Навігація


Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
Правила і терміни зберігання первинних документів, облікових регістрівЗагальні правила обігу документівОсновні правила оформлювання документів
"ЯК МАЛО ПРОЙДЕНО ШЛЯХІВ, ЯК БАГАТО ЗРОБЛЕНО ПОМИЛОК..."Людина як багато системне явищеУ визначенні поняття "історія" є багато змістових конструкцій....
Система розвитку управлінських кадрів, побудована за принципом...Як побудовані і для чого застосовують водопійні вогнегасники?Національний банк України. Банківська система України побудована за...
Як поводитися за столомСтоли і кріслаСервірування столів
Кількість примірників документів, в яких викладено зміст угодКласифікація документів за призначеннямІсторичні документи
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Правила "паркування" документів

Що написано пером, не вирубаєш сокирою. /Російське прислів'я/

Щоранку Ви починаєте з перегляду документів, що надійшли. Найчастіше це віднімає занадто багато часу. Що робити?

Почнемо з того, що не можна встигнути все відразу. Секретар приносить Вам пошту, але в ній далеко не всі папери першорядної терміновості і важливості. Цілком можливо, що деякі з них можуть почекати і день, і два. А інші, навпаки, вимагають негайних дій. Але як у цій купі паперів знайти першорядне і відкласти убік те, що дійсно може полежати якийсь час?

У такій ситуації Вам саме і придасться система "паркування" документів, тобто місце, на якому документи розкладаються у відповідності зі ступенем їхньої терміновості і важливості.

Як побудована система "паркування" документів?

На першому місці розміщаються самі термінові і важливі папери (можна назвати них, наприклад, "терміновим файлом"), далі ті, котрі можуть почекати або зажадають повторної роботи з ними тощо. Потім документи, на які Ви вже відреагували і забули про їхнє існування, поклавши іншу роботу з контролю і виконання на свого секретаря.

Таким чином, система "паркування" документів - це все та ж картотека, тільки для документів, де кожен розділ позначений відповідними буквами алфавіту або спеціальним шифром. Одного погляду на картотеку досить, щоб визначити: тут лежать документи, що вимагають щомісячної звітності, тут заяви, далі фінансові і платіжні документи, пропозиції по проектам, звіти і плани тощо. На деяких розділах можна відразу ж проставляти терміни виконання документів, щоб не створювати зайвої нервозності і суєти. Одним словом, цей простий і раціональний винахід.

Що робити з 10% документів, що залишилися після розбирання столу?

Припустимо, що Ви дійсно залишили тільки ті документи, що можуть Вам знадобитися в майбутньому. Як правило, вони "підшиваються" у справу. Отже, Вам потрібна система, що дозволяє робити це найбільше ефективно і швидко.

Така система може містити в собі розробку звичайного шифру або індексацію: В - вихідні, Вх. - вхідні, Т - термінові папери, СК - документи для службового користування тощо. Словом, Ви можете задіяти весь алфавіт від А до Я або всі цифри від 1 до 9. Але не перестарайтеся. Інакше під літерою "П" (покупці) Ваша секретарка почне складувати і ті папери, що Ви відкладали на підпис вищестоящому начальству, і для того, щоб підшити їх до справи. А плутанина відбудеться тому, що й у тому, й в іншому випадку Ви просто ставили на документі букву "П".

Чи можна скоротити кількість документів у підшивці?

Не тільки можна, але і необхідно! Намагайтеся не складувати непотрібні документи. Скористайтеся однією з методик, запропонованих нижче:

- Документи підшиваються за розділами, позначеними спеціальними шифрами. Причому відбувається це після закінчення визначеного часу. Наприклад, через місяць після того, як папір ліг до Вас на стіл. Ви самі переконаєтеся, як різко скоротиться кількість паперів на той час, коли наступить момент їх підшити.

- Документи підшиваються в хронологічному порядку. Наприклад, по кварталах, з обмеженим терміном збереження. Тоді в четвертому кварталі викидаються папки за перший квартал або за четвертий квартал минулого року (зрозуміло, це правило не поширюється на документи, що підлягають більш тривалому збереженню відповідно до діючого законодавства, - наприклад, на фінансову звітність).

Кожна з цих двох методик може Вам підійти, тому що дозволяє безжалісно боротися з непотрібним "складуванням" паперів. Однак Ви можете придумати і свій спосіб. У деяких офісах, наприклад, секретар, підшиваючи черговий папір, викидає з папки той, котрий був підшитий першим, регулюючи в такий спосіб товщину папок.

Поради:

- намагайтеся обробляти тільки вхідну кореспонденцію, яка має для Вас значення, передоручіть обробку "рутинної пошти" секретарю;

- доручіть секретарю робити попереднє розсортовування вхідної пошти (наприклад, за пріоритетністю) і розкладку її в спеціальні папки;

- вимагайте, щоб до вхідних листів прикладалися необхідні роз'яснювальні матеріали;

- все несуттєве негайно відправляйте в кошик для сміття;

- при читанні листа відразу позначайте всі важливі місця в тексті;

- позначайте лист вказівками і зауваженнями по обробці (термін виконання, виконавця, місце в архіві тощо);

- вхідну пошту, яка повинна оброблятися в іншому місці, негайно відправляйте за призначенням;

- обробляйте лист відразу після одержання;

- жодний лист не повинен залишатися без обробки;

- використовуйте систему каталогу для "паркування" документів;

- вчасно і регулярно рятуйтеся від непотрібних паперів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси