Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Головний бухгалтер підприємства та його контрольні функціїСправи про передачу безхазяйної нерухомої речі у комунальну власністьПрактикуйте передачу частини своїх повноважень при кожній можливостіПорядок передачі справи до іншого судуНепроцесуальні форми використання спеціальних бухгалтерських знань...Передача справ з одного господарського суду до іншого господарського...Синаптична передача збудженняРозгляд судом справ про передачу безхазяйної нерухомої речі у...Головні етапи організаційних змінОсобливості розташування нервових центрів та передачі інформації до...
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Передача справ під час зміни головного бухгалтера

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгалтер - це керівник функціональних служб. Основне завдання - керівництво роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи виконавців. Крім того, його функціями є також організація з розвитку та вдосконалення облікової, контрольної та аналітичної роботи. Через працю керівника вирішуються такі важливі і принципові питання, як досягнення мети, удосконалення, активізація праці, поділ та кооперування. Головний бухгалтер повинен добре знати бухгалтерську справу, бути у кожній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм моралі. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Бути керівником - це означає вміти так будувати взаємовідносини у колективі, щоб підлеглі бачили людину справедливу, яка не боїться визнати свої помилки та недоліки, готова їх виправити у будь-який момент. У сукупності це можна охарактеризувати як основні вимоги до організаторських, ділових та особистих якостей керівника. Керівник облікової служби повинен насамперед забезпечити раціональну організацію бухгалтерського обліку як процесу та роботу виконавців. Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функцією управління і може бути охарактеризована такими компонентами:

виробничо-економічним (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

спеціальним (організація безпосередньої роботи);

соціально-політичним (забезпечення організації та виховання членів колективу).

З дати прийняття на роботу на головного бухгалтера (бухгалтера) покладається вся відповідальність, передбачена цією посадою.

Згідно зі ст. 8. п. 7 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-ХІУ головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;

організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат

від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства; - забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства. Отже, головний бухгалтер повинен забезпечити процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім (кредитори, акціонери, податкові органи, соціальні і позабюджетні фонди, органи статистики, постачальники, покупці), та внутрішнім (керівники підприємства, керівники структурних підрозділів підприємства) користувачам для прийняття рішень. На головного бухгалтера покладається відповідальність у випадках:

неведення або неправильного ведення бухгалтерського обліку, перекручення даних бухгалтерського обліку;

порушення правил документообігу на підприємстві, порядку оформлення і зберігання документів, порушення строків зберігання документів.

незабезпечення своєчасного виконання розрахунків з дебіторами і кредиторами; неоформлення виявлених нестач, лишків товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і невжиття заходів щодо виправлення цих розбіжностей; відсутність контролю за дотриманням належного виконання вимог щодо ведення бухгалтерського обліку в структурних підрозділах підприємства, виділених на окремий баланс;

не нарахування (або неправильне нарахування) заробітної плати, порушення строків її виплати з вини бухгалтера;

надання неправдивої інформації, перекручення даних, а також порушення строків подання фінансової, податкової, статистичної, інших форм звітності згідно з законодавством;

невиконання зобов'язань перед бюджетом і державними цільовими фондами у вигляді ненанарахування (або неправильного нарахування) податків, їх несплата (часткова несплата), а також порушення строків їх сплати.

Логічно, що особа не несе відповідальність за дії, які не вчиняла за період, коли не працювала.

Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" передбачено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснених господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що керує підприємством. Отже, зміна головного бухгалтера не змінює відповідальність за ведення бухгалтерського обліку і не зобов'язує робити перевірку ведення обліку. Проте, головний бухгалтер забезпечує дотримання правил обліку і контролю на підприємстві, а тому з метою розмежування діяльності колишнього і нового бухгалтера у зв'язку зі зміною посадових осіб потрібно оформляти приймання-передачу справ. На день приймання-передачі справ новому бухгалтеру доцільно провести аудиторську перевірку.

Законодавством України не визначено порядок передачі та приймання справ бухгалтерами, тому ця процедура проходить на власний розсуд керівника чи бухгалтера. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник (керівник), тому саме він зобов'язаний забезпечити процедуру приймання-передачі справ і документальне її оформлення.

Варто пам'ятати, що відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, за достовірність наведених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Підприємство зобов'язане повідомити податкові органи про зміну головного бухгалтера.

Призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера у філіях і дочірніх підприємствах здійснюється за погодженням з головним підприємством.

Таким чином, у випадку зміни головного бухгалтера потрібно зафіксувати актом передачу документів, який підписують колишній і новий бухгалтери та затверджує керівник підприємства. Це дає змогу мати інформацію про те, які документи і в якому стані були в наявності на дату прийняття на роботу головного бухгалтера.

У складанні акту та перевірці стану ведення обліку зацікавлені: а)керівник підприємства, щоб вчасно виявити і виправити допущені порушення; б)бухгалтер, який звільняється, щоб виправити виявлені порушення й у подальшому не нести відповідальності; бухгалтер, який стає до роботи, щоб упевнитися, що наявна облікова інформація дає можливість правильно складати звітність й вести бухгалтерський облік далі, а наступна перевірка контролюючими органами не принесе неприємностей.

На нашу думку, у випадку зміни головного бухгалтера потрібно провести незалежний аудит або іншу документальну перевірку, проте обов'язковість такого заходу офіційними нормативними документами не встановлена.

Для проведення процедури передачі-приймання справ керівник підприємства видає наказ. У ньому потрібно визначити склад комісії, порядок підготовки документів та перевірки стану обліку, строк, протягом якого відбувається передача справ. До складу комісії включають не менше трьох працівників, у тому числі бухгалтера, який звільняється. Якщо останній відмовляється брати участь у роботі комісії, то це зазначається в акті. До роботи комісії бажано залучати претендента на посаду бухгалтера.

Послідовність дій у випадку зміни головного бухгалтера може бути такою:

а) перевірка стану обліку;

б) підготовка документів до передачі;

в) оформлення приймання-передачі справ;

г) звільнення і призначення головного бухгалтера.

Перевірка стану обліку може проводитися незалежним аудитором або працівником даного підприємства. Аудит здійснює аудитор і за його наслідками складає висновок.

Перевіряти роботу бухгалтерії може також комісія, створена наказом керівника, або внутрішні аудитори. Це залежить від конкретних умов, що склалися на підприємстві.

Часто перевірка проводиться шляхом лише встановлення наявності документів. У такому випадку не виявляються факти порушень і зловживань, а документи приймаються формально.

Звичайно, зробити швидко суцільну перевірку документації за останні три роки неможливо, тому перевірка, як правило, здійснюється вибірково. Суцільно перевіряють наявність фінансової та податкової звітності, бухгалтерських регістрів синтетичного та аналітичного обліку (книги, відомості, журнали), первинних документів.

Можливий варіант, коли заздалегідь знають, хто буде головним бухгалтером із цього колективу. За вказівкою керівника підприємства кандидат на посаду головного бухгалтера бере участь у проведенні перевірки стану бухгалтерського обліку, правильності відображення господарських операцій, підготовці документів для передачі, що зазначається в акті приймання-передачі справ.

Головний бухгалтер може мирно і добродушно передавати справи іншій особі, яка не працює на даному підприємстві, пояснюючи при цьому всі особливості обліку на підприємстві.

Але не виключається і такий випадок, коли головний бухгалтер звільнився з підприємства, та ще й не за своїм бажанням, а посада довгий час залишалася вакантною чи займалася тимчасовою особою. У такому випадку новий бухгалтер має ретельно ставитися до оформлення приймання справ, поставити перед керівником підприємства питання про проведення аудиту або внутрішньої перевірки. Очевидно, що новопризначений бухгалтер не несе відповідальності за ведення бухгалтерського обліку за період, коли він не працював.

На визначену дату передачі бухгалтерських справ усі облікові операції за минулий період повинні бути завершені, а саме:

проведено всі бухгалтерські записи за минулий період;

укомплектовано в справи первинні документи;

оформлено журнал реєстрації довіреностей, реєстри податкових накладних, книги (відомості) аналітичного обліку, касову книгу тощо;

складено головну книгу.

Під час передачі справ інвентаризацію проводять за згодою між головним бухгалтером, який звільняється, новим бухгалтером і власником (керівником) підприємства. Якщо головний бухгалтер виконує також обов'язки касира і є матеріально відповідальною особою, то при його зміні проведення інвентаризації каси є обов'язковим.

Підготовка документів до передачі передбачає групування їх за однорідними операціями і підшивку в справи. Відомості, журнали та інші облікові регістри дооформляють, якщо є потреба, і підбирають у окремі папки. Виявлені у процесі перевірки недоліки зазначають в акті, по можливості роблять їх виправлення, які супроводжуються оформленням бухгалтерських довідок.

Оформляють приймання-передачу справ актом. Акт приймання-передачі складають у трьох примірниках: керівнику, колишньому і новому головним бухгалтерам, які й підписують цей документ. В акті зазначають суттєві випадки, які характеризують якість ведення бухгалтерського обліку і складання звітності на підприємстві. До акту додають опис документів, що передаються, акти проведених перевірок (акти ревізії, висновки аудитора тощо), положення про бухгалтерію, положення про облікову політику, посадові інструкції та інші організаційно-розпорядчі документи бухгалтерської служби. До акта також можуть бути додані пояснення працівника, який звільняється. Акт підписують новий і колишній бухгалтери та представник адміністрації. У разі незгоди головного бухгалтера (який приймає чи який передає справи) він має право зробити в акті відповідні мотивовані заперечення.

Зміна головного бухгалтера це дуже важлива подія для підприємства. Залишати посаду головного бухгалтера можна за власним бажанням або за ініціативою керівника. Можлива ситуація, коли керівник не хоче відпускати добровільно працюючого бухгалтера і чинить різні перешкоди щодо його звільнення. В такій ситуації слід дати зрозуміти керівнику, що найкраще вирішити спірні питання шляхом спільної згоди. Згідно з чинним законодавством бухгалтер, як і будь-який інший працівник має бути звільнений протягом двох тижнів після подання заяви.

До передачі справ потрібно виконати всі бухгалтерські записи до дати звільнення, укомплектувати у справи первинні документи, форми фінансової та податкової звітності, книги та відомості синтетичного та аналітичного обліку.

Акт нриймання-передачі бухгалтерських документів при зміні головного бухгалтера ТзОВ "Нива", м. Яворів 15

жовтня 2011 р.

У зв'язку зі зміною головного бухгалтера ТзОВ "Нива" здійснено передачу—приймання таких бухгалтерських документів:

1. Первинні документи за 2009-2011 рр. Прошиті та пронумеровані. — 12 папок;

2. Головна книга - 3 шт.;

3. Касова книга3 шт. /

4. Регістри бухгалтерського обліку - 5 папок;

5. Регістри податкового обліку4 папки;

6. Фінансова звітність - 3 папки;

7. Податкова звітність3 папки;

в. Внутрішня документація щодо трудового розпорядку та роботи бухгалтерії. - 1 папка;

9. Результат перевірок контролюючих органів — 2 палка/

10. Акти передачі документів на зберігання до архіву — 1 папка; Бухгалтерська документація ТзОВ "Нива" передається у задовільному стані.

Проведена вибіркова перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності ТзОВ "Нива" показала, що головний бухгалтер, який звільняється, забезпечив ведення бухгалтерського та податкового обліку в обсягах і на умовах, визначених внутрішніми документами товариства та у відповідності до вимог законодавства.

Підписи: Директор ТзОВ "Нива" І.В. Іваненко

підпис

Головний бухгалтер, що звільнений K.M. Лопата

підпис

Головний бухгалтер, що прийнятий О.В. Дерева

підпис

Акт складено у трьох примірниках-для кожної із сторін.

Як правило, дата передачі справ збігається з датою звільнення. Можлива ситуація, коли бухгалтер після передачі справ ще певний час консультує наступника. Можлива також обернена ситуація - бухгалтер роботу припиняє, а наступника ще немає. За таких обставин справи передаються керівнику підприємства.

Претендент на посаду головного бухгалтера зацікавлений у своїй подальшій роботі. Тому у процесі приймання справ він мас і ясувати такі фактори на новому підприємстві:

засновники підприємства;

система оподаткування (загальна, єдиний податок, чи є платником податку на додану вартість);

види діяльності підприємства, його структурні підрозділи;

наявність довідок про присвоєння ідентифікаційного коду, документів з податкової інспекції та соціальних фондів про реєстрацію; наказ про облікову політику;

форма обліку (наявність комп'ютерів та ліцензійних програм для обліку);

графік документообігу;

посадові інструкції;

система оплати праці;

наявність та використання автотранспорту. Під час оформлення на роботу бажано укласти трудовий договір у письмовій формі. Деякі роботодавці практикують прийняття на роботу з випробним строком. За цей час бухгалтер ліквідує недоліки, які були в обліку, а потім його звільняють. Потрібно знати, що випробний строк не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним комітетом профспілки - шести місяців. Треба вимагати зазначення умов, за яких випробування вважається успішним. Якщо бухгалтеру пропонують брати функції, які виходять за межі суто бухгалтерських, наприклад, здійснювати фінансове та податкове планування, то він може відмовлятися від їх виконання, або вимагати додаткової оплати.

Може скластися ситуація, коли на підприємстві немає головного бухгалтера, облік запущений, а новому бухгалтеру пропонують перевірити або відновити облік за попередні періоди. Звичайно, це окрема платна робота.

Порядок відновлення обліку залежить від конкретної ситуації на підприємстві. Таку роботу виконують у певній послідовності, яка може бути такою:

1. Усі наявні первинні документи розкладають в окремі папки за місяцями;

2. У кожній папці документи групують за видами операцій: банк, каса, покупці, постачальники, заробітна плата, виробничі запаси, готова продукція, основні засоби тощо;

2. В окрему папку групують послідовно за місяцями наявну звітність;

3. Окремо підбирають наявні журнали-ордери, відомості, головна книга;

4. Переглядають папку звітності, виявляють звіти, яких бракує; у державній податковій інспекції, соціальних фондах і відділі статистики знімають для себе копії наявних там звітів. Якщо якихось звітів немає, то узгоджується з відповідними службами питання про те, чи поновлювати відсутні звіти за попередній період, чи почати подавати звітність з найближчого звітного періоду;

5. Переглядають банківські виписки. Якщо якихось з них нема, банк за окрему плату їх роздруковує. На підставі виписок відображають рух грошей на рахунках у банку;

6. Переглядають касові документи, роблять з них записи у касову книгу, складають відомості по руху готівки у касі і звіряють їх з рухом коштів на рахунках у банках;

7. Використовуючи чеки, квитанції, проїзні квитки, посвідчення про відрядження, авансові звіти (якщо їх немає - оформляють), заповнюють відомість обліку по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Аналогічно оформляють відомості по субрахунках 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками", 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями";

8. Відновлюють відомості по нарахуванню заробітної плати, роблять нарахування у соціальні фонди;

10. Складають наказ про облікову політику, в якому зазначають всі необхідні дані для ведення обліку;

11. Складають відомості по наявності та руху матеріальних цінностей;

12. Складають інвентарні картки по обліку основних засобів та відомості по наявності і руху об'єктів;

13. Нараховують амортизацію;

14. Відображають витрати на виробництво і витрати діяльності;

15. Відображають доходи, нараховують податки, закривають рахунки з обліку витрат і доходів, визначають фінансовий результат;

16. На підставі журналів-ордерів та відомостей складають головну книгу. На цьому відновлення обліку за перший місяць вважається закінченим;

17. Таким самим чином, як відновлено облік за перший місяць, відновлюється облік за наступні місяці;

18. Складають і подають встановлені строки фінансову та податкову звітність, а також звітність до Пенсійного та інших соціальних фондів.

Після відновлення продовжують вести бухгалтерський облік у встановленому порядку.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси