Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Документування управлінської діяльності в організаціїДокументування процесу реалізації управлінських рішеньОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇУправлінська діяльність як специфічна складова суспільного виробництваМетодика документування аудиту виробничої діяльності
Класифікація документів за способом документуванняДокумент, його функції. Класифікація документівРозвиток класифікації документівКласифікація документів за призначеннямОсновні визначення та класифікація музичних документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Діловодство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Основою ДІЯЛЬНОСТІ будь-якої установи є робота з інформацією - її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання. Інформація може бути бездокументною (усною) і документованою, тобто зафіксованою на будь-якому матеріальному носієві інформації (паперовому, електронному тощо). Система документації, що забезпечує виконання функцій управління, називається управлінською [33, с. 8]. Процес фіксації інформації, тобто створення документів, іменується документуванням управлінської діяльності. При цьому запис інформації на різних носіях (створення документів) здійснюється за встановленими правилами документування.

Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття "документ" трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в часі та просторі [33, с. 2].

Функції та класифікація документів

В управлінській діяльності документи виконують такі функції:

інформаційну: є носієм і джерелом інформації;

управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати управлінський процес;

правову: є юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості та показники;

комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією і спілкування між різними об'єктами;

облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності;

соціальну: задовольняють різні соціальні потреби, відбивають соціально-економічну, політичну, суспільну та інші сфери життя держави і громадян;

культурну: є пам'яткою культури даної епохи, зберігають і передають культурні традиції;

історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, сприяють дослідженню історичного минулого країн і народів, забезпечують потреби суспільства в ретроспективній інформації.

Однак насамперед управлінський документ є джерелом інформації та засобом соціальної комунікації.

Документи класифікують таким чином:

за їх видами (номіналами): накази, розпорядження, плани, звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні та пояснювальні записки, листи, телеграми, анкети, стандарти, технічні умови, доручення, заяви тощо;

за походженням: службові (створені або отримані установою в процесі діяльності), особові (що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також містять біографічні і (або) інші відомості про нього), особового походження (створені фізичною особою поза службовою діяльністю або які наявні в її приватному зібранні);

за способом документування: письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені засобами оперативної поліграфії, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні (креслення, карти, схеми, ноти), фото -, фоно-, кінодокументи;

за видом носія інформації: паперові та електронні (дискети та диски для комп'ютерів, жорсткі диски комп'ютерів тощо). Основним матеріальним носієм службової інформації на сьогодні є папір;

за місцем складання: документи для вирішення зовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація, у свою чергу, поділяється на вхідну і вихідну кореспонденцію.

за ступенем складності: прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, складні - з кількох питань;

за ступенем гласності: відкриті документи і документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом поділяють на конфіденційні і таємні;

за юридичною силою: справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсними й недійсними. Документ стає недійсним унаслідок закінчення строку дії або скасування його іншим документом;

за строками виконання: термінові і нетермінові. Терміновими є документи зі строком виконання, установленим нормативно-правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново";

за стадіями підготовки: чорновий документ і оригінал. Чорновий документ - рукописний або машинописний документ, що відбиває роботу автора над текстом документа. Оригінал - єдиний примірник документа, що першим набуває юридичної сили (тобто оформлений І підписаний відповідно до встановлених вимог). З оригіналу можуть бути виготовлені копії, витяги з документа і дублікат. Копія - це ідентичне відтворення оригіналу, засвідчене посадовою особою. Різновидом копії є відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта. Витяг з документа - засвідчена копія частини тексту оригіналу. Дублікат - повторно оформлений примірник замість втраченого чи пошкодженого оригіналу документа, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного (довічного), тривалого (понад 10років), тимчасового (до 10-ти років) зберігання;

за ступенем обов'язковості: інформаційні документи, що містять відомості і факти про виробничу та іншу діяльність установи, і директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної або технічної норми;

за формою викладення тексту: індивідуальні, типові, примірні, уніфіковані документи. Індивідуальні документи за змістом є специфічними і носять характер разового документа. Типовими є документи, створені для всіх установ і розраховані на описування однорідних процесів чи явищ (типовий технологічний процес, типові правила, типові норми, типові договори, типові інструкції тощо). Примірні документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання й оформлення документів за аналогією. Уніфіковані документи мають формалізовану трафаретну структуру тексту у вигляді анкет, таблиць;

за характером узагальнення: первинні і вторинні документи. Первинний документ містить оригінальну за характером інформацію, що підсумується, узагальнюється у вторинних документах.

Управлінські документи утворюють кілька систем документації (організаційно-розпорядча, первинно-облікова, банківська, фінансова тощо). Співвідношення документів з різних систем документації у діловодстві різних установ неоднакове. Це залежить від специфіки та масштабу діяльності тієї або іншої установи, її місця в системі загальнодержавного управління та інших чинників. Проте, незалежно від цього, в будь-якій установі використовуються документи, що відбивають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність; їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Таким чином, організаційно-розпорядча документація (ОРД) є однією з підсистем управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. У системі ОРД виокремлюють такі основні групи документів:

організаційно-правові (статут, положення, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо);

розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення);

інформаційно-аналітичні (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, зведення, огляди, телефонограми, телеграми тощо).

Серед документів особливе місце належить такому виду документів, як протокол, що поєднує ознаки інформаційно-аналітичного та розпорядчого документа.

Кожен із зазначених видів документів має свої особливості щодо оформлення та викладення тексту.

Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчої документації регламентує ДКУД [41].

Одним із шляхів підвищення ефективності управлінської діяльності є уніфікація та стандартизація документів як за формою, так і за змістом, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси