Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Що може бути альтернативою нарадам?

Перш ніж призначати проведення наради, запитаєте себе: "З якою метою проводиться ця нарада?". Чітко уявляйте собі кінцевий результат, до якого Ви прагнете. Зрозумівши це, подумайте, якими можуть бути альтернативи проведенню наради:

  • - рішення відповідальної посадової особи;
  • - кілька телефонних дзвоників або нарада по селектору;
  • - об'єднання з іншою нарадою.

І, нарешті, Вам корисно буде довідатися, що все більшого розповсюдження набуває принцип організації нарад - особливо внутрішніх - коли люди спілкуються за допомогою відео-зв'язку або комп'ютерів, а не віч-на-віч. У ході таких нарад учасники представляють свої точки зору через комп'ютерну мережу, і їм немає необхідності знаходитися в одній кімнаті або навіть в одній країні. Поради:

  • - ніколи не проводіть нараду, якщо Ви не переконані в тому, що це єдиний і найбільш ефективний спосіб вирішення існуючих питань;
  • - беріть участь тільки в тих нарадах, на яких необхідна саме Ваша особиста присутність, в інших випадках посилайте свого представника;
  • - регулярні наради проводіть тільки в тих випадках, коли вони дійсно необхідні.

Правила проведення нарад

Навіть нетворчий розум у стані знайти неправильну відповідь, але лише творчому розуму дано помітити неправильне питання.

/Ентоні Джей/

З чого варто починати підготовку наради? Починаючи підготовку наради, насамперед, запитаєте себе: "З якою метою проводиться ця нарада?", чи Проводиться вона для того, щоб:

  • - Прийняти рішення?
  • - Проаналізувати або вирішити проблему?
  • - Ознайомити групу з новою інформацією?
  • - З'ясувати стан справ по конкретному проекту?

Постарайтеся чітко уявити собі конкретний кінцевий результат, до якого Ви прагнете. Сформулюйте кінцеву мету у виді короткої, бажано в один рядок, пропозиції, запишіть її на аркуші паперу, щоб згодом помістити перед очі всіх присутніх на нараді.

Потім підготуйте порядок денний, визначте персональний склад учасників наради, призначте час і місце його проведення.

Як підвищити ефективність нарад?

Насамперед, зведіть до мінімуму число учасників. Запрошуйте на нараду тільки тих, чия присутність дійсна необхідна. Можете також спробувати використовувати прийом за назвою "м'ячик виступаючого". Він полягає в передачі гумового м'ячика, при цьому говорити дозволяється тільки тому, у кого м'ячик знаходиться в даний момент. Такий прийом помітно заощаджує час, тому що виступаючого ніхто не перебиває.

Обов'язково встановіть загальну тривалість наради і намагайтеся суворо її дотримуватись. На початку наради погодьте з учасниками правила спільної роботи, наприклад, про обмеження часу виступів.

Доручіть одному з учасників ведення протоколу наради.

Регулярно перевіряйте загальну думку шляхом попереднього неофіційного голосування. Адже іноді люди говорять скоріше для того, щоб обнародувати свою точку зору, ніж для вирішення обговорюваних питань. Припиняйте подібні спроби, проводячи час від часу неофіційні голосування для визначення загальної думки. Якщо якийсь образ дій одностайно схвалюється, то треба відразу ж ставити питання на офіційне голосування.

Спробуйте також використовувати японський прийом "н'юмаваші". В Японії прийнято проводити наради для підготовки нарад. Даний прийом припускає проведення попередньо нараді зустрічей невеликих груп фахівців для коротких обговорень. Після цього одна-дві людини від кожної групи беруть участь у самій нараді. Цей східний прийом у даний час достатньо широко практикується, оскільки дозволяє делегатам, які представляють різних фахівців або групи з різними інтересами, швидко приймати рішення.

Хоча на перший погляд може видатись, що це сприяє росту кількості нарад, насправді "н'ювамаші" спроможний допомогти Вам значно заощадити час.

Якщо двоє учасників наради зіштовхуються один з одним і починають обговорювати питання між собою поза дискусії інших членів групи, негайно перервіть їх запропонувавши з'ясувати розбіжності після наради, а потім рішуче поверніть загальну увагу аудиторії до мети засідання.

Наприкінці наради підведіть її підсумки. Обов'язково закінчуйте нараду закликом до дії. Надихніть всіх присутніх на які-небудь конкретні дії, що випливають з рішень наради. Дайте зрозуміти присутнім, що Ви маєте намір додержуватися прийнятих рішень (і, звичайно, зробіть це згодом!).

Чи є які-небудь спеціальні правила для проведення великих нарад?

Коли кількість учасників більше десяти чоловік, слідуйте всім представленим вище порадам, але крім цього, щоб уникнути нудьги і зниження уваги:

  • - внесіть розмаїтість у голоси виступаючих, чергуйте доповідачів-чоловіків з доповідачами-жінками;
  • - варіюйте форму, темп і стиль, тримаєте аудиторію в збудженому стані, не дозволяючи нараді стати передбачуваною;
  • - більше практикуйте групові доповіді й обговорення, не дозволяйте годинами монотонно бубонити одному-двом доповідачам;
  • - рівномірно розподіліть пункти порядку денного, уникайте, наприклад, щоб один мотивуючий виступаючий слідував за іншим, або щоб два доповідачі представляли важку для засвоєння статистику один за одним;
  • - щоб забезпечити участь кожного, розбийте великі групи на маленькі команди;
  • - якщо передбачається наочний матеріал, різноманітіть його відеозаписами, наочними приладдя, слайдами;
  • - використовуйте кольорові слайди і заголовки, це збільшує інтерес і підвищує увагу.

Яких правил варто дотримуватись, якщо Ви є присутнім на нараді в когось іншого?

  • - Будьте пунктуальні.
  • - Будьте добре підготовлені.
  • - Будьте там, тільки якщо Ваша присутність дійсна необхідно.
  • - Будьте активні.
  • - Будьте уважні.
  • - Будьте доречні.
  • - Будьте небагатослівні.
  • - Будьте ввічливі.
  • - Будьте зосереджені. Звертайте увагу на виступи, а не на виступаючим.
  • - Будьте орієнтовані на дію — додержуйтеся прийнятих рішень. Поради (пам'ятка керівнику, який проводить збори):
  • - переконаєтеся, що збори — кращий спосіб досягнення поставленої мети;
  • - ретельно готуйте збори, не забувайте про дріб'язки;
  • - запрошуйте людей на збори тільки в тому випадку, коли їхня присутність дійсна необхідна;
  • - складіть точним порядок денний з регламентом;
  • - починайте і закінчуйте збори строго у встановлений час;
  • - контролюйте хід і регламент проведення збори — це ваша відповідальність як голови;
  • - записуйте затверджені дії;
  • - підведіть підсумки зборів, контролюйте результати.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші