Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Типові помилки при організації планування часу

1. Ситуація: "Мені складно дається планування часу, тому що я від народження неорганізована людина".

Помилка: Якщо Ви не навчилися самоорганізації в юності, то можете все життя вважати себе дезорганізованою людиною. Однак істина полягає в тому, що будь-яка людина в будь-якому віці може навчитися організовувати свій час. Усе, що для цього потрібно - готовність піти на зміни у своєму житті, а також знання того, де, коли й як здійснювати ці зміни.

2. Ситуація: "Я переконаний, що планування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності й робить його рутинним".

Помилка: Чітке визначення своїх цілей і пріоритетів зовсім не означає, що Вас затягне в нудну й передбачувану рутину. Насправді, при кращій організації свого часу, Ви надасте собі ще більше волі дій. Наприклад, у жаркий день Ви захочете піти додому раніше. Але перед уходом Вам зненацька нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який Ви майже забули. У результаті Ви не тільки не йдете раніше, а ще й затримуєтеся після роботи. Якби здача звіту була у Вас заздалегідь запланована, Ви могли б внести корективи у свій робочий графік і постаратися закінчити звіт заздалегідь, щоб звільнити час наприкінці робочого дня.

3. Ситуація: "Щоб зробити більше, мені треба працювати ще старанніше".

Помилка: Занадто багато працюючи і перенапружуючись, Ви не тільки не підвищуєте власну продуктивність праці, але, швидше за все, ще й знижуєте якість роботи, на яку витрачаєте стільки часу й сил. Навчіться виключати з життя якнайбільше "завантаженості" й заміняти її роботою з найефективнішим використанням часу.

4. Ситуація: "Усі мої цілі й плани у мене в голові. Я вважаю, що немає необхідності записувати їх на папері".

Помилка: Плани й цілі, не викладені в письмовому вигляді, вірніше вважати Вашими намірами. Ваші прагнення необхідно "одягти" в чітко окреслені плани дій, перш ніж їх можна буде реалізувати. Те ж саме відноситься й до постановки цілей. Залишаючись замкненими у Вас у голові, вони навряд чи будуть керувати Вашими діями з дня у день.

5. Ситуація: "Як я можу скласти список своїх цілей, якщо хочу від життя так багато?"

Помилка: Дійсно, якщо Ви захочете досягти всіх можливих або навіть просто всіх бажаних цілей, то Вашого життя може просто не вистачити. Якщо Ви спробуєте "охопити неосяжне", швидше за все, доможетеся набагато меншого, ніж досягли б, маючи меншу кількість чітко окреслених цілей. Постарайтеся відокремити головні цілі від другорядних. Деякі люди просто не вирішуються зробити вибір. Учіться розставляти пріоритети! у вигляді електронної таблиці, що дозволить Вам автоматично підбивати підсумок по кожному виду діяльності наприкінці дня.

Щоденник часу — це Ваша особиста робоча картотека, у якій зшиті окремі аркуші щоденного обліку часу й зібрана інша інформація, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви одержуєте повне уявлення не тільки про всі ближні й далекі терміни, але й про всі плани, диспозиції, по більш-менш великих проектах. Ви можете гнучко реагувати на всяку зміну ситуації й у будь-який час актуалізувати свої плани.

Зазвичай "щоденник часу" має наступну структуру:

  • 1. Календарна частина,
  • - У цю частину Ви можете "зашити" різні формуляри для місячних, декадних і денних планів із проміжними регістрами. Особливе значення надається плану дня. Основний принцип: один лист на день.
  • - Помістіть в календарній частині листки для заміток по відповідним місяцям і декадам, що полегшать перенос термінів і цілеустановок на окремі тижні й дні.
  • - Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку, й через певний період будете мати архів часу й успіхів Вашого життя — надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів.
  • - Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами й завданнями з декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, свята, вихід у відпустку, дні платежів тощо. У такий спосіб усі свої особисті справи Ви зможете інтегрувати, й нічого не буде загублено за умови регулярного заповнення й контролю.
  • 2. Розділ службових і приватних дат. Тут на відповідних листках і формулярах Ви можете записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:
    • - організаційні міні-плани;
    • - список днів народження;
    • - терміни проведення всіляких заходів;
    • - листки-пам'ятки тощо.
  • 3. Розділ адрес і телефонів. У Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найбільш часто користуєтеся.

Практичні поради менеджеру:

  • - на початку кожного робочого дня плануйте час на підготовчу роботу та планування;
  • - письмово фіксуйте цілі та завдання із зазначенням строків їх реалізації чи виконання;
  • - складайте перелік справ, які впорядковуються за пріоритетами;
  • - не беріться за кілька справ одночасно;
  • - плануйте вирішення найбільш складних і важливих проблем на початок дня;
  • - не залишайте справу незавершеною;
  • - уважно аналізуйте справи, які постійно перекладаються на другий день, доручіть їх виконання іншим;
  • - при плануванні роботи на поточний день залишайте резерв часу на термінові чи непередбачені справи;
  • - кожний офіційний документ опрацьовуйте за один раз і остаточно;
  • - своєчасно контролюйте виконання передоручених справ;
  • - раціоналізуйте витрати часу на роботи, що регулярно повторюються;
  • - розподіляйте денне навантаження в узгоджені з індивідуальним графіком працездатності;

ретельно готуйтеся до бесід і обговорень, - це скорочує витрати часу;

  • - звільняйтеся від сторонніх телефонних розмов;
  • - не вдавайтеся до надмірної комунікабельності;
  • - вмійте відмовити, коли на ваш час претендують інші, а вам необхідно виконати більш важливі завдання;
  • - не призначайте наради на першу половину дня, не проводьте їх занадто часто;
  • - доцільно розподіляйте власний час між працею та дозвіллям
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші