Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Автоматизовані робочі місця адміністративно-управлінського персоналу

Відмінною рисою АРМ менеджерів є їх орієнтація на прийняття управлінських рішень. У порівнянні з АРМ економістів, бухгалтерів, маркетологів тощо, призначених для вирішення регламентованих і формалізованих функціональних завдань управління, АРМ керівників повинні допомогти в прийнятті управлінських рішень з часто нерегламентованих і важко формалізованих завдань.

Автоматизоване вирішення цих завдань, як правило, не передбачає однозначної відповіді на запитання. Для прийняття остаточного рішення потрібно враховувати безліч факторів, у тому числі таких, що не мають кількісної - оцінки й належать до соціальної сфери.

Основні завдання АРМ адміністративного управлінського персоналу - одержання довідок про основні показники, що характеризують поточний стан виробничо-господарської діяльності об'єкта управління;

  • - аналіз виробничої діяльності об'єкта управління й виявлення очікуваних відхилень від плану, які належить до компетенції даного керівника;
  • - інформаційна підтримка процесу прийняття рішень, спрямованих на ліквідацію відхилень від плану: виявлення причин і винуватців, пропозиція рішень щодо типових ситуацій, моделювання діяльності об'єкта управління у разі прийняття конкретного рішення тощо;
  • - збір статистики з прийняття управлінських рішень;
  • - прийняття колегіальних рішень у процесі телефонних нарад, телеконференцій;
  • - контроль виконавчої дисципліни;
  • - контроль якості управлінських рішень підлеглих лінійних керівників;
  • - складання плану особистої роботи керівника з наступним нагадуванням строків виконання

Принцип системного підходу до створення АРМ керівників проявляється в тому, що інформаційні бази всіх АРМ пов'язані з інформаційною базою АСУ, а також між собою. При цьому керівник може користуватися не тільки відфільтрованою й узагальненою інформацією, але в разі потреби й деталізованою.

Оскільки традиційна технологія особистої роботи менеджера істотно відрізняється від технології машинної обробки інформації на персональній ЕОМ, інтерфейс діалогу керівника з ЕОМ має бути достатньо простим (дружнім).

Ефект від впровадження АРМ адміністративного управлінського персоналу виявляється в поліпшенні праці об'єкта управління завдяки науковій обґрунтованості, комплексності й оперативності управлінських рішень. Підвищується дисципліна управлінських працівників, скорочується кількість термінових викликів до керівництва.

Значна економія часу роботи керівників дозволяє їм більше приділяти часу роботі з людьми й соціальним питанням.

Характеристика основних видів забезпечення автоматизованих робочих місць

До основних видів забезпечення АРМ належать: організаційне, технічне, програмне, лінгвістичне й інформаційне.

Організаційне забезпечення включає вирішення питань перебудови організаційної структури управління підприємством у зв'язку з автоматизацією, перерозподіл посадових обов'язків між виконавцями.

Впровадженню АРМ має передувати їх групування за функціональною й адміністративною подібністю. Це дозволяє впровадити АРМ багатьох користувачів або скоротити кількість працівників, які раніше виконували однакові функції, але закріплені за різними напрямами роботи.

У процесі розробки організаційного забезпечення обґрунтовується склад автоматизованих за допомогою АРМ робіт (завдань), встановлюються зв'язки з централізованою системою обробки інформації в рамках автоматизованої системи управління (АСУ) підприємством. Опрацьовуються заходи щодо підготовки підрозділу до впровадження АСУ на базі мережі АРМ, у тому числі питання навчання персоналу та забезпечення матеріальної й моральної мотивації в ефективному використанні АРМ.

Програмне забезпечення (системне і прикладне) має бути добре розвиненим, оскільки АРМ розраховані на роботу людей, які, як правило, не є фахівцями в області програмування. Структура програмного забезпечення АРМ представлена на рис. 6.10:

Структура програмного забезпечення АРМ

Рис. 6.10. Структура програмного забезпечення АРМ

Структура АРМ будується за модульним принципом, який поширюється й на організаційне забезпечення. Організаційний модуль є сукупністю інструктивно-методичних матеріалів.

Технічне забезпечення АРМ сьогодні в основному будується на локальній мережі персональних комп'ютерів.

Основні відмінні риси АРМ конкретного користувача пов'язані з прикладним забезпеченням, до якого відносяться пакети прикладних програм (ППП) виконання типових технологічних процедур опрацювання інформації в процесі особистої роботи, а також професійно і функціонально орієнтованих ППП.

Основою інформаційного забезпечення АРМ є бази даних, що містять нормативно-довідкову й оперативну інформацію, необхідну для виконання роботи на даному робочому місці. У системах АРМ інформаційне забезпечення, як правило, має розподільний характер.

Крім робочих планових та оперативних даних, в інформаційній базі АРМ може міститися інформація у вигляді знань з відповідної предметної області (база знань), яка переводить його на більш високий рівень (використання експертних систем).

Розробка і впровадження автоматизованих робочих місць - це процес, пов'язаний зі значними капітальними вкладеннями, а також поточними витратами при їх експлуатації. Тому слід зробити порівняння між витратами ресурсів і обумовленого цими витратами економічного ефекту (результату). Це необхідно для того, щоб виявити правомірність виділення значних грошових засобів на придбання техніки і розробку проектів, обрати економічно найбільш вигідний варіант, визначити послідовність переведення комплексних завдань на автоматизоване вирішення, оцінити вплив впровадження комп'ютеризації на показники господарської діяльності підприємства.

Окрім ефекту, який так чи інакше піддається кількісній оцінці, впровадження АРМ і в має певний соціальний ефект. Він виражається в покрашенні умов роботи працівників апарату управління, підвищенні престижності й привабливості праці.

Отже, удосконалення управління підприємствами поки що неможливе без створення та використання інформаційної системи забезпечення, може бути побудована на базі комплексної автоматизації.

Об'єктивними передумовами комплексної автоматизації є:

  • - сформовані на підставі синтезу досвіду використання ЕОМ концепції комплексної автоматизації в процесі опрацювання даних;
  • - можливості побудови уніфікованої структури інформаційного потоку;
  • - можливості зведення всіх процедур опрацювання інформації до трьох класів: інформаційної, аналітичної та оптимізаційної.

Особливості створення системи комплексної автоматизації на підприємстві.

  • 1. Створення передумов для максимального підвищення ефективності роботи апарату управління.
  • 2. Автоматизація всіх завдань, що виникають у процесі функціонування автоматизованих органів, у тому числі завдання персонально-інформаційного забезпечення користувачів та вироблення управлінських рішень.
  • 3. При організації функціонування комплексної АСУ забезпечується вільний доступ до ресурсів системи всім користувачам.

Завдяки впровадженню комплексної автоматизованої системи на підприємстві маємо не лише економічний ефект. Можна буде також спостерігати підвищення якості управлінських рішень, які приймаються керівництвом в результаті активізації наступних резервів:

  • 1. Оптимізація планів та рішень.
  • 2. Підвищення загального рівня якості інформації, що надається користувачам.
  • 3. Підвищення повноти використання інформації, наявної на підприємстві.
  • 4. Скорочення терміну проходження інформації за повним циклом її опрацювання.
  • 5. Збільшення обсягів та підвищення якості аналітико-синтетичного опрацювання інформації.
  • 6. Підвищення загальної організованості функціонування автоматизованих органів.
  • 7. Підвищення творчого рівня праці керівників та спеціалістів. Наведемо рекомендації щодо проектування та впровадження АРМ менеджерів та АРМ спеціалістів.

Розробка проекту пов'язана з вирішенням великої кількості питань технічного та організаційного характеру з участю спеціалістів, які будуть працювати на АРМ.

Роботи по проектуванню АРМ мають проходити в три етапи:

  • 1. Підготовчий етап.
  • 2. Розробка проекту.
  • 3. Введення проекту в експлуатацію.

Підготовчий етап включає вивчення об'єкта автоматизації, вибір технічних засобів, навчання спеціалістів та організаційні заходи. Головним завданням обстеження об'єкта є визначення складу, обсягу і порядку формування первинних даних. Розробка проекту створення АРМ повинна включати роботи по створенню двох його самостійних частин—технічного і робочого проектів.

Після складання проекту і його затвердження проводиться підготовка до впровадження. При впровадженні АРМ можна застосувати паралельний і послідовний методи.

Паралельний метод полягає в одночасному впровадженні АРМ у всіх чи декількох підрозділах підприємства. Він забезпечує створення системи управління на базі АРМ в досить короткий термін, але потребує ретельної підготовки і значних витрат, що унеможливлює застосування цього методу на підприємстві. Отже, доцільно застосувати послідовний метод, при якому впровадження здійснюється послідовно, на окремих робочих місцях, як було зазначено вище. Цей метод менш трудомісткий, потребує менших витрат, але подовжує термін впровадження.

Роботи, які мають бути виконані при введенні проекту в експлуатацію:

  • 1) організація документообігу і обміну інформацією між АРМ різних виконавців;
  • 2) реалізація роботи управлінського апарату в умовах функціонування АРМ;
  • 3) надання допомоги працівникам в оволодінні методів роботи на АРМ.

При створенні автоматизованого робочого місця необхідно враховувати ряд компонентів, які забезпечують його функціонування:

  • - функціональне забезпечення АРМ відображає професійну направленість АРМ. Воно включає проекти рішення по опису змістовної постановки завдань для вирішення їх на ЕОМ.
  • - наприклад, для товарознавців такими завданнями є: оперативний облік виконання договорів постачання і реалізації товарів, стану товарних запасів, контроль якості товарів; для керівників вищого та середнього рівня - контроль виконання рішень, планування власної праці.
  • - технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів, види обчислювальної техніки для створення АРМ. Комплекс технічних засобів має забезпечити всі етапи процесу опрацювання даних -їх реєстрацію на машинних носіях, передачу по обчислювальній мережі, логічне обчислювальне опрацювання, видачу екранних або друкованих звітних форм, створення баз даних і архівів на магнітних носіях;
  • - програмне забезпечення - це набір програмних засобів, описів, інструкцій до них, що дозволяють реалізувати професійну направленість і надійність функціонування АРМ;
  • - інформаційне забезпечення АРМ - це сукупність певним чином організованих даних, які використовуються для підтримки функцій управління, виконаних на одному або декількох робочих місцях.

Для АРМ інформаційне забезпечення створюється, як правило, у вигляді так званої інформаційної бази та бази даних.

Поза-машинна інформаційна база - частина ІБ, є сукупністю повідомлень, сигналів і документів при функціонуванні автоматизованих систем у формі, що сприймається працівником без застосування обчислювальної техніки.

Внутрішньо-машинна ІБ-частина інформаційної бази, яка є сукупністю даних на машинних носіях.

Принциповою особливістю опрацювання інформації з використанням АРМ є залучення самих споживачів інформації (так званих кінцевих користувачів - фахівців інженерного й економічного профілю, а також адміністративних керівників) безпосередньо, тобто без допомоги програмістів, до використання обчислювальної техніки. Система АРМ є перспективною формою індивідуального використання обчислювальної техніки.

Основна частина особистої роботи персоналу (до 80%) не потребує звернення до загальної інформаційної бази підрозділу або підприємства в цілому.

Об'єднання персональних ЕОМ у мережу дозволяє узагальнити всі технічні, інформаційні й програмні ресурси, а також створює можливість взаємодії в роботі окремих виконавців завдяки обміну інформації через об'єднані бази даних.

Економічний ефект від впровадження АРМ складається з двох складових: підвищення якості проектних й управлінських рішень за рахунок використання АРМ та ефект, отриманий у результаті скорочення трудомісткості виконання особистої роботи співробітників.

Звичайне впровадження системи АРМ у підрозділі підприємства запобігає зростання кількості його співробітників, а в деяких випадках використання одного АРМ призводить до вивільнення двох-трьох співробітників.

Впровадження АРМ здебільшого здійснюється на підприємствах, де функціонує централізована система опрацювання інформації. При цьому варто обґрунтовано виділити завдання, що підлягають вирішенню на АРМ, з числа тих, які, як і раніше, повинні вирішуватися централізовано. Важливим доводом на користь передачі завдання на АРМ є підвищення оперативності її вирішення в порівнянні з пакетним режимом опрацювання в обчислювальному центрі підприємства (за наявності такого).

На АРМ доцільно вирішувати такі завдання: по-перше, обмежені за своїми інформаційними зв'язками на вході й виході з іншими завданнями, тобто локальні в інформаційному відношенні, а по-друге - короткі, але багаторазово повторювані протягом робочого дня (наприклад, реєстрація первинної інформації в пам'яті персональної ЕОМ замість традиційних паперових журналів, опрацювання масової однорідної інформації на складах та в цехах підприємства тощо).

АРМ властивий діалоговий метод вирішення завдань, що дозволяє використати виробничий досвід працівників при вирішенні завдань із недостатньо чітко формалізованими алгоритмами. Найпростішими є інформаційно-довідкові, а складними - організовані на базі системи АРМ ділові ігри, що передбачають участь у діалозі протиборчих сторін.

За допомогою системи АРМ можна проводити теленаради й створювати електронну пошту, що передбачає без-паперовий обмін службовою документацією між користувачами. Вона є зручною технічною базою для редагування текстової інформації, підготовки службових листів, статей.

Автоматизоване оформлення документів у табличній формі та робота з таблицями є характерною технологічною можливістю застосування АРМ. Використання графіків, діаграм, схем забезпечує стискання інформації й полегшує сприйняття її змісту в процесі прийняття рішення кінцевим користувачем.

Спочатку АРМ набули поширення у сфері автоматизації праці інженерно-технічних і науковців. Однак сьогодні вони знаходять все більше застосування у сфері автоматизації управлінської праці.

Дотепер зростання продуктивності праці службовців набагато відставало від зростання продуктивності праці робітників. Перехід до інтенсивної технології на базі гнучких автоматизованих виробництв ше більше збільшить цей розрив, якщо не буде вжито відповідних заходів.

Система автоматизованих робочих місць у сфері управління підприємством містить три підкласи АРМ:

  • 1. АРМ лінійних керівників підприємства (починаючи від АРМ директора й закінчуючи АРМ управління технологічним процесом в умовах гнучкого автоматизованого виробництва;
  • 2. АРМ, розміщенні в економічних підрозділах підприємства (плановика, бухгалтера, маркетолога тощо);
  • 3. АРМ працівників, зайнятих проектуванням розвитку інтегрованої АСУ підприємством

До цього ж підкласу варто віднести АРМ проектувальників машинної обробки економічної інформації, програмістів економічних завдань та інші, призначені для удосконалення керуючої підсистеми.

Обґрунтування й вибір конкретного складу завдань для окремих АРМ і створеної на їх базі мережі системи, що належить до певного відділу, здійснюється на підставі матеріалів обстеження технологічного процесу особистої роботи співробітників. Організація такого обстеження має свої особливості.

Незважаючи на наявність посадових інструкцій, положення про відділи та інших документів, що регламентують роботу підрозділів підприємства, практика створення АРМ свідчить, що основним методом встановлення фактичного змісту особистої роботи персоналу є складання інформаційно-технологічних схем на підставі усного опитування персоналу й фотографії робочого дня.

В інформаційно-технологічній схемі відображається склад вхідних і вихідних документів, збереженої документації із зазначенням об'ємно-часових характеристик інформації, перелік виконуваних робіт (завдань) на кожному робітнику разом з оцінкою їх трудомісткості.

Головним недоліком в забезпеченні управлінського персоналу засобами оргтехніки є недостатня кількість ПЕОМ, оскільки на сучасному етапі переходу до ринкових відносин існує об'єктивна необхідність автоматизації процесів і функцій управління, використання для цих цілей засобів обчислювальної техніки і нових інформаційних технологій.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші