Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Офісний менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Тривалість наради

Делу время, а потехе - час. /Російське прислів'я/

Підраховано, що тільки в одній Великобританії більше чотирьох мільйонів годин, або приблизно 450 років, кожен робочий день витрачається на відвідування нарад. Якщо деякі наради дійсно необхідні і неминучі, інші - просто чорні діри, у яких безвісти зникає час.

Не існує універсальних правил, що дозволяють визначити оптимальну тривалість наради. Однак у Ваших силах організувати роботу максимально ефективно.

При плануванні наради керуйтеся принципом: "Чим коротше, тим краще". Однак не переборщите: в усьому повинний дотримуватися принцип розумної доцільності! Порядок денний обов'язково складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Тривалість обговорення кожного пункту порядку денного необхідно визначати відповідно до його значимості.

Як зробити так, щоб присутні активно брали участь у нараді, але нарада при цьому не затяглася надовго?

Щоб безпосередньо впливати на позиції і чекання учасників:

  • - Спонукайте кожного готуватися до наради. Наприклад, задовго до її проведення Ви можете оголосити, що кожному при йдеться виступити з п'ятихвилинним повідомленням про саму серйозну проблему, з яким він зіштовхнувся з моменту минулої наради.
  • - Під час наради вибирайте виступаючих довільно.
  • - Дайте кожному присутній відчути, що його участю дорожать, і що з даного засідання можна почерпнути важливу інформацію.

Для того щоб домогтися зосередженості кожного учасника наради, Ви можете на самому початку познайомити присутніх зі своїми розрахунками вартості хвилини часу на нараді з урахуванням окладів присутніх і величини накладних витрат. Ще ефективніше буде записати цю суму великими цифрами і повісити на очах у всіх присутніх. Коли учасники усвідомлюють, скільки коштує кожне недоречне висловлення, навіть самі запеклі демагоги будуть старанно стежити за своєю мовою.

Іноді короткі наради в нашій компанії перетворюються в багатогодинні дебати. Як з цим боротися?

Багато компаній у цих цілях стали використовувати досить дотепний прийом, що зараз широко практикується для коротких нарад. Усі стільці

Підведення підсумків

Розумієте, щоб залишатися на тому ж самому місці, необхідно бігти так швидко, як тільки можна. Якщо Ви хочете потрапити куди-небудь ще, то повинні бігти щонайменше в два рази швидше.

/Льюис Кзролл "Аліса в країні чудес"

Під час наради обов'язково перевіряйте ще раз, як досягаються поставлені цілі. Обов'язково повторюйте прийняті рішення і погоджені міри, щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.

Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу повинне бути зроблено. Короткий протокол з найважливішими даними і результатами бажано мати вже до кінця засідання і роздати всім учасникам його копії. Завершуйте нараду на позитивній ноті, висловивши кілька привітних слів. Постарайтеся надихнути всіх присутніх на визначені дії, що випливають з рішень наради, давши їм ясно зрозуміти, що Ви маєте намір додержуватися прийнятих рішень.

Проаналізуйте підготовку, проведення, підсумки наради. Задайтеся такими питаннями:

  • - Чи були досить зрозумілі тема і ціль наради?
  • - Чи всі учасники одержали вчасно порядок денний і необхідні матеріали?
  • - Чи вчасно почалося засідання?
  • - Чи дотримувалися порядок денний і регламент?
  • - Чи була досягнута мета наради?
  • - Чи були розподілені завдання і встановлені терміни?
  • - Скільки часу було використано неефективно?

Для здійснення такого аналізу Ви можете, наприклад, провести неформальне опитування учасників.

Складіть чіткий підсумковий протокол — по можливості через 24 години, але не пізніше ніж через 48 годин після завершення засідання. В деяких випадках можна обмежитися коротким протоколом з найважливішими даними і результатами, що був розповсюджений серед учасників уже до кінця засідання або, принаймні, в день засідання.

Контролюйте виконання прийнятих рішень усіма, кого вони стосуються.

Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні стати першим пунктом порядку денного наступної наради.

Найбільша помилка після наради — відсутність протоколу або поганий протокол.

  • 1. Люди, що коштують, більш уважні, чим сидячі, атому менше імовірність упустити важливі моменти.
  • 2. Ніхто не хоче без нестатку затягувати нараду, тому порядок денний може бути вичерпана набагато швидше й ефективніше.

Поради:

  • - завершуйте нараду точно в призначений час. у такий спосіб ви забезпечите собі репутацію вмілого організатора;
  • - тримаєте під контролем перерви — не дозволяйте їм затягуватися;
  • - починайте точно вчасно. Той, хто чекає учасників, або спізнюються, може чекати вічно;
  • - під час наради припиняйте розмови на відвернені теми.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші