Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Програмні системи електронного документообігуСистема електронного документообігуВпровадження систем електронного документообігуСистеми електронного документообігу в електронній комерціїЕлектронний документообіг в корпоративних ІС.
Документування вхідних е-документівПопередній розгляд документівПроцедури контролю вхідних данихПриймання, розгляд і реєстрація документівПриймання, розгляд і реєстрація документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Функціональні можливості систем електронного документообігу

Як правило, СЕД реалізують функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Водночас вони можуть успішно здійснювати повноцінний електронний документообіг за умови впровадження в установі електронного цифрового підпису.

У СЕД одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі - РК) документа - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, що зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною СУБД.

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, направлення документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяться на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів. Як, правило, підтримуються три базові групи:

o вхідні;

o вихідні (внутрішні);

o звернення громадян.

Група "Вхідні" призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи, група "Вихідні (внутрішні)" - для реєстрації вихідної кореспонденції установи та внутрішніх документів, група "Звернення громадян" - для реєстрації вхідних листів громадян.

У більшості СЕД допускається розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознаками структурних підрозділів або листування.

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна також поділити на дрібніші підгрупи. Наприклад, групу "Вихідні" можна розділити на підгрупи "Вихідні документи" і "Внутрішні документи", а підгрупу "Внутрішні документи" - на підгрупи "Накази", "Розпорядження", "Заяви", "Доповідні записки" тощо. У групі "Накази" виокремлюють "Накази з основної діяльності", "Накази з особового складу", "Накази з адміністративно-господарських питань" тощо.

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи.

Залежно від того, до якої базової групи віднесено документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Розгляд вхідного документа

Під час реєстрації вхідного документа працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у т. ч. коротку анотацію, у разі необхідності приєднує відсканований (при можливості - виконаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів є великим, то працівник служби діловодства може передати документ на спеціалізовану ділянку сканування. Там документ буде відскановано за допомогою технічних засобів потокового сканування й образ автоматично приєднається до вже введеної РК.

Після реєстрації працівник служби діловодства визначає посадову особу в установі, яка розглядатиме документ, що надійшов. Він може підготувати також проект резолюції. СЕД самостійно направить РК посадовій особі, визначеній працівником служби діловодства. До картки може бути "прикріплено" будь-яку кількість файлів, що містять сам документ у комп'ютерній формі подання (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо - або відеоматеріал тощо).

Зміст резолюції відбивається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право фіксування резолюцій. При цьому, попри те, що резолюція подається від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа.

Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, визначених у резолюції як виконавців.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси