Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Типові помилки в роботі з документами

Уміння - це правильне виконання роботи. Ефективність - це виконання правильної роботи.

/Пітер Друкер/

Читання і написання звітів, доповідних записок, листів, книг, журналів, статей і інших ділових документів наразі займає значну частину робочого часу менеджера. Тому обробка інформації повинна бути упорядкована і систематизована, орієнтована на досягнення Ваших професійних і життєвих цілей.

Як навчитися працювати з документами. Наскільки продуктивна Ваша "паперова робота"?

Немає нічого більш легкого, чим бути зайнятим, і немає нічого більш важкого,ніж бути результативним.

/Ален Маккензі/

"Паперова робота" віднімає в мене занадто багато часу. Чи можна обійтися без паперів узагалі? На жаль, поки немає. Хоча ще десять років тому фахівці "Техас Інструментс" усерйоз заговорили про те, що в майбутньому конторська робота взагалі зможе обійтися без паперів. Незважаючи на всі досягнення техніки, на столі будь-якого менеджера усе ще предосить паперів: листа, факси, меморандуми, звіти, ділові пропозиції. Напевно потік аналогічних і багатьох інших документів безупинно йде й у Ваш кабінет.

А якщо Ви не читаєте паперів, то, швидше за все, зайняті тим, що самі їх плодите, або, що ще більше втомлює, займаєтеся їхнім розбиранням і класифікацією. Так чи інакше, але робота з паперами поглинає значну частину Вашого часу. Не дозволяйте паперам узяти над Вами влада? Для підвищення ефективності праці необхідно звести "паперову" роботу до мінімуму.

Чи існують загальні правила "паперової роботи"? Існує широкий арсенал сучасних засобів і прийомів, за допомогою яких Ви зумієте взяти паперову роботу під свій контроль. Однак не забувайте, що кожному з нас приходиться мати справа з паперами, адресованими безпосередньо нам, тобто, інакше кажучи, зі своїми персональними (індивідуальними) паперами, а тому і підхід до роботи з ними повинний бути в кожного з нас свій, сугубо індивідуальний, що, однак, не виключає загальних принципів і правил. Про основні з них і піде мова в даній темі.

Як оцінити ефективність своєї "паперової роботи"?

Насамперед, огляньте критичним поглядом свій робочий стіл. Задайте собі питання:

  • - А чи всі папери, що лежать перед Вами, дійсно Вам необхідні?
  • - Чи умієте Ви бути коротким при підготовці документів?
  • - Є чи у Вашій компанії "Дошка оголошень" для розміщення найбільш важливих документів, призначених для загального ознайомлення?
  • - Як часто Ви звільняєте свій стіл від непотрібних паперів?
  • - Чи умієте Ви якісно і швидко писати документи?
  • - Чи багато документів у Вашому офісі дублюються? Проведіть невелику перевірку, що допоможе Вам легко встановити, де саме зберігається потрібна Вам інформація, а заодно довідатися, у скількох місцях вона дубльована. Зручніше за все це робити за допомогою матриці, що може виглядати, наприклад, так:

№ 1, № 2, № 3, № 4, № 5 - найменування документів.

А, Б, В, Г, Д - місця їхнього розміщення. На матриці видно, скільки разів дубльований той або інший документ. Наприклад, документ № І дубльований у всіх п'ятьох місцях.

Такий нескладний аналіз допоможе Вам швидко виявити рівень дублювання паперів у Вашій організації. А це неминуче спричинить за собою додаткові питання, наприклад: "Навіщо та сама інформація дублюється в двох або трьох відділах? Чи дійсно це необхідно?", "Чи не варто помістити документ № 1 на дошку оголошень?" тощо.

І, нарешті, проведіть такий експеримент: візьміть навмання зі свого столу паперів десять - дванадцять. Нехай це будуть листи, службові розпорядження, заяви - словом, усі підряд. Позначте ці документи вгорі червоною крапкою в знак того, що вони вже пройшли через Ваші руки, а потім покладіть їх у загальну масу і продовжуйте розбір/розгляд пошти звичайним порядком. Коли даний документ потрапить до Вас у руки вдруге, поставте поруч ще одну крапку, і так - поки документ не буде відпрацьований остаточно. А потім підрахуйте, скільки червоних крапок буде стояти на кожнім папері.

От ви берете лист і просто пробігаєте його очима-одна крапка; потім знову повертаєтеся до нього після обіду, щоб подумати, яке прийняти рішення для відповіді на нього, - друга крапка. Якщо в цей момент Вас відриваються від роботи незапланованим візитом, і Ви знову відкладаєте його, щоб повернутися до роботи над ним ледве пізніше, - третя крапка. І, нарешті, наступного дня ранком Ви знову берете лист, щоб віддати його секретарю разом із підготовленим варіантом відповіді, -четверта крапка.

Мабуть, стільки разів, якщо не більше, ми звичайно беремо в руки будь-який документ, що надходить до нас. Можете уявити собі кількість крапок на паперах, з якими Ви працюєте місяцями: різні проекти, довгострокові програми тощо.

Подібного роду тест жартівливо називається "перевірка на кір". Кількість крапок на папері безпомилково скаже Вам, чи хворі Ви "паперовим кором", розтринькуючи час на ту саму папір, не вирішуючись дати їй хід. Звичайно, є документи, у роботі з якими без цього не обійтися, але більшість з них можуть бути відпрацьовані один раз - відразу ж. Напевно, Ви самі будете здивовані, знайшовши, що брали деякі документи в руки щонайменше чотири рази!

Щоб якісно і швидко писати документи, не слід відразу хапатися за перо, необхідно спочатку продумати план своєї роботи над документом. Послідовність етапів роботи повинна бути наступною:

  • 1. Складання короткого плану-конспекту, що включає послідовність викладу, обсяг роботи, облік усіх необхідних матеріалів.
  • 2. Сортування матеріалів: на цій стадії йдуть уточнення всіх наявних у Вашому розпорядженні даних. Дещо відкидається через непотрібність, інше, навпаки, включається.
  • 3. Визначення послідовності подачі матеріалу, тобто, грубо говорячи, що за чим йде. По суті це підготовка змісту, де Ви перелічуєте назви всіх глав з короткими позначками про те, що включає кожна з них.
  • 4. Підготовка проекту документа, простіше говорячи — чернетки, у якому вже в закінченому виді проглядається готовий результат Вашої роботи.
  • 5. Редагування: остаточне звірення документа з Вашим планом-конспектом.

Не засмучуйтесь, якщо, працюючи над паперами в перший раз, Ви одержуєте на стадії редагування ще досить сирий документ. Редагуйте його ще і ще. Чим більше часу Ви витратите на шліфування документа, тим якіснішим і вагомішим буде результат Вашої роботи. Поступово приходить досвід, і от уже з-під Вашого пера виходять досконало зроблені документи і за стилем, і за формою, і за змісту. Не сумнівайтеся, ефект від таких документів буде відповідний: потрібні Вам договори будуть укладені, плани затверджені, програми схвалені.

Застосування подібної системи роботи над документами, незважаючи на удавану громіздкість і численність пунктів, дозволить істотно скоротити час, що Ви витрачаєте на написання різних службових паперів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші