Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Недобросовісна конкуренція і захист комерційної таємниціПравовий захист комерційної таємниціОрганізація захисту комерційної таємниці
ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇВимоги до структури та змісту інструкції з діловодстваНотаріальне діловодства як одна із складових нотаріальної процедури
Порядок зняття грифа обмеженого доступуОперативне зберігання документівПраво на доступ до документів
Правила передачі справ на зберіганняАРХІВИ В ІСТОРИЧНОМУ КРАЄЗНАВСТВІПередавання справ до архіву установи
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

- забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;

- використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

- обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

- встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

- розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

- здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф "Комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства мусять під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Особливості комерційного діловодства

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова скоба (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

Виготовлення документів з грифами "Комерційна таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" здійснюється централізовано, у спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа.

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця".

Усі документи, що надходять з грифом "Комерційна таємниця", одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).

Оперативне зберігання документів з грифом обмеження доступу

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку "Комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами внесеними до даної справи.

Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Рух документів з грифом "Комерційна таємниця" фіксують у "Журналі обліку видавання документів, що мають гриф "Комерційна таємниця".

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

- вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у "Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу";

- виносити з приміщення документи без спеціального дозволу керівника;

- розмножувати документи без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

Передача справ до архіву

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:

- перевірити наявність усіх документів;

- відібрати документи для зберігання в архіві;

- визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за працівником, і передають їх новопризначеному. Акт приймання-передавання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси