Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Комп'ютер - друг або ворог?

Одна з найпоширеніших сучасних оман -думати, що комп'ютер може все.

/Патрик Форсайт/

Чи може комп'ютер бути ворогом?

Важко уявити, як можна сьогодні обходитися в роботі без комп'ютера. Але, на жаль, комп'ютер іноді здатний розчаровувати. Іноді в роботі кожного з нас потрібна не стільки оперативність, скільки обачність. Уявіть собі, що Ви придбали електронну записну книжку. Цілий тиждень Ви витрачали всі вечори, вносячи в неї номера телефонів, необхідні адреси і прізвища. А потім випадково натиснули не ту кнопку або Ваша дитина витягла з неї батарейки, щоб пограти, і... вся інформація була знищена!

Або, приміром, уважно вивчите звичайний рахунок за готель. Там часом таких карлючок наставлять (на жаль! - далеко не всі готелі комп'ютеризовані!), що жоден комп'ютер не розбереться в цих скороченнях і позначеннях. І приходиться бухгалтерії підшивати Ваші папери по старинці, без комп'ютера, або самим вводити в комп'ютер розшифровану інформацію, усе рівно підшиваючи оригінал рахунка в папку.

До того ж, для роботи з багатьма програмами Вам не обійтися без кваліфікованого фахівця-комп'ютерщика. Оператор за машиною або системний адміністратор комп'ютерної мережі (сисадмін) - це додаткові люди в штаті з усіма наслідками, що звідси випливають, як і таких: "Вибачите, сьогодні я зробити цю роботу не зможу - машина вийшла з ладу".

Не можна також забувати і про конфіденційну інформацію. Щоб дотримати принцип конфіденційності, Вам обов'язково прийдеться звернутися по допомогу до фахівців, щоб Ваша інформація не виявилася на загальному огляді (розвиток сучасних технологій дозволяє "заглянути" у Вашого комп'ютера, навіть знаходячись на відстані декількох сотень кілометрів від Вас!).

От чому про комп'ютер як про помічника номер один можна говорити лише тоді, коли Ви самі вмієте працювати з ним і знаєте його більш-менш добре. Інакше ефект буде прямо протилежним тому, на який Ви розраховуєте. І Вам потім ще довго прийдеться розсьорбувати наслідку спроби впровадити комп'ютер у власну роботу.

В яких областях діловодства доцільно використовувати комп'ютер:

  • - у роботі з базами даних, коли за допомогою звичайного персонального комп'ютера можна навести ідеальний порядок у своєму діловодстві;
  • - у розробці графічних і інших ілюстративних матеріалів, будь те таблиці, креслення, схеми тощо;
  • - у тиражуванні документів, коли простим натисканням кнопки ви можете роздрукувати необхідне вам кількість екземплярів того або іншого документа;
  • - в організації ефективної і швидкої комунікації з використанням електронної пошти, у такий спосіб ви зможете оперативно знайомити своїх співробітників з необхідною інформацією, давати їм завдання, одержуючи настільки ж оперативну відповідь; протягом декількох хвилин відправляти інформацію своїм заокеанським партнерам, одержуючи швидку відповідь тощо;
  • - в обробці статистичних матеріалів, редагуванні, моделюванні, не говорячи вже про можливості у вільний час пограти навіть у "хрестики-нулики";
  • - у здійсненні інформаційного забезпечення вашої діяльності шляхом використання можливостей мережі Інтернет тощо.

При розумному підході можливості комп'ютера можуть бути воістину безмежні. Поради:

  • - як і в будь-якій іншій справі, в оцінці можливостей використання комп'ютера з метою економії Вашого часу, не повинне бути крайностей;
  • - розумне і грамотне використання комп'ютера дозволить Вам заощадити масу часу, але, насамперед, Вам варто витратити час на те, щоб навчитися працювати на комп'ютері і вивчити всієї його можливості, у противному випадку комп'ютер може стати Вашим ворогом номер один!

Типові помилки в роботі з документами

Ситуація: "Рік тому начальник доручив мені готувати щотижневі звіти. Я витрачаю на підготовку купу часу, регулярно відправляю їх у канцелярію, але, мені здається, що їх ніхто не читає..."

Помилка: Зробіть відповідні висновки з цієї ситуації і візьміть собі за правило будь-яке постійне доручення, дане Вам, перевіряти щодо того, чи є в ньому необхідність, скажемо, через три місяці, півроку або рік. Не забувайте час від часу переконуватися в тому, що ця робота все ще потрібна тому, для кого Ви її робите. Пам'ятайте, що будь-які зміни, здатні скоротити час на виконання роботи без збитку її якості, зазвичай вітаються і заохочуються.

Ситуація: "Директор доручив мені провести аналіз продажів нашої компанії. Я підготував об'ємний звіт, а він не став його дивитися, попросивши коротко пояснити всі на словах. Я не був до цьому готовий, і шеф залишився дуже незадоволений..."

Помилка: В даному випадку неправильно вчинили обидві сторони -і начальник, і підлеглий. Начальник, якому споконвічно не потрібний був об'ємний письмовий звіт, а була необхідна коротка усна презентація (можливо, супроводжувана якими-небудь графіками або малюнками), повинен був обмовити представлення результатів виконання завдання. Сам же виконавець, одержуючи завдання, повинен був виявити більше зацікавленості і постаратися з'ясувати у шефа, в якій саме формі йому варто представити результати роботи.

Ситуація: "Значну частину свого робочого часу я витрачаю на читання різних службових документів. Щоб устигнути зробити іншої справи, я змушений частину документів брати додачу для вивчення..."

Помилка: Сучасні менеджери змушені багато часу витрачати на читання. Обов'язково сортуйте свій матеріал для читання, і читайте лише те, що Вам безумовно потрібно для роботи. Використовуйте методи раціонального читання, що у першу чергу означає визначення пріоритетності - цілеспрямований добір і прийняття рішень щодо того, чи треба читати взагалі, і якщо треба, то скільки. Шляхом спеціального тренування удоскональте свою методику читання і підвищить швидкість читання за рахунок рятування від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і застосування кращої техніки читання. Пам'ятайте, що читання повинне бути активним - шляхом виділення в тексті важливих місць (маркірування) і підготовки виписок Ви забезпечуєте краще пророблення матеріалу і полегшуєте повторне читання, при цьому що-небудь істотне може бути взяте з тексту і викладено в найкоротшій формі. Не забувайте, що уміння гарне відпочивати так само важливо, як і уміння гарно працювати!

Ситуація: "Скоро-читання важко освоїти, і в мене просто немає на це часу..."

Помилка: Будь-яка грамотна доросла людина може подвоїти або потроїти швидкість читання, витративши на це небагато зусиль і часу, якщо вона хоче опанувати прийоми швидкого читання найбільш розповсюджених бізнес-матеріалів.

Ситуація: "Я постійно намагаюся удосконалити свою систему роботи з документами, але з кожним разам я все більше часу витрачаю на пошук потрібних мені паперів..."

Помилка: Дивно, як Ви взагалі їх знаходите? Якщо у Вас є система роботи з документами, то Ваше основне завдання полягає в тому, щоб суворо її дотримуватися, не придумуючи чогось нового з кожним новим папером, засовуючи його всякий раз в інше місце. Такі нововведення нічим, крім утрати часу, не обертаються.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші