Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Як проводити збори і наради

Ви нудитеся самітністю? Ненавидите приймати рішення? Тоді проведіть нараду Ви зустрінетеся з іншими людьми, знімете із себе тягар відповідальності за прийняття рішень, відчуєте свою значимість і зробите враження на колег.

Нарада - практична альтернатива роботі.

Проведіть її сьогодні ж. /Анонімне висловлення/

Опитування показують, що менеджери в залежності від рівня управління 50, 60, 70 або навіть 80% свого часу проводять на конференціях і нарадах. Навряд чи найдеться інший такий вид діяльності, при якому б марнувалося стільки часу стількох людей одночасно, як при проведенні нарад.

Навіщо Вам потрібні наради і чи потрібні Ви на нараді?

Найкращі наради ті, котрі взагалі проводити не треба. /Анонімне висловлення/

Що потрібно враховувати при прийнятті рішення про проведення наради?

Ви повинні завжди пам'ятати правило, винесене в цитату даного розділу, особливо коли оцінюєте доцільність проведення чергової наради. Безпосередній збір людей має сенс, коли існує реальна необхідність у:

  • - обміні інформацією;
  • - виявленні думок;
  • - аналізі важких ситуацій і проблем;
  • - прийнятті рішень по комплексних питаннях.

При цьому необхідно пам'ятати, що робота в групі може бути в декілька разів ефективніше індивідуальної роботи, але витрати часу в будь-якому випадку будуть у кілька разів більше, ніж при роботі поодинці. Тому, по можливості, приймайте рутинні рішення без дотримання формальностей. Влаштовуйте короткі наради в коридорі, за чашкою кава або навіть на автомобільній стоянці.

Перш ніж прийняти остаточне рішення про проведення наради, виконайте нескладну вправу: спробуйте підрахувати, у що обійдеться компанії проведення наради з урахуванням:

  • - витрат на підготовку (робочий час, підготовка і розмноження матеріалів тощо);
  • - заробітної плати учасників (мається на увазі час, що вони проведуть на нараді);
  • - додаткових індивідуальних витрат;
  • - накладних витрат (включаючи забезпечення учасників кавою, чаєм, папером тощо);
  • - витрат на відрядження;
  • - згаяного часу!

Ви будете здивовані, але вартість хвилини наради з обліком усіх перерахованих вище витрат може доходити до 30 доларів США.

Так чи потрібно Вам бути присутнім на всіх нарадах, на яких Вас запрошують?

Оскільки у Вас виникло це запитання, виходить, і Вам знайоме почуття досади: повернешся зі зборів, і думаєш — заради чого відсидів там три або чотири години?

Тому, якщо Вас запросили на нараду, перш ніж відповісти "Обов'язково буду!", подумайте, а чи варто Вам туди ходити? Адже дуже часто ми відвідуємо наради винятково для того, щоб зустрітися на них із потрібною нам людиною або просто, керуючись старою приказкою "На людей подивитися і себе показати".

Іноді ми ходимо на наради просто в силу інерції, не задумуючись над тим, чи потрібні вони нам, чи ні. Всі ходять, і я ходжу. Більш того, і запрошують нас часом теж по інерції: ходиш - от тебе і кличуть.

Отже, перш ніж прийняти рішення про участь у нараді, подумайте:

Чи можете Ви просто відмовитися, нічого при цьому не втративши?

- Чи можете Ви послати свого представника, що до того ж міг би в такий спосіб набратися досвіду?

Існують так звані планові наради. Здасться, що вони повинні дисциплінувати співробітників. Чи вірно це?

Беріть участь тільки в тих зборах і нарадах, коли необхідна саме Ваша участь! При цьому намагайтеся по можливості обмежувати тривалість своєї участі часом, що потрібен для Вашого виступу і його обговорення.

Якщо глянути на графік роботи деяких фірм, то складається враження, що для них виробничі наради - найулюбленіший спосіб проведення часу. Оперативки, летючки, планерки - щодня багато годин, і зовсім не в силу необхідності, а, як правило, винятково за звичкою.

У Вас заплановані щомісячні наради з освоєння нової техніки? Чудово! Але хто сказав, що цих нарад повинно бути обов'язково дванадцять у рік? Цілком можливо, що Ви зумієте успішно обговорити всі виниклі проблеми і на десятьох нарадах, а то й на восьми. Тому, складаючи графік проведення тих або інших нарад, не бійтеся відступати від регламенту і керуйтеся здоровим глуздом, ніж традицією.

При цьому дуже важливо планувати роботу заздалегідь, тому що в таких випадках завжди можна внести необхідні корективи й уточнення в існуючі графіки: якусь нараду скасувати, іншу, навпаки, запланувати і провести найближчим часом. Не бійтеся скасовувати збори і наради! Якщо Ви вважаєте, що користь від планованої наради буде невелика, що вона підготовлена погано і проводити нараду в такому складі — це порожня витрата часу, тоді краще відмовтеся від її проведення, навіть якщо Вам здається, що вже пізно щось змінювати. Краще це зробити за дві хвилин до початку, ніж змусити людей томитися дві години марно. Ніколи не піддавайтеся спокусі провести нараду тільки тому, що вона включена до графіку!

Однак пам'ятайте, що є наради першочергової важливості. Наприклад, щотижневі оперативки. І зрив графіка їхнього проведення просто неприпустимий, тому що всякі переноси, переміщення в часі тощо вкрай небажані для учасників таких нарад, які зазвичай заздалегідь враховують у своєму розкладі час чергової оперативки.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші