Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Ваша мета - мінімум документів

Усі речі важкі доти, доки не полегшають. /Перська приказка/

Ваш кабінет буквально завалений паперами. Як Вам із ними розібратися?

Як показує статистика, із усього того моря паперів, що щодня підшиваються в сотнях і тисячах контор по усім світі, лише 10% затребуються вдруге. Так що більш 90%усіх паперів, що зберігаються у Вашій конторі, можна безболісно знищити, і ніхто не помітить їхньої відсутності! Це замість того, щоб ламати собі голову над тим, де розмістити Ваш гігантський архів, що вимагає "спеціальної температури і вологості для збереження документів". Отже, у роботі з паперами у Вас є три підходи:

  • 1. Викинути геть, не підшиваючи, з обліком приведеної вище похмурої статистики;
  • 2. Підшити і забути про них назавжди;
  • 3. Підшити і конкретно вказати, скільки повинен зберігатися цей документ (або, хоча б, коли він може бути розглянутий вдруге).

Огляньте уважним причепливим поглядом свій стіл. Адже зізнайтеся, скільки в шухлядах Вашого столу зібралося мотлоху, що Ви збираєте так, про усякий випадок: "А раптом придасться?". Від цих уже давно не потрібних Вам документів пухнуть папки, розпирають шухляди столу, папери не вміщаються у Вашому портфелі. Розберіться з ними, нарешті! Приймайтеся за роботу негайно, і нещадною рукою викидайте в кошик усе, що Вам не потрібно:

  • - старі циркуляри, що повернулися до вас повторно;
  • - торішні журнали (якщо вам потрібні одна-дві статті з них, акуратно вирвіть ці сторінки і збережіть);
  • - так само безжалісно робіть з величезною масою дрібничок, позбавлених смаку сувенірів і коробочок, що роками накопичувалися на вашому столі, або знайдіть їм застосування, або - геть, у сміттєвий кошик.

Такі генеральні чищення дуже допомагають у роботі, хоча більшість людей неохоче розстаються з речами, навіть непотрібними. Лише деякі можуть похвастатися, що в їхньому столі немає нічого такого, що можна без особливого збитку викинути в кошик негайно.

Про те, що робити з 10% документів, що залишилися дивіться нижче Правила "паркування" документів.

Як же можна вирішувати службові питання без паперів?

Усякий раз, коли Ви беретеся за перо або запрошуєте до себе секретарку, щоб продиктувати їй черговий папір, подумайте: а є чи в ньому взагалі нестаток? От Вам і наочній економії часу, до речі, не тільки свого, але і чужого. Адже комусь довелося б читати Ваше послання, потім відповідати на нього або реагувати якимсь іншим способом. На жаль, не все це розуміють, а тому папера йдуть до нас невичерпною низкою. Ви з тугою дивитеся на пухку папку з документами, забуваючи про те, що, цілком можливо, хтось десь в іншому кабінеті з таким же почуттям дивиться на папір, надісланий Вами. Що ж робити? Як зупинити, або хоча б зменшити цей потік?

По-перше, постарайтеся в розумних межах замінити письмове спілкування телефоном: адже простіше зняти трубку і набрати потрібний номер, чим написати і відправити лист. До того ж далеко не всі справи мають потребу в їхньому письмовому втіленні. Отже, телефон - самий вірний спосіб зменшити кількість паперової роботи.

По-друге, таким же незамінним, як і телефон, став у наші дні факс. І справа не тільки в забезпечуваній ним оперативності зв'язку. Факсимільна форма зв'язку породила зовсім новий стиль ділового спілкування, де на перше місце висувається стислість викладу, чіткість думки, конкретне пророблення деталей.

По-третє, перш ніж дати заявку на копіювання якого-небудь документа, подумайте, а чи дійсно це необхідно? За даними статистики, велика частина споживаного папера витрачається на копіювання і розмноження тих самих циркулярів й інших документів. У більшості більш-менш великих компаній діє правило: випускається документ, і відразу до нього додається супровідний лист, кому й у які відділи його варто розіслати для ознайомлення. Потрібно це чи ні, чи стануть там читати папір або, не дивлячись, підшиють в одну з папок, це рідко кого цікавить. Такі правила, так роблять всі і скрізь. Спробуйте скористатися дошкою оголошень або розішліть лист по електронній пошті наміченим адресатам. Однак будьте гранично обачні, працюючи із секретними і конфіденційними документами. Вашому сусідові по кімнаті або відвідувачеві зовсім не обов'язково бачити на екрані комп'ютера якісь дані про конкретну угоду, укладеної Вами на минулому тижні.

Якщо Ви одержуєте від керівництва завдання провести аналіз яких-небудь подій, обов'язково уточните, у якій формі необхідно представити результат. Може виявитися, що замість об'ємистої доповіді цілком підійде короткий усний аналітичний висновок.

Поради:

  • - ваша мета - домогтися мінімуму документів на столі.
  • - регулярно проводите генеральне збирання свого робочого місця, можете поставити перед собою жартівливу задачу - домогтися того, щоб до кінця робочого дня кошик для паперів завжди був заповнений.
  • - перш ніж приступити до підготовки чергового папера подумайте, чи дійсно це необхідно.
  • - активно використовуйте альтернативні способи ділового спілкування: телефон, факс, комп'ютер, усні звіти тощо.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші