3.8. Оперограма (документограма) вимоги на одержання матеріалів зі складу

Оперограма (документограма) вимоги на одержання матеріалів зі складу

Робочі інструкції слід вручити всім виконавцям, а також занести в альбом форм первинних документів, що є матеріальним виявом плану документування господарських операцій.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність графіка руху первинного документа на етапі його створення. Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку; визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо (табл. 3.9).

Таблиця 3.9. Оперограма (документограма) накладної на внутрішнє пересування основних засобів

Оперограма (документограма) накладної на внутрішнє пересування основних засобів

Оскільки форма оперограми не регламентована, бо є внутрішнім розпорядчим документом, вона може мати й іншу форму - також табличну, але без графічної частини, більш наближену до текстової. Хоча в ній також показують увесь шлях руху первинного документа (табл. 3.10).

Таблиця 3.10. Оперограма (документограма) накладної на переміщення матеріалів на підприємстві

Оперограма (документограма) накладної на переміщення матеріалів на підприємстві

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси