Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Повістка наради

Для корабля, що не має пристані, жоден вітер не буває попутним.

/Луцій Сенека/

Якщо нарада невелика (коротка), чи обов'язково готувати порядок денний у письмовому вигляді?

Кожна нарада, якою би короткою вона не була, повинна мати письмовий порядок денний. Його варто поширити задовго до початку наради, щоб у її учасників була можливість заздалегідь підготуватися до неї. Наради без порядку денного дуже часто перетворюються в обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуються на ключових питаннях.

Запитаєте себе, що, на Вашу думку, повинні винести з наради його учасники. Яких змін у їхніх позиціях або поводженні Ви домагаєтесь?

Роз'ясніть порядок денний на самому початку наради, а потім переходьте безпосередньо до основної мети.

Чи потрібно включати до порядку денного інформацію про цілі наради?

Так, обов'язково. При цьому мета наради повинна бути гранично конкретною. Не просто "як зберегти ресурси", а "про економію комплектуючих за останні шість місяців у межах 10%". Відразу стає набагато зрозуміліше, про що конкретно піде мова, хто повинен бути присутнім, і які дані необхідно підготувати до наради.

Як правильно підготувати повістку наради?

Споконвічний зміст слова "повістка" означає приблизно наступне: "те, що повинне бути повідомлене". Порядок денний служить визначеній меті — проінформувати людей про передбачуваний предмет зборів, про присутніх, про місце і час її проведення, про передбачувану тривалість, про те, які питання будуть обговорюватися, і те, як люди повинні підготуватися, щоб брати участь у зборах ефективно.

Керуючись цими принципами, сядьте і напишіть порядок денний заздалегідь, а потім розішліть для ознайомлення всім учасникам наради. Те ж саме зробіть і з документами, що будуть обговорюватися на нараді. Вони повинні бути спрямовані учасникам, щоб була можливість ознайомитися з ними заздалегідь.

Не перевантажуйте повістку надмірно великою кількістю питань, інакше Ваша нарада ніколи не закінчиться. Але й проводити нараду без повістки також не рекомендується, тому що нічого путнього з такої наради не вийде.

На порядку денному зазвичай знаходять висвітлення наступні моменти:

  • - тема наради;
  • - дата, час і місце проведення, тривалість;
  • - дотримання формальностей (кількість присутніх, відсутність з поважних причин тощо);
  • - розгляд питань, упущених на попередній нараді;
  • - порядок обговорення питань з урахуванням їх терміновості, складності, виробничій необхідності;
  • - можливість висловитися по перерахованих питаннях (заздалегідь обмовляється головуючий, список виступаючих і час на обговорення кожного питання);
  • - питання не включені в повістку на нараді не обговорюються. Поради:
  • - порядок денний — це Ваш надійний компас, документ, від якого не можна відступати ні на крок, і тільки в цьому випадку поставлена Вами ціль буде досягнута;
  • - готуючись до наради, критично оціните її повістку, чи не занадто вона перевантажена? Чи не втомить учасників наради?
  • - намагайтеся не включати до порядку денного розділ "різне" — це дозволить Вам тримати ситуацію під контролем.

Персональний склад присутніх

Ідеальні збори ті, на яких присутні двоє при одному відсутньому.

/Народна мудрість/

Я намагаюся проводити наради з максимальним складом учасників, щоб дати можливість висловитися всім бажаючої. Я правий?

Ні, не праві. У даному випадку в основу повинен бути покладений принцип "чим менше, тим краще". Пам'ятайте, що вносячи в список запрошених нову особу, Ви тим самим подовжуєте тривалість наради. Бути присутнім на нараді необхідно або тим людям, чий виступ запланований в порядку денному і чия думка особлива важлива для ухвалення рішення, або тим, хто збирається взяти на себе виконання якихось дій за підсумками наради.

Не жадайте від людей досиджувати всю нараду до кінця, якщо вони задіяні тільки в одному або двох пунктах порядку денного. Подумайте про те, що вісім чоловік, відсидівши годину на нараді, змарнують цілий робочий день! Сплануйте порядок денний так, щоб люди були присутні при вирішенні "своїх" питань, після чого могли б піти.

Так хто ж усе-таки повинен бути присутнім на нараді?

Звужуйте наскільки можливо коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого дійсно не можна обійтися, тобто працівників:

  • - які безпосередньо обходять рішеннями засідання;
  • - наділених відповідними спеціальними знаннями;
  • - виконуючі рішення;
  • - маючих досвід вирішення аналогічних проблем;
  • - відповідальних за належне виконання;
  • - а також досвідчених радників і людей, що вміють вирішувати проблеми (або вміють вести збори).

Запрошення на нараду повинне містити:

  • - ПІБ і посаду запрошуваного;
  • - основну тему наради;
  • - дату і час проведення наради;
  • - місце проведення наради; основні пункти порядку денного;
  • - склад учасників;
  • - ПІБ і контактний телефон організатора наради.

Запрошення розсилайте, принаймні, за тиждень до наради. Проінформуйте як можна конкретніше учасників про теми і цілі засідання (по можливості з указівкою часу й тривалості, якщо окремі учасники збираються з'явитися до обговорення визначених пунктів). Поради:

  • - приділіть особливу увагу підготовці списку запрошених на нараду. Пам'ятайте, що, вносячи до списку нову особу, Ви не тільки подовжуєте нараду, але й прирікаєте людину на втрату декількох годин свого робочого часу;
  • - заздалегідь розсилайте запрошення майбутнім учасникам наради, запрошення повинні містити мінімальну інформацію, що допоможе їм підготуватися до наради.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші