Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Стислість - сестра таланту

В "Отче наш" усього лише 56 слів; у зверненні президента Лінкольна в Геттисберзі — 267 слів; у Декларації Незалежності —1322 слова; а у Федеральному державному зводі законів про капусту, що регулює торгівлю капустою — 26911 слів.

/Скарга конгресмена США/

Чи можна скоротити час, затрачуваний на "паперову роботу"? Ви витрачали б набагато менше часу на неї, якби взяли на озброєння винесений у заголовок афоризм. Бути лаконічним і коротким непросто: завжди є велика небезпека, що Вас перекручено витлумачать, неправильно зрозуміють або не зрозуміють зовсім. Тому не приходиться дивуватися тій дивній на перший погляд обставині, що люди набагато охоче і частіше пишуть великі ділові листи, чим обтяжують себе необхідністю сісти і подумати над гранично коротким, але ємним текстом ділового послання.

Чи можна бути гранично коротким і при цьому дотриматися всіх правил ділової етики?

Звичайно можна. Ось приклад. Хтось А цікавиться в Б, з яким у нього досягнута домовленість про зустріч, коли прибуває його літак і є чи необхідність у тім, щоб його зустріли в аеропорті. І у відповідь одержує от таке послання:

"Вельмишановний пан А!

Дякую Вам за Ваш люб'язний лист від 24 липня цього року, який Ви надіслали мені у відповідь на мій лист із приводу мого майбутнього візиту до Вас у середу ЗО липня цього року. З радістю повідомляю Вас, що, здається, всі мої турботи, пов'язані з організацією поїздки, уже позаду. Про деякі з них я вже нагадував Вам у попередній відповіді, а зараз більш докладно -про інші. Але тепер про деталі. Я прилітаю рейсом 915 о 10 годині ранку. Думаю, до обіду встигну, а таму не буде потрібно ніяких змін у розкладі наших зустрічей.

Що стосується Вашої люб'язної пропозиції зустріти мене в аеропорту, то не можу виразити Вам словами, наскільки я був би Вам вдячний, якби Ви дійсно змогли..."... І так далі.

У даній ситуації цілком можна було б написати відповідь у такий спосіб:

"Високошановний пан А!

Був радий одержати від Вас лист. Я прилітаю рейсом 915 ЗО липня о 10 ранку. Було б добре, якби мене змогли зустріти в аеропорті. Можна просто надіслати за мною машину.

Велике спасибі за виявлену увагу, до зустрічі.

Щиро Ваш, Б".

В другому варіанті листа все ясно, чітко, коротко. Не треба пробиватися крізь масу непотрібних деталей. Незважаючи на те, що другий лист утроє коротший, ніж перший, він винятково ввічливий, дотримано всіх правил ділової етики, не говорячи вже про те, що читання такого листа займе менше часу.

Як ще можна скоротити своє ділове листування?

Пишіть і диктуйте якнайменше і тільки саме необхідне! Ви можете також використовувати наступні прийоми:

- Відразу після прочитання напишіть від руки на отриманому Вами листі свою відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінал відправникові (копію залишіть у справі). Часто для відповіді на запит буває досить напису "Згодний", а для відповіді на запрошення - "Обов'язково буду. До зустрічі".

Якщо Ви хочете на основі наявних у Вашому розпорядженні тексту проспекту, каталогу, пропозиції тощо зробити замовлення, то просто накладіть на оригінал відповідного тексту свою візитну картку, наклейку з адресою тощо, скопіюйте обидва документи разом, а потім напишіть на копії своє прохання (наприклад, прошу надіслати 2 екземпляри), і відішліть цей листок адресату.

  • - Якщо Ваше звертання до партнера припускає його коротку негайну відповідь, то Ви можете направити йому щось типу листа-маятника, залишивши місце для передбачуваної відповіді (можна зробити це у формі своєрідного бланку).
  • - Якщо Ви очікуєте короткої і швидкої відповіді на свій лист, Ви можете послати партнерові лист у двох екземплярах, згадавши в тексті, що він може використовувати другий екземпляр для написання від руки короткої відповіді.
  • - Використовуйте різні формуляри, бланки, стандартні супровідні записки для коротких повідомлень, видачі замовлень, заявок тощо, якщо Вам треба зробити коротке стандартне повідомлення або відіслати як додаток матеріали, які вимагають тільки в невеликого пояснення.
  • - Робота на комп'ютері дає воістину безмежні можливості з раціоналізації переписки! Ви можете використовувати стандартні формулювання інших документів, що вже маються у Вашому комп'ютері, що значно заощадить час.
  • - Перевіряйте кожне питання на предмет того, чи не можна вирішити його по телефону.
  • - Заздалегідь підготовляйте процес написання або диктування листів, підбираючи необхідні матеріали, записуючи ключові слова тощо.
  • - Використовуйте незаповнені проміжки часу для диктування на диктофон коротких текстів.
  • - Перед складанням кожного листа запитуйте себе, якої мети Ви хочете досягти. Завжди попередньо обмірковуйте, що саме Ви хочете повідомити іншій особі.

Поради:

  • - пам'ятайте, що "багато" зовсім не означає "добре"!
  • - у діловому листуванні будьте гранично конкретні і лаконічні - бережіть свій і чужий час!
  • - скоротіть свою паперову роботу до мінімуму!
  • - у повсякденній паперовій роботі завжди керуйтеся афоризмом "стислість - сестра таланта"!
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші