Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Практичні поради, що допоможуть перетворити ваш кабінету місце, де можна розумно використовувати свій час

Поставте свій стіл і крісло так, щоб максимально використовувати освітлення, опалення та охолодження. Якщо ви будете по двадцять разів на день схоплюватися, щоб переставити термостат або пересунути штори, то ви не тільки будете марно витрачати час, й розтрачувати на роздратування енергію своєї нервової системи.

Якщо вам необхідні якісь прикраси на вашому столі або в кабінеті, щоб затишніше почуватися в добре знайомому оточенні, намагайтеся зробити так, щоб вони надихали вас на роботу, а не навівали солодкі згадки чи мрії.

Тримайте робоче приладдя в безпосередній близькості від себе. Не змушуйте себе щоразу тягнутися за телефоном або йти через весь кабінет за довідником, що знадобився вам. Не виправдовуйте це тим, що вам треба рухатися, - виділіть для занять гімнастикою необхідний час, і саме тоді, коли ви зможете отримати від неї максимальну користь.

Припиняйте будь-яку роботу одразу ж після її виконання Не існує жодних правил, що дозволяють визначити момент завершення управлінської роботи. Здоровий глузд підказує, що поліпшити можна все, що нижче досконалості. Але досконалість важко уявити і важче її досягти. У мистецтві управління, як і в будь-якому іншому, велич полягає у простоті й довершеності. Кінцевий результат не містить нічого зайвого, а тільки те, що необхідно.

Навчіться чітко уявляти собі практичний результат, до якого ви прагнете, для кожного конкретного завдання. Не задовольняйтеся меншим, але й не надривайтеся для досягнення більшого.

Фактори непродуктивних витрат часу наведені на рис. 5.11.

Як уважають самі менеджери, основними чинниками невиправданих витрат часу є:

  • - незадовільна організація планування, результатом якого є нераціональне розподілення менеджерами часу, який відводиться на виконання тих чи інших справ, визначення першочерговості виконання певних завдань;
  • - відсутність корисної інформації для прийняття рішень, їх перенесення на майбутнє;
  • - нерішучість керівників, невміння працювати з партнером, вести телефонні розмови, незадовільне проведення нарад і засідань;
  • - слабка організація дисципліни підлеглих.

Подивимось як розглядали час менеджерів автори Вільям Онкен (молодший) і Доналд Уосс (США).

Чому керівнику зазвичай не вистачає робочого дня, тоді як підлеглим часто нема чим його заповнити? Щоб відповісти на це питання, уважно подивимося на структуру робочого часу менеджера. Ми відразу побачимо, що в ході роботи він вступає у взаємодію трьох різних типів: з начальством, іншими менеджерами й підлеглими. Це дозволяє нам розділити часовий ресурс керівника на три компоненти: час менеджера, яким розпоряджається його бос, — частина часового ресурсу, яка витрачається на діяльність, що нав'язується начальством. Якщо менеджер зневажає цими обов'язками, його чекає покарання.

Фактори непродуктивних витрат часу

Рис. 5.11. Фактори непродуктивних витрат часу

  • 1. Час, який забирає система, — частина часового ресурсу, яка витрачається на виконання прохань менеджерів інших підрозділів. Зневага цією діяльністю теж спричиняє розплату, хоча не настільки швидку й, можливо, опосередковану. Час, який менеджер витрачає на власні ініціативи, — частина часового ресурсу, яку менеджер витрачає на реалізацію власних задумів і виконання обов'язків, узятих їм на себе добровільно. Проте, деяку частку із цього запасу "з'їдають" підлеглі — назвемо це часом, яким розпоряджаються підлеглі.
  • 2. Те, що залишається, — час, що розподіляється на власний розсуд. Зрозуміло, що невиконання власних задумів не супроводжується дисциплінарними стягненнями: ні начальство, ні система не можуть покарати менеджера за нехтування обов'язками, про які знає лише він сам.

Щоб погодити між собою всі складові, менеджеру необхідно встановити й підтримувати контроль над складом і витратою свого часового ресурсу. Оскільки вимоги, пропоновані начальством і системою, обов'язкові до виконання, ці складові менеджеру непідвласні. Єдиний компонент, який залишає простір для маневру, — це час, затрачуваний на власні ініціативи. І тут основне завдання менеджера — максимально збільшити час, що витрачається на власний розсуд, і мінімізувати або навіть звести до нуля ту частину, яку віднімають підлеглі. Отриманий виграш допоможе йому успішніше виконувати вимоги начальства й системи.

Тим часом більшість менеджерів навіть не підозрюють, скільки дорогоцінних годин вони втрачають, вирішуючи завдання своїх підлеглих. Щоб продемонструвати, як виникають такого роду проблеми й що робити з ними керівнику, ми використовуємо образ "мавпа на спині", уподібнивши проблеми мавпам, які так і норовлять скоріше втекти від свого хазяїна й осідлати його боса.

От менеджер іде по коридору й зустрічає свого підлеглого. Співробітник на прізвище Джоне, тільки-но встигнувши привітатися з начальником, заводить таку розмову: "До речі, у нас там виникла проблема. Справа в тому, що...". Слухаючи Джонса, менеджер розуміє, що:

  • а) він у принципі може допомогти підлеглому;
  • б) він не може розв'язати проблему миттєво. У результаті менеджер відповідає: "Добре, що ви мені про це сказали. Зараз мені бракує часу, але я подумаю й повідомлю вас, що тут можна зробити". І вони розходяться кожний по своїх справах.

У кого на спині сиділа мавпа до розмови? У підлеглого. А після розмови? Правильно, у менеджера. У той момент, коли мавпа перестрибує на спину начальника, він починає витрачати свій часовий ресурс на вирішення проблем підлеглих. І триває це доти, поки мавпа не повернеться до свого законного власника, зобов'язаного опікуватися про неї. Підставивши мавпі свою спину, менеджер добровільно займає положення підлеглого своїх підлеглих. Наш герой зробив те, що начальники вимагають від своїх співробітників: він прийняв на себе відповідальність за вирішення проблеми й пообіцяв відзвітувати про виконання завдання.

Джоне напевно подбає про те, щоб бос не забув про свої обов'язки, — він загляне до менеджера в кабінет і весело запитає: "Ну, як там наші справи?". От вам і контроль над виконанням дорученої роботи!

Розглянемо інший варіант. Припустимо, що вислухавши аналогічну розповідь про проблему від іншого підлеглого (назвемо його Джонсон), менеджер говорить: "Добре, напишіть мені про це". Тут мавпа начебто б залишається на спині в підлеглого, оскільки наступний хід за ним. Але зверніть увагу: вона вже приготувалася до стрибка.

Дійсно, Джонсон слухняно пише листа і натискає на кнопку "Відправити", а начальник виявляє послання у своїй поштовій скриньці й читає його. За ким тепер хід? За начальником.

Підставивши мавпі свою спину, менеджер добровільно займає становище підлеглого своїх підлеглих.

Якщо менеджер найближчим часом не зробить те, чого чекає підлеглий, він одержить чергове нагадування (ще одна форма контролю над виконанням!). Чим довше буде тягти менеджер з відповідними діями, тим більше нетерпіння стане проявляти Джонсон, а головне, тим більше винуватим буде почувати себе начальник — адже його "боргові зобов'язання" перед підлеглим ростуть!

От ще одна ситуація. Цього разу свою проблему викладає Сміт—йому доручено організувати маркетингову акцію. Обговоривши завдання, менеджер пропонує: "Як тільки знадобиться моя допомога, дайте мені знати". Знов-таки мавпа споконвічно сидить на спині в підлеглого. Але чи довго це триватиме? Сміт розуміє, що не може просити про допомогу, поки його пропозиції не схвалить менеджер. Крім того, підлеглий з досвіду знає, що начальник, одержавши ці пропозиції, швидше за все по-справжньому займеться ними лише по закінченні декількох тижнів. На чиїй спині в цьому випадку сидить мавпа? Хто кого при цьому контролює? Втім, одне ясно вже зараз: зусилля витрачаються марно, справа не рухається.

Четвертого підлеглого, Ріда, тільки що перевели з іншого підрозділу компанії — йому доручено створити новий напрямок і стати його керівником. Запрошуючи Ріда обговорити роботу, начальник говорить: "Перед зустріччю я накидаю основні тези, і ми їх подивимося". Отже, перед співробітником офіційно поставлене завдання, на нього покладена повна відповідальність за проект, але перший крок все-таки за начальником. І поки менеджер не зробить цей крок, мавпа залишиться при ньому, а підлеглий буде не діяти.

Чому так відбувається? Справа в тому, що у всіх описаних випадках і керівник, і підлеглий із самого початку мають на увазі, що мова йде про їхню загальну проблему. Мавпа, таким чином, розташовується на двох спинах відразу їй залишається тільки вибрати, де саме влаштуватися. І щоразу підлеглий позбувається від небажаної ноші, а в менеджера з'являється ще один підопічний. Правда, іноді вдається видресирувати мавпу так, що вона не буде робити спроб переміститися на спину боса. Але хіба не простіше заборонити їй сідлати двох?

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші