Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Класифікація ділових нарад та методика їх раціонального проведення

Всі службові наради за своїм призначенням і характером можна поділити на такі види: пов'язані з опрацюванням рішень, організацією реалізації прийнятих рішень, підсумками будь-якого рішення для оцінки його результатів, вирішенням поточних виробничих завдань тощо. Службові наради - це також одна з форм участі широких кіл рядових працівників в управлінні.

В цьому розумінні вони мають важливе значення в справі демократизації управління.

Методика раціональної підготовки наради наведена на рис. 8.5:

Методика раціональної підготовки наради

Рис. 8.5. Методика раціональної підготовки наради

Отже, починати нараду слід у призначений час, навіть якщо є відсутні. У разі якщо відсутні працівники, без яких нараду проводити недоцільно, краще її перенести на інший час. При цьому слід обов'язково з'ясувати причини запізнення або відсутності, до винуватців за зрив наради вжити відповідних заходів і повідомити про це на початку наступної наради.

Менеджер починає нараду коротким вступним словом, в якому формулює основну мету, пропонує регламент виступів, визначає загальну тривалість наради і надає слово промовцям. Він слідкує за дотриманням регламенту роботи і певним чином спрямовує питання, ставлячи з цією метою необхідні запитання всім учасникам наради або пропонує конкретно висловитися тим, чия думка є важливою для прийняття рішення.

Етапи проведення ділової наради представлені на рис. 8.6:

Етапи проведення ділової наради

Рис. 8.6. Етапи проведення ділової наради

Якщо на нараді присутні працівники різного рівня, то для обговорення спірних питань доцільно спочатку надати слово підлеглим, а потім їх безпосереднім керівникам, аби думка останніх не впливала на думку підлеглих.

На закінчення наради менеджеру необхідно обов'язково підбити підсумки і конкретизувати результати. Це може бути або остаточне рішення з обговорюваного питання, в якому слід точно і недвозначно зазначити, що і як робити і в якій термін, або доручити конкретній групі спеціалістів підготувати таке рішення або напрям чи програму подальшої роботи з додаткового вивчення Й наступного вирішення обговорюваних проблем тощо. У противному випадку в підлеглих може скластися враження про недоцільність наради.

Після закінчення наради треба мати її стенограму або протокол, особливо якщо рішення не сформульоване остаточно і передбачається подальше його опрацювання.

Слід мати на увазі й те, що робота менеджера має свою специфіку. Так, на нарадах з реалізації якого-небудь раніше прийнятого рішення менеджер може обмежитися виступом і відповідями учасників на запитання. Сучасний зв'язок і розмножувальна техніка сприяють суттєвому підвищенню ефективності нарад. Так, можна організувати колективне обговорення, використовуючи для цього радіо, телебачення, селекторний зв'язок (відео-конференції) тощо. У деяких випадках можна обмежитися коротким обговоренням проекту рішення, якщо всі доповіді й повідомлення були розмножені і роздані заздалегідь.

Якщо ж менеджер проводить ділову нараду з метою колективного обговорення, прийняття правильного рішення й прискорення його реалізації, то можна забезпечити його ефективність та дієвість шляхом:

  • - чіткої підготовки і правильної організації роботи;
  • - визначення конкретного кола розв'язуваних питань;
  • - запрошення мінімальної кількості дійсно необхідних працівників;
  • - встановлення чіткого регламенту і дієвих заходів його дотримання. Рекомендації менеджеру щодо раціоналізації витрат часу на проведення ділової наради:
  • - майте попередню думку з обговорюваного питання;
  • - починайте нараду в чітко призначений час, навіть якщо не всі з'явилися.
  • - якщо відсутні працівники, відповідальні за питання, що розглядаються, з'ясуйте причину відсутності і перенесіть нараду. Проведіть з ними відповідну бесіду. Якщо треба, накладіть стягнення;
  • - упевнено керуйте ходом наради;
  • - по-діловому, конкретно сформулюйте мету, запропонуйте регламент, визначте загальну тривалість наради;
  • - домагайтеся в ході обговорення діловитості, спрямовуйте суперечки в потрібне русло, стежте за регламентом;
  • - питання ставте перед усіма або конкретно запропонуйте висловитися працівнику, думка якого є важливою. Виступаючи, будьте зосереджені, враховуйте склад, рівень та інтереси присутніх, володійте собою;
  • - завершуючи нараду, підведіть підсумки. Доручіть підготовку рішення чи сформулюйте програму подальшої роботи над проблемою;
  • - забезпечте наявність стенограми чи протоколу магнітофонного запису. Робіть так, щоб у підлеглих залишилося враження дієвості та необхідності наради.

Принципи проведення оперативних нарад наведені на рис. 8.7:

Принципи проведення оперативних нарад

Рис. 8.7. Принципи проведення оперативних нарад

При підготовці і проведенні нарад треба враховувати різні типи (особливості) їх учасників (табл. 8.2):

Таблиця 8.2. Характерні типи учасників нарад

Тин

Способи впливу на їх поведінку

"сперечальник"

- ведучий повинен зберігати спокій і діловитість. Краще, якщо твердження сперечальника спростовують учасники:

"позитивіст"

- такому працівникові слід доручити висновки наради, свідомо залучаючи його до дискусії;

"всезнайка"

- висміювати його не слід. Краще закликати учасників наради зайняти певну позицію щодо його промови;

"балакучий"

- такого учасника треба тактовно переривати, нагадуючи про регламент;

"сором'язливий"

- постановкою нескладних запитань слід зміцнити його впевненість у собі;

"легати віст"

- визнати, оцінити його знання та досвід;

"байдужий"

- запитати його про роботу, навести приклад з його сфери інтересів;

"значний керівник"

- уникати прямої критики, використовуючи техніку "гак але..."

"той, що багато розпитує"

- краще не відповідати на його запитання, адресуючи їх учасникам наради.

Продуктивність наради = інформація "на виході" наради / інформація на її "вході".

Кошторис наради = витрати на підготовку + заробіток учасників + витрати на відрядження + накладні витрати + витрачений час.

Методи ефективного проведення нарад наведені на рис. 8.8:

Методи ефективного проведення нарад

Рис. 8.8. Методи ефективного проведення нарад

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші