Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Планування роботи за допомогою методу "Альпи"

Метод "Альпи" відносно простий, і після деяких вправ Вам буде потрібно в середньому не більш 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

  • 1) складання завдань;
  • 2) оцінку тривалості планованих дій;
  • 3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
  • 4) прийняття рішень по пріоритетах і передорученню окремих операцій;
  • 5) контроль (облік незробленого). Розглянемо їх:

Перша стадія планування за методом "Альпи" - складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра "План дня" все те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня:

  • - задачі зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;
  • - невиконане напередодні;
  • - справи, що додалися;
  • - терміни, яких треба дотриматися;
  • - періодично виникаючі задачі.

Уживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня", наприклад: В — візити, наради; Д — делегування справ; К — контроль; П — у процесі, у справі; ПВ — поїздки, відрядження; ПР — письмова робота, ділові листи, диктування; С — секретар; Т — телефонні розмови;

Ч — процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо). Складений таким способом список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК нове приміщення для офісу; В — Шишкін (комп'ютерна програма);

В — Іванов (експертна оцінка);

П — проект вивчення ринку;

К — Сидоров (статистика збуту);

ПР — Васильєв (лист);

Ч — спеціальний журнал для менеджерів;

Т — Кошкин (недостача персоналу);

Т — Сергій (вечірня партія в більярд).

Після короткого тренування Ви зможете так складати список завдань, аби:

  • - у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;
  • - підрозділяти їх на затяжні й короткі, нетривалі;
  • - перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їхнього виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Приклад:

П — проект вивчення ринку;

В — Іванов (експертна оцінка);

ПК — нове приміщення для офісу;

Ч — спеціальний журнал для менеджерів;

Нетривалі роботи:

К — Сидоров (статистика збуту);

ПР — Васильєв (лист);

"Телефонний блок":

Т — Шишкін (комп'ютерна програма);

Т — Кошкін (нестача персоналу);

Т — Сергій (вечірня партія в більярд).

Друга стадія — визначення витрат часу. Пам'ятайте, що реалістичний план дня повинний бути завжди обмежений тим, що Ви фактично у змозі зробити.

Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити зразкову тривалість планованих дій, наприклад:

Справи

Години

П — проект вивчення ринку;

3,0

В — Іванов (експертна оцінка)

2,0

ПК — нове приміщення для офісу

1.5

Ч — спеціальний журнал для менеджерів

1.0

К — Сидоров (статистика збуту)

0,5

ПР — Васильев (лист)

1,5

Т— Шишкін (комп'ютерна програма)

Т — Кошкин (недостача персоналу)

0,5

Т — Сергій (вечірня партія в більярд)

Разом:

10,0

Третя стадія - встановлення співвідношення 60/40.

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, відповідно до якого планом повинно бути охоплено не більш 60% Вашого часу й приблизно 40% повинно бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, то це означає, що Вам належить охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою повинен бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час повинен скласти приблизно 5 годин.

Якщо Ви запланували більш 60 % свого часу, то варто обов'язково довести складений Вами список завдань до зазначених параметрів, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи й скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на наступний день, або викреслений взагалі, або довершений за рахунок понаднормових робочих годин.

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся більш точно планувати свій час. Майте також на увазі, що робота найчастіше вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше й більш послідовно уникаєте від перешкод, якщо під визначену задачу Ви відвели визначений час.

Четверта стадія планування: прийняття рішень по пріоритетам, скороченням і передорученню. Ціль: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5 — 6 годин. В остаточному варіанті план дня може виглядати в такий спосіб (табл. 4.1 .):

Таблиця 4.1. План на день

План на день

Для цього:

по-перше, установіть однозначні пріоритети для своїх справ й уточніть відповідно до них задачі дня;

по-друге, перевірте ще раз скалькульовану Вами потреба в часі, й скоротить час на всі справи до зовсім необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її делегування й раціоналізації.

І, нарешті, на п'ятій стадії здійснюється контроль за виконанням плану дня й перенос незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі задачі вдається виконати, й не всі телефонні розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Якщо ту саму справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче за неї беретеся й доводите до завершення, або Ви відмовляєтеся від цієї справи, тому що іноді проблема вирішується сама собою.

Складайте план до початку роботи, а саме напередодні ввечері: з більшою впевненістю й розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступним ранком почнете новий день

Уже на шляху додому й на шляху на роботу вранці Ваша підсвідомість опрацьовує завдання дня й готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима й намічено підходи до їхнього вирішення, новий насичений роботою день здається вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим.

Використання методу "Альпи" дає наступні основні переваги:

  • - Краща настройка на майбутній робочий день.
  • - Планування наступного дня.
  • - Чітке уявлення про задачі дня.
  • - Упорядкування плину дня.
  • - Подолання безпам'ятності.
  • - Концентрація на найбільш істотному.
  • - Зменшення обсягу "паперової" роботи.

Прийняття рішень про встановлення пріоритетів і про передоручення (делегування).

  • - Скорочення перешкод і небажаних перерв.
  • - Зменшення стресів і нервової напруги.
  • - Поліпшення самоконтролю.
  • - Підвищення задоволеності й мотивації.
  • - Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу й методів наукової організації праці Ви зможете щодня заощаджувати від 10 до 20% Вашого часу.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші