Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Щоранку Ви починаєте з перегляду документів, що надійшли. Найчастіше...Організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архівМетоди збору, обробки аналізу та інтерпретації соціальної інформаціїРАЦІОНАЛІЗАЦІЯ ПРАЦІ В БУХГАЛТЕРІЇ ТА ПЛАНУВАННЯ ПЕРСПЕКТИВНОГО...Документування: класифікація первинних документів, порядок та правила...
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація документообігу на підприємствіОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУОрганізація документообігу
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Бухгалтерський та податковий облік: Первинні документи та порядок їх заповнення
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Обробка документів, що надійшли до бухгалтерії

Первинна обробка документів — підготовка документів для запису у відповідні облікові реєстри. Первинна обробка документів — це початок (перший етап) технологічного процесу бухгалтерського (у т.ч. і комп'ютерного) обліку.

Первинні документи є основним вихідним матеріалом для складання зведених звітних реєстрів — журналів-ордерів, відомостей, таблиць. Тому висока якість первинних документів, тобто відсутність помилок у їхньому заповненні, чіткий і розбірливий запис реквізитів є найважливішою умовою складання якісних і достовірних зведених реєстрів і звітності.

Обробка починається на етапі приймання документів. Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці:

— за формою;

— арифметично;

— по суті господарської операції.

Перевірка за формою: дотримання форми документів, повнота і правильність оформлення документів, наявність у них обов'язкових реквізитів, відповідність дозвільних підписів затвердженому списку осіб на право підпису.

Арифметична перевірка: правильність обчислень і підсумкових (у т. ч. проміжних) підрахунків.

Перевірка по суті: перевірка законності і доцільності господарської операції, правильність проставлених розцінок, норм витрати (видачі), цін по суті господарської операції. Зміст документа повинен коротко, але чітко і недвозначно виражати суть господарської операції.

Бухгалтер зобов'язаний при прийманні й обробці документів звернути увагу на:

1) написання дати документа. Неправильно, наприклад, писати: 2.03.2013 р., — правильно: 02.03.13 р., тобто число (2 знаки), місяць (2 знаки), рік (2 знаки);

2) наявність номера документа (а в документах суворої звітності і серії). Видача (виписка) будь-якого документа має бути зареєстрована;

3) правильне позначення вимірника господарської операції. Вони можуть бути натуральними (в одиницях маси), трудовими (у людино-годинах), грошовими (грн., коп.). Відсутність вимірника в документі позбавляє його обліково-розрахункової основи. Загальні цифрові дані деяких документів повторюються прописом.

Первинні документи мають важливе контрольне значення. Багато документів підписують головний бухгалтер, його заступники, не вникаючи в їхню суть. А саме на цій стадії перевіряються законність операції і правильність оформлення документа. Головний бухгалтер, що не дивлячись ставить свій підпис під різними фінансовими документами, не вникаючи в суть того, що принесуть йому на підпис, цілком залежить від випадку і чесності працівників.

Неграмотне складання податкових документів, порушення порядку оформлення податкових накладних, неточності, що допускаються в книгах обліку продажу і покупки товарів, можуть призвести до негативних наслідків.

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, керівник підприємства зобов'язаний забезпечити виконання правомірних вимог головного бухгалтера щодо оформлення і представлення первинних документів для обліку, фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій.

Усі первинні документи після первинної обробки мають бути занесені в облікові реєстри. Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Організація документообігу

Первинні документи проходять стадії оформлення, приймання, обробки, поточного зберігання документів у бухгалтерії, здачі їх до архівів підприємства.

Проходження кожного первинного документа з моменту складання і до передачі до архіву підприємства прийнято називати документообігом.

Документообіг утворює циркуляцію первинної інформації, що міститься в первинних документах.

Організація документообігу припускає оперативне одержання, обробку і доведення до користувачів відповідної облікової інформації. Правильна організація документообігу на будь-якому підприємстві — найважливіша частина побудови всього облікового процесу. Від того, наскільки чітко й ефективно поставлений контроль за проходженням первинних документів, залежить своєчасна обробка документів і складання звітності, контроль за процесом діяльності підприємства і своєчасне одержання інформації для потреб управління, забезпечення зберігання матеріальних цінностей.

Раціональна організація документообігу і циркуляція інформації передбачають: чітке визначення (призначення) осіб, відповідальних за виписку, візування (за необхідності) і підписання документів, терміни надання документів до бухгалтерії, порядок зберігання і відповідальність осіб за зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів підприємства, порядок здачі документів в архів.

Порядок потокового зберігання документів у бухгалтерії, передачі їх в архів, а також порядок зберігання документів в архіві підприємства визначаються на практиці різними розпорядчими документами підприємства: наказом; розпорядженням; інструкцією; записом у посадових інструкціях виконавців; записом в обліковій політиці підприємства.

Рух первинних документів за термінами і відповідальними особами визначається Графіком документообігу (табл. 1.1), що передбачено Положенням № 88.

Таблиця 1.1. ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ на 2013. рік

ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ на 2013. рік

Графік документообігу на підприємстві повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу має вигляд таблиці, по вертикалі якої наводиться найменування всіх первинних документів (внутрішніх і зовнішніх), рух яких має місце на підприємстві, а по горизонталі — вказуються служби, структурні підрозділи чи особи, що виписують і підписують (візують) документи, терміни здачі (передачі) документів по інстанціях і процесах обробки документів і передачі їх в архів підприємства.

У наведеній виписці з графіка документообігу продемонстровано документообіг найбільш простого і доступного для розуміння первинного документа — видаткового касового ордера. Якщо врахувати кількість і різновид застосованих на підприємстві первинних документів і шлях їх проходження від планово-виробничих служб через підготовчі, розкрійні, обробні, складальні й інші процеси виробничої обробки до надходження у бухгалтерію і далі в архів підприємства, то стане зрозумілим: Графік документообігу у більшості випадків є документом більше теоретичним, ніж практичним. Часто спроба розробки Графіка документообігу закінчується наказом підприємства про перелік і терміни надання первинних документів у бухгалтерію. На нашу думку, непоганим варіантом є визначення в обліковій політиці підприємства Переліку наданих у бухгалтерію первинних документів (за термінами надання) і Списку осіб на право підписання первинних документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси