Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
ОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУФункціональні можливості систем електронного документообігуОрганізація документообігуОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОсобливості створення електронних документівОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУЕлектронний документообігРеєстрація електронних документівЕтапи документообігуСистема електронного документообігу
 
Головна arrow Бухоблік та Аудит arrow Організація обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Електронні документи та електронний документообіг

Інформаційна база обліку представлена базою даних (БД), в якій зберігаються облікові дані у вигляді залишків на початок року і бухгалтерських проводок з початку року по рахунках, а також базою знань, яка містить описи форм вхідних документів (паперових або машинних), плану рахунків бухгалтерського обліку, який застосовується на підприємстві, класифікатори облікових номенклатур, форми вхідних та вихідних документів (регістри обліку, форми звітності) і алгоритми обробки облікової інформації. Відповідно до цього, етапами технології облікового процесу на ЕОМ будуть:

збір облікових даних і введення їх в ЕОМ;

формування інформаційної бази;

обробка інформації на ЕОМ;

видача результатної інформації;

робота в діалоговому режимі;

зберігання інформації.

Кожен з цих етапів передбачає створення того чи іншого документа, як носія економічної інформації, але уже в електронному, а не паперовому вигляді. Звідси перевагами автоматизованого документування є:

- економія праці по виготовленню первинного документа і введенню даних в ЕОМ - ці операції здійснюються одночасно;

- зменшення помилок через можливість візуального і машинного контролю;

- одночасне створення документа і здійснення бухгалтерської реєстрації - аналітичної і синтетичної. Первинне документування як попередній обліковий акт відпадає. Стадія первинного документування об'єднується (співпадає) з поточною хронологічною і систематичною бухгалтерською реєстрацією, поточним обліком.

- немає необхідності у допоміжних документах і регістрах - групувальних відомостях і таблицях, журналах. їх заміняє магнітне середовище зовнішньої і оперативної пам'яті ЕОМ. При необхідності дані можуть виводитися на екран або друкуватися на папері, технічний прогрес у суспільстві, що охопив й область інформатики, поширився на документознавство і, зокрема, на документи і документообіг.

- при електронній технології поняття "документ" у його організаційному, правовому, економічному й іншому аспектах не зникає, однак змінюються форми і методи складання і використання документів у процесах управління.

Електронний документ - це зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерствам фінансів України. Вимоги до електронного документа:

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. - Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його Змісту людиною.

Електронний документ повинний мати обов'язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію.

- У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні.

При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа.

У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Колією електронного документа на папері є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів.

Електронний документ може бути юридичним доказом здійснення операцій лише о разі наявності електронного цифрового підпису, який ідентифікує підписувача та підтверджує цілісність даних в електронній формі.

Законом України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-ІУ визначено, що:

електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додасться до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;

засіб електронного цифрового підпису - програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій - призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису;

особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу;

відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

засвідчення чинності відкритого ключа - процедура формування сертифіката відкритого ключа;

сертифікат відкритого ключа - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Законом № 851 визначено, що електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

свідоцтва про право на спадщину;

документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

в інших випадках, передбачених законом.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) мас бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Кабінет Міністрів України постановами від 28 жовтня 2004 р. № 1452, № 1453, № 1454 затвердив "Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності", "Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", "Порядок обов'язкової передачі документованої інформації". Ці нормативні акти регулюють порядок використання електронних документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси