Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Складання альбому уніфікованих форм документівТабель форм документів та альбом форм уніфікованих документівОсновні положення Уніфікованого законуУніфіковані форми наказів з особового складуУніфіковані правила щодо правового статусу фізичної особиТЕХНОЛОГІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ У МИТНІЙ СПРАВІУніфіковані правила та звичаї для документарних акредитивів,...ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА МЕТОДІВ І ФОРМ ОБСЛУГОВУВАННЯУніфіковані коміркові масляні фільтри типу ФяФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ НАВЧАННЯ
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Уніфіковані форми актів

Для оформлення актів з повторюваною інформацією мають бути створені бланки з трафаретним текстом (див. додатки 32, 33).

Уніфіковані форми актів зазвичай розробляються для підтвердження встановлених фактів або подій, що є характерними для багатьох установ (акти з обліку основних засобів і нематеріальних активів, робіт з капітального будівництва, ревізій тощо). Форми багатьох актів затверджено нормативно-правовими актами. Наприклад, акти про видавання справ у тимчасове користування (див. додаток 34) та про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (див. додаток 35), затверджені наказом Держкомархіву [24].

Уніфіковані форми актів мають певні відмінності щодо їх оформлення, зокрема структура тексту може різнитися залежно від різновиду акта.

ВИСНОВОК - це документ, що містить думки, відгуки установи, комісії, фахівця стосовно певного документа або питання (див. додаток 36).

Висновки складають на проекти законів, постанов, положень, інструкцій, а також на наукові праці, звіти, статті, дисертації, дипломні проекти тощо.

Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, з якого він підготовлений, наприклад: Висновок на проект інструкції "Про порядок укладання трудових угод".

Текст висновку складається з двох частин. У першій з них стисло викладають суть питання, аналізують основні положення або пропозиції, а також дають загальну оцінку документа або питання. У другій частині викладають конкретні зауваження щодо суті розглянутого питання або документа. Ця частина тексту висновку може складатися з кількох пунктів, які нумерують арабськими цифрами.

У разі відсутності зауважень і пропозицій з розглянутого питання або документа у висновку зазначається: "Із проектом ... згодні" або "До проекту ... зауважень немає".

Супровідний лист до висновку не додається.

Висновок може бути оформлено на загальному бланку установи (якщо підписують керівник установи чи його заступники) або на стандартних аркушах паперу (якщо висновок підписують фахівець або група фахівців установи). Якщо висновок складено не на бланку, підпис укладача засвідчують печаткою установи.

Обов'язковими реквізитами висновку є:

o назва установи (якщо висновок складено не на бланку і він подається від імені установи);

o назва виду документа (ВИСНОВОК);

o дата;

o реєстраційний номер;

o місце складання;

o заголовок;

o текст;

o підпис;

o відбиток печатки (у разі складання на стандартному аркуші паперу).

ДОВІДКА - це документ, що містить опис і підтвердження певних фактів і подій. Розрізняють довідки службового й особистого (біографічного) характеру (див. додаток 37).

Довідки, що відбивають основну (виробничу) діяльність установи, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки складають для подання в іншу (як правило, вищу) установу або на запит сторонніх установ і органів (податкових, фінансових, суду, прокуратури тощо), внутрішні довідки - для подання керівництву установи або на розгляд колегіального органу.

Довідки оформляють на загальному бланку (або бланку довідки); вони мають такі реквізити:

o назва установи (для внутрішньої - назва структурного підрозділу);

o назва виду документа (ДОВІДКА);

o дата;

o реєстраційний індекс;

o місце складання (для зовнішньої довідки);

o адресат;

o заголовок до тексту (для довідки, оформленої на папері формату А4);

o текст;

o підпис;

o печатка (для довідки біографічного та фінансового характеру). Внутрішні довідки можна оформляти на стандартному аркуші паперу. Заголовок до тексту довідки повинен відповідати на запитання "про що?" і може мати посилання на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості, наприклад: "Про стан роботи з клієнтами банку в першому кварталі 2009р.".

Текст довідки, як правило, складається з двох частин: у першій викладають факти, що стали підставою або приводом для ЇЇ складання, у другій наводяться конкретні відомості, які відбивають суть питання. Текст довідки може складатися тільки з однієї (другої) частини. Якщо довідка містить однорідну систематизовану інформацію, то її текст оформляють у вигляді таблиці. Якщо до довідки включають відомості з низки питань, її текст може складатися з кількох розділів.

Зовнішні довідки підписують керівник установи або його заступники. Довідку, яка містить відомості фінансового характеру, підписують керівник установи і головний бухгалтер, її засвідчують печаткою.

Внутрішні довідки підписує керівник структурного підрозділу або фахівець-укладач.

Довідки особистого характеру, як правило, видаються співробітникам установи з метою підтвердження факту їх роботи, заробітної плати, трудового стажу.

Довідки на підтвердження відомостей біографічного або службового характеру підписуються двома особами - керівником і головним бухгалтером або керівником і завідувачем кадрової служби, і засвідчуються печаткою. Для таких довідок можна використовувати уніфіковані бланки Із трафаретним текстом та бланки формату А5.

Текст довідки особистого характеру повинен містити такі дані:

o прізвище, ім'я, по батькові особи, якій її видано (у називному відмінку);

o зазначення відомостей, які вона засвідчує;

o з якою метою або в яку установу видана;

o підпис із зазначенням посади особи, що видала довідку;

o дата складання;

o відбиток печатки.

ЗВЕДЕННЯ - це документ, що містить узагальнені дані з одного питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог, даних тощо).

У зведенні допускаються посилання на джерела інформації, перелічення характеристик фактичного матеріалу з одного або кількох показників.

Зведення можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні зведення складаються для подання в іншу (як правило, вищу) установу, внутрішні зведення подаються керівництву установи або на розгляд колегіального органу. Зовнішні зведення оформляють на загальному бланку, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.

Зведення повинно мати заголовок до тексту, в якому стисло розкривається його зміст, зазначаються дата або період, до яких відносяться викладені в ньому відомості. Наприклад:

Про стан ринку нерухомості на 01.01.2009

Про постачання товарів за перше півріччя 2009 року

Про пропозиції філій до проекту Інструкції

Текст зведення допускається оформляти у вигляді таблиці. У цілому зведення оформляють за тими ж правилам, що й довідки. Зведення підписує укладач, а в разі надсилання на іншу адресу - керівник установи або структурного підрозділу. Обов'язковими реквізитами зведення є:

o назва установи (для внутрішньої - назва структурного підрозділу);

o назва виду документа (Зведення);

o дата;

o реєстраційний номер;

o місце складання (для зовнішньої);

o адресат;

o заголовок до тексту;

o підпис.

ЗАЯВА - це документ, що містить прохання або пропозиції особи (осіб) до установи або посадової особи. Заяви поділяються на дві групи:

o з кадрових питань (про прийняття на роботу, про надання відпустки, про звільнення з посади тощо);

o повідомлення про будь-які недоліки в роботі установи, окремих посадових осіб тощо.

Відсутність у зверненні громадян вказівки на порушення їх прав і інтересів є основною відмінністю заяви від скарги.

Заява адресується конкретній посадовій особі (керівникові організації, його заступникові або керівникові структурного підрозділу). Заява найчастіше оформляється вручну на стандартному аркуші паперу формату А4 або бланку з трафаретним текстом в одному примірнику (див. додаток 38).

Установа може мати заздалегідь виготовлені бланки окремих видів заяв (наприклад, заяви про прийняття на роботу, про надання матеріальної допомоги, про надання відпустки тощо), що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації.

Текст будь-якої заяви починається із суті питання, прохання (прошу надати, прошу перевести, прошу перевірити стан), потім іде деталізація порушеного питання. Форма викладу - довільна.

Заява може мати додатки (наприклад, до заяви про прийняття на роботу додаються оригінали або копії документів про освіту, анкета, автобіографія, медичні довідки, довідки-виклики навчальних закладів тощо).

Заява підписується автором і передається (направляється) для ухвалення рішення. Рішення керівництва оформляється у вигляді резолюції. Заява з резолюцією є підставою для видання наказу з особового складу або іншого документа (листа авторові про ухвалення рішення, довідки про стан порушеного автором питання, наказу про проведення експертизи, перевірки тощо).

У разі потреби заяву може бути завізовано посадовою особою (керівником структурного підрозділу, де працює заявник, керівником фінансової, кадрової чи юридичної служби тощо), яка бере участь у вирішенні питання, порушеного в заяві.

Обов'язковими реквізитами заяви є:

o назва виду документа (ЗАЯВА);

o дата;

o реєстраційний номер;

o адресат;

o відомості про автора (посада заявника та підрозділ, у якому він працює (для співробітника установи), прізвище, ім'я, по батькові, адреса й телефон заявника (для автора заяви, що не є співробітником установи);

o резолюція;

o підпис.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це документ, адресований керівництву власної установи або установи вищого рівня, в якому порушуються певні питання, проблеми, викладаються пропозиції укладача (див. додаток 39).

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою (письмовою або усною) керівництва.

За змістом доповідні записки поділяються на ініціативні, інформаційні та звітні.

Ініціативну доповідну записку укладають, як правило, задля того, щоб підштовхнути адресата до прийняття рішень, тому в тексті записки викладаються не лише певні факти, події, але й містяться конкретні пропозиції, рекомендації, висновки.

Інформаційну доповідну записку укладають з метою повідомлення керівництва про деталі, результати, етапи і методи виконання роботи, завдання.

Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапів, виконання доручень тощо.

Доповідна записка може бути зовнішньою або внутрішньою.

Зовнішня доповідна записка представляється керівникові установи вищого рівня, внутрішня - керівникові підрозділу або установи.

Зовнішні доповідні записки складають на загальному бланку установи, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.

Обов'язковими реквізитами доповідної записки є:

o назва установи (для внутрішньої - назва структурного підрозділу);

o назва виду документа (Доповідна записка);

o дата;

o реєстраційний індекс;

o місце складання (для зовнішньої доповідної записки);

o адресат;

o заголовок до тексту;

o текст;

o підпис.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. Текст доповідної записки складається з двох або трьох частин:

o у першій частині викладають причини, факти або події, які стали приводом для її написання;

o у другій частині аналізують ситуацію, що склалася, і пропонують можливі варіанти рішення;

o у третій частині подають чітко сформульовані висновки і пропозиції.

Друга частина в доповідній записці може бути відсутньою - у цьому випадку текст доповідної записки містить обгрунтування, висновки і пропозиції укладача.

Внутрішню доповідну записку підписують укладач (якщо вона подається керівникові структурного підрозділу) або керівник структурного підрозділу (якщо вона подасться керівникові установи); зовнішню доповідну записку підписує керівник установи.

Датою доповідної записки є дата її складання та підписання.

Іншим різновидом доповідної записки є службові записки. Вони широко застосовуються в роботі сучасних управлінських структур різних рівнів і організаційно-правових форм з тією же метою, що й доповідні записки. Водночас службова записка - документ, який не має офіційного статусу. Жодним нормативно-правовим актом чи методичним документом, які регламентують склад видів управлінських документів, цей документ не передбачено.

Службова записка не може замінювати доповідної записки. Якщо вона й має право на існування, то лише як документ, що здійснює комунікативні зв'язки на одному рівні управління. Службові записки - це своєрідний різновид внутрішнього листування між структурними підрозділами, як правило, з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного і господарського забезпечення.

Скорочення обсягів подібного внутрішнього листування - один з напрямків раціоналізації документообігу в установі.

ПРОПОЗИЦІЯ - це різновид доповідної записки з переліком конкретних пропозицій з певного питання.

Загалом пропозицію складають і оформляють аналогічно доповідній записці. Відмінністю є те, що пропозицію, як правило, готують за дорученням керівництва.

Текст документа складається з двох частин:

o стислого обґрунтування (на підставі чого або у зв'язку з чим складено пропозицію);

o висновків - переліку конкретних пропозицій.

Пропозиції, складені керівниками або спеціалістами структурних підрозділів, подають керівництву. Підписує пропозицію її укладач.

Пропозиції можуть подаватися також до установ вищого рівня з питань, що належать до їх компетенції.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це, по-перше, документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); по-друге, повідомлення посадової особи з поясненням певних дій, фактів, подій, що подається керівництву установи або керівникові структурного підрозділу.

Пояснювальні записки за змістом можна поділити на дві групи.

До першої групи належать документи, які супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень.

їх оформляють на загальному бланку установи.

Другу групу складають пояснювальні записки з приводу певних подій, порушення трудової і виробничої дисципліни тощо (див. додаток 40).

їх оформляють на стандартному аркуші паперу й адресують конкретній посадовій особі.

Текст складається з двох частин: перша з них містить факти, що стали приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, яка склалася.

За своїм оформленням пояснювальні записки відрізняються від доповідних записок тим, що не містять висновків і пропозицій.

Пояснювальну записку підписує її укладач. Датою пояснювальної записки є дата ЇЇ складання та підписання.

ПРОТОКОЛ - це організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах і засіданнях різних колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових).

З одного боку, протокол можна віднести до інформаційно-аналітичних документів (оскільки він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), з іншого боку, він містить розпорядчу (постановчу) частину і, таким чином, може розглядатись як розпорядчий документ.

Протокол оформляють на підставі записів, що ведуться під час засідання секретарем вручну або з використанням диктофону. Від кваліфікації секретаря, його вміння розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. У тих випадках, коли засідання стенографується, протокол складається після розшифрування стенограми.

Заголовна частина протоколу

Протокол оформляють на загальному бланку установи або чистому аркуші паперу. В обох випадках у заголовній частині документа мають бути присутні такі основні реквізити:

o назва установи-автора;

o назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

o дата засідання;

o номер (індекс);

o місце складання протоколу;

o заголовок;

o текст;

o підписи.

Датою протоколу є дата засідання, а не його оформлення або підписання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку і закінчення. Наприклад: 12-14.02.2009.

Номер (індекс) протоколу присвоюється згідно з порядковим номером засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного (навчального) року. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу, як правило, відображає вид засідання або колегіальної діяльності й узгоджується з назвою виду документа.

Наприклад: Протокол засідання кваліфікаційної комісії; зборів трудового колективу; наради начальників цехів.

Текст протоколу включає вступну й основну частини.

Вступна частина протоколу

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища, ініціали голови і секретаря засідання. Наприклад:

Голова - Ващенко В. М. Секретар - Огінська О. І.

Після цього з нового рядка друкується слово "Присутні" і наводяться прізвища та ініціали постійних членів (за алфавітом без зазначення посад). Потім з нового рядка друкується слово "Запрошені" і називаються прізвища запрошених осіб з інших установ із зазначенням їх посад та назв установ.

На розширених зборах і засіданнях, конференціях з великою кількістю учасників (понад 15), їх прізвища не називаються, а зазначається цифрою загальна кількість присутніх. У таких випадках до початку засідання проводять реєстрацію учасників, за підсумками якої здійснюють підрахунок присутніх. Список із прізвищами учасників додається до протоколу, про що роблять відповідний запис у самому протоколі. Наприклад:

Присутні: 148 осіб (список додається).

У протоколах зборів, конференцій і з'їздів, де для прийняття рішення потрібен кворум, має бути зазначено, скільки очікувалося присутніх і скільки осіб насправді прийшло на засідання.

Так, у протоколах профспілкових зборів зазначають, наприклад: "На обліку в профспілковій організації 130 осіб, присутніх -116".

Складовою частини протоколу є порядок денний, в якому перелічуються питання, винесені на розгляд засідання, і закріплюється послідовність їх обговорення та прізвища доповідачів. Порядок денний, як правило, складається заздалегідь і має включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути й обговорити на засіданні.

Слова "Порядок денний" друкують без відступу від лівого берега, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Найменування питань у порядку денному має починатися з прийменника "про". По кожному пункту з нового рядка зазначається доповідач (посадова особа, яка готувала це питання), наприклад:

Порядок денний:

1. Про підсумки атестації персоналу.

Доповідь начальника відділу кадрів О. Д. Сидоренка.

2. Про перехід на контрактну форму оплати праці. Доповідь комерційного директора Г І. Колесника.

У ряді випадків, зокрема, при протоколюванні засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді його не вносять до тексту протоколу, а лише роблять посилання: "Порядок денний засідання додається".

Основна частина протоколу

Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним, і містить стільки розділів, скільки пунктів внесено до порядку денного. Відповідно до нього розділи нумеруються.

Кожен розділ складається з трьох частин: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Ці слова друкуються великими літерами, кожне з нового рядка без відступу, після них ставиться двокрапка.

У частині "СЛУХАЛИ" викладається текст виступу основного доповідача.

Прізвище та ініціали кожного доповідача друкують з нового рядка. При цьому назва посади доповідача не вказується, оскільки вона вже зазначена в порядку денному. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Запис виступу основного доповідача може не проводитися, якщо є надрукований текст виступу. У такому разі робиться посилання: "Текст виступу додається", і доповідь стає додатком до протоколу.

У частині "ВИСТУПИЛИ" фіксують виступи тих, хто брав участь в обговоренні доповіді. їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього.

Зміст виступів викладається від третьої особи однини. У протоколі мають бути відбиті всі точки зору щодо розглянутих питань.

Якщо через припинення обговорення учасники, що записалися, не одержали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові виступи, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

У частині "ВИРШГИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") відбивають прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і мати такі складові частини: кому, що зробити і до якого числа. Наприклад:

Начальнику відділу кадрів В. М. Чижову до 01.04.2009 внести зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

1.2. Директорам філій забезпечити до ¡0.04.2009 подання звітності про реалізовану продукцію за І квартал 2009р.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга - номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.

В управлінській практиці, як правило, протокол не передбачає фіксування результатів голосування. Водночас юридична сила деяких видів протоколів (наприклад, загальних зборів акціонерів) залежить від зазначення в них загальної кількості осіб, які брали участь у голосуванні, та розподілу голосів: "за", "проти", "утрималися".

Якщо у когось з присутніх на засіданні є особлива думка щодо прийнятого рішення, то її викладають на окремому аркуші, підписують і приєднують до протоколу. Особливу думку наводять у протоколі після запису відповідного рішення.

Форми протоколів

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі, повні і стенографічні Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу обирають форму протоколу. Відмінності в оформленні тієї чи іншої форми стосуються лише тексту основної частини: оформлення заголовної і вступної частин в цих формах не відрізняються.

Стислий протокол фіксує питання, що обговорювалися на засіданні, прізвища доповідачів і прийняте рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів, він не дає уявлення, як проходило вироблення рішення. Стислий протокол доцільно оформляти лише за наявності стенограми, якщо тексти доповідей і виступів додаються до протоколу або в тому разі, якщо засідання мало оперативний характер.

Повний протокол не лише фіксує питання, обговорювані й прийняті рішення і прізвища промовців, але й містить докладні записи виступів доповідачів та інших учасників засідання, всі висловлені думки, зауваження, пропозиції, питання, репліки. Повний протокол дозволяє відбити детальну картину засідання (див. додаток 41).

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення питання й вироблення рішення щодо нього. Після вступної частини в такому протоколі робиться запис "засідання стенографувалося". Стенограма є обов'язковим додатком до протоколу.

Оформлення протоколу та порядок його доведення до виконавців

Під час засідання зазвичай складається лише чернетка протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, вивіряється згідно зі стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється. Цілком підготовлений протокол підписують голова і секретар. В окремих випадках протокол можуть підписувати також члени комісії (наприклад, протокол засідання атестаційної комісії), його може затверджувати керівник установи (якщо це закріплено в положенні про колегіальний орган).

Рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов і рішень, а в установах, які діють на засадах єдиноначальності, оформляють наказами. В інших випадках виконавцям надсилають копії протоколів або витяти з них (див. додаток 42). Витяг з протоколу є точною копією частини тексту оригінального протоколу, що стосується питання порядку денного, з якого готують витяг. У ньому мають бути відбиті всі реквізити бланка, вступна частина тексту, що відображає обговорення питання, і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує секретар, тобто він його засвідчує. Напис про засвідчення документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

Якщо витяг надається в іншу установу, то його засвідчують печаткою служби діловодства.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ - це узагальнена назва різних за змістом документів, які є основним засобом обміну інформацією між установами

112

у процесі здійснення їх діяльності, а також між приватними особами та установами (див. додаток 43).

Як правило, службові листи переважають в документаційному масиві установи. Будучи сполучною ланкою між установами, вони можуть складати до 80 % вхідної та вихідної документації. Однак інформаційний обмін за допомогою службових листів варто використовувати лише в тому випадку, коли інші засоби обміну думками (телефонні переговори, особиста зустріч тощо) є складними або неможливими.

Зазвичай службові листи укладають з одного питання, що спрощує операції з їх опрацювання і прискорює виконання в тій установі, куди їх адресовано. У разі потреби звернутися до установи з різних питань доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте кілька пов'язаних між собою питань можуть бути викладені в одному листі.

Службовий лист оформляють на спеціально призначеному для листів бланку формату А4. Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5.

Лист, оформлений на бланку формату А4, повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?": "Про порушення договірних зобов'язань", "Про постачання продукції", "Про організацію конференції". На бланку формату А5 заголовок допускається не вказувати.

Як правило, службовий лист візує укладач, керівник підрозділу-автора, за необхідності (якщо в листі зачіпаються важливі й принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділю, а також заступник керівника установи, який курирує відповідний напрямок (якщо лист підписує керівник установи). Листи візують на відпуску - другому примірнику, що залишається в установі.

Службові листи підписують керівник установи, його заступники (відповідно до компетенції), а також керівники самостійних структурних підрозділів, якщо їм надане таке право.

Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.

У листі обов'язково мають зазначатися прізвище виконавця та номер його телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша ліворуч.

Датою листа вважається дата його підписання. Реквізити службового листа можна поділити на три групи: реквізити бланка листа: зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку); зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування); назва установи вищого рівня (за наявності); назва установи; довідкові дані про установу; код установи;

реквізити, що використовуються при складанні службового листа: посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; адресат; заголовок до тексту; текст; відмітка про наявність додатків; підпис; візи (оформляють у разі потреби на відпуску); печатка (для гарантійних листів); прізвище виконавця та номер його телефону;

реквізити, що використовуються під час роботи зі службовими листами (необхідні для організації документообігу, виконання, систематизації листів та організації їх зберігання): дата і реєстраційний індекс (проставляються у день підписання документа); резолюція; відмітка про контроль; відмітка про виконання документа і направлення його до справи (пишуть від руки після виконання документа); відмітка про надійдення документа до установи (проставляється на вхідних документах); відмітка про наявність документа в електронній формі.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси