Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Маркетинг arrow Організація виставкової діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Спілкування на виставках (ярмарках) із засобами масової інформації

Під час роботи ярмарку-виставки контакти із засобами масової інформації, без сумніву, уособлюють важливий чинник для підняття популярності експонента, і, відповідно, привернення уваги відвідувачів до його стенду.

Класичними формами таких контактів є:

а) прес-конференції;

б) інтерв'ю;

в) прес-релізи;

г) досьє для преси;

д) досьє для прес-центру ярмарку-виставки.

Прес-конференція надає експоненту можливість вступити в безпосередній особистий контакт з представниками засобів масової інформації і "донести" повідомлення, що стосується його підприємства та його участі в ярмарку-виставці до широкої громадськості. Проте, зібрати представників преси та інших засобів масової інформації (радіо, телебачення тощо) під час підготовки, проведення і навіть після закриття ярмарку-виставки рекомендується тільки в тих випадках, коли потрібно оголосити їм дещо важливе (наприклад, продемонструвати новий товар, застосовані технології, повідомити про укладання серйозної торгової угоди тощо). В іншому випадку прес-конференцію проводити не слід, можна замінити її публікацією комюніке.

Якщо ж є підстава для проведення прес-конференції, слід скрупульозно проробити такі питання:

1. Для чого потрібна прес-конференція?

2. Яка її мета?

3. Яка тема прес-конференції?

4. Скільки осіб повинно в ній брати участь?

5. Хто повинен бути присутнім обов'язково?

6. Де її слід провести?

7. Коли її потрібно проводити?

8. Скільки часу вона буде тривати?

9. Що необхідно організувати завчасно?

10. Які умови проведення?

Що стосується тривалості прес-конференції, рекомендується, щоб вона тривала не більше 60 хвилин, будувати ж її доцільно за такою схемою:

А) Вступна частина (тривалість 3-4 хвилини):

– привітання;

– пояснення причини проведення;

– програма;

– представлення виступаючих;

– інформація про матеріали, що подані в пресі (press kit).

Б) Виступ (виступаючих повинно бути не більше двох з максимальною тривалістю доповіді 10 хвилин для кожного).

В) Обговорення з перспективою проведення приватних бесід (передбачений час 30 хвилин).

Г) Закриття (буфет або обід).

Крім звичайних місць проведення прес-конференції (готелі і т. п.), на ярмарках і виставках прийнято запрошувати представників преси на стенд. Проведення заходів на стенді має такі переваги:

– експонент перебуває в середовищі, яке його влаштовує, і, відповідно він почуває себе вільніше;

– запрошені мають можливість побачити експонати і скласти про них власну думку;

– забезпечується присутність великої кількості представників преси, оскільки їх участь у прес-конференції збігається з відвідуванням експозиції.

Незалежно від місця проведення, необхідно потурбуватися про своєчасне (меншою мірою, як за 3 тижні до заходу) розсилання запрошень, підготовку відповідного досьє з необхідною документацією, подарунків тощо.

Щодо сувенірів, необхідно проявити увагу щодо їх якості, причетності до профілю підприємства, делікатного зазначення імені експонента, а також передбачити, щоб їх кількість на 15-20% перевищувала очікуване число гостей.

Враховуючи те, що запрошення, яке скеровується журналістам, є дзеркалом майбутнього заходу, потрібно з особливою старанністю підійти до змісту запрошення, з якого, здебільшого, повинно випливати:

– місце і час проведення заходу;

– мета проведення;

– тематика;

– вид пригощання (обід, буфет);

– матеріали для підтримки прес-конференції (документація, фотографії тощо), а також спосіб їх розповсюдження (вручення в ході прес-конференції або розсилання поштою);

– строк підтвердження участі.

Організація прес-конференції потребує тонкого підходу і, безумовно, є справою спеціалістів. У зв'язку з цим;

– не допускайте перебільшення і завжди називайте речі своїми іменами;

– виявляйте увагу до своїх конкурентів;

– не намагайтеся запевнити інших у тому, що успіх – Ваше особисте досягнення;

– ухиляйтеся вступати в суперечки, а також давати односкладові відповіді ("так" або "ні");

– не торкайтеся тем, публікація яких у пресі для Вас небажана;

– не проявляйте пристрасті на користь або проти кого-небудь із Ваших гостей.

У випадку інтерв'ю на противагу прес-конференціям, ініціативу проведення яких бере на себе експонент, які дуже часто проводяться на стенді в період роботи ярмарку-виставки, ініціатива їх організації виходить від представників преси (здебільшого, галузевих журналів) та інших засобів масової інформації, і відбувається це за правилами, які діють для будь-якого виду інтерв'ю.

Інтерв'ю поділяються на такі основні типи:

– інтерв'ю для галузевих журналів;

– інтерв'ю для щоденного економічного друку;

– інтерв'ю для радіо;

– інтерв'ю для телебачення.

Два перших типи, переважно, не є інтерв'ю в строгому значенні цього слова, а уособлюють письмові відповіді на попередньо підготовлений список запитань.

Зовсім по іншому інтерв'ю дається для електронних засобів масової інформації (радіо і телебачення). Тут потрібен особливий талант і відповідна підготовка. В такому випадку послідовність дій повинна бути такою:

– необхідно отримати точну інформацію про те, де і коли буде транслюватися інтерв'ю, яка його тривалість, хто, крім Вас, братиме участь у програмі, і підготуватись належним чином;

– зіставити те, що Ви хочете сказати, з тим часом, який Вам надано;

– уникати компліментів на адресу радіослухачів, телеглядачів програми;

– використовувати у своєму виступі короткі та змістовні речення. Дихання повинно бути рівним, чого легше добитися, якщо говорити стоячи;

– надати своєму голосу потрібного відтінку, щоб точніше передати зміст того, про що говорите;

– не вдаватися до беззмістовних фраз, бажаючи ухилитися від відповіді. Навпаки, набравшись сміливості, зайняти "врівноважену" позицію, яка пом'якшить зміст запитання;

– уникати висловів: "не можу відповісти". Краще зізнатися, що тема Вам не знайома, і зберегти за собою право відповісти іншим разом;

– відповідати з підкресленим спокоєм на зухвалі запитання, якщо хочете їх нейтралізувати;

– у випадку, коли питання поставлене нечітко або в ньому несвідомо допущені неточності, не брати на себе тягар відповіді, а зробивши вигляд, що Ви допомагаєте запитуючому, переформулювати запитання, як це вигідно Вам. Використовуючи вирази типу: "дозвольте мені знову сформулювати запитання...", "я хотів би повідомити..." і т. п. можна обійти "підводне каміння", відверто не ображаючи особи, що запитує;

– відповідаючи на запитання, доцільно ухилятися щоразу називати запитуючого по імені. Одного разу буде достатньо.

У випадку інтерв'ю на телебаченні слід потурбуватися про таке:

– бездоганність Вашої зовнішності (одяг, зачіска, косметика тощо);

– Ваш погляд, який повинен бути спрямований на телеглядачів;

– в якій позі Ви сидите: відкинувшись на спинку крісла, Ви створюєте, імовірно, погане враження.

Прес-релізи виступають однією з основних "зв'язуючих ланок" у співробітництві між засобами масової інформації та громадськістю, з успіхом використовуються для реклами, тобто для іншого підприємства, що бере участь у торговому ярмарку-виставці за умови, що участь може дати необхідну інформацію. В такому випадку необхідно:

– взяти на себе ініціативу і скористатися силою преси;

– намагатися дивитись на речі з точки зору події без коментарів;

– виділяти актуальні, багаті на інформацію теми;

– зрозуміло викласти тему і віддрукувати кожну сторінку тексту з подвійним інтервалом на окремому аркуші паперу;

– супроводжувати тексти чіткими чорно-білими фотокартками форматом переважно 13×18 см;

– підібрати відповідний заголовок;

– прагнути до повного викладу питання за ознаками: хто, коли, що, де, як, чому.

Хто? – Необхідно згадати в тексті повну адресу підприємства.

Коли? Де? – На якому ярмарку-виставці (повні дані) і де (місце і строки проведення і т. д.).

Що? – Опис події (товару, послуги тощо).

Як? – Як застосовується товар або послуга, чим вони корисні, кому адресовані.

Для чого? – Для чого необхідно розповсюдження інформації (новинка, нововведення тощо).

Інформаційне повідомлення відрізняється від звичайних текстів (вступ, виклад, підсумки). На противагу недосвідченим експонентам, журналісти вміють сконцентрувати важливу інформацію вже в перших рядках тексту. Щоб Ваш прес-реліз не опинився в кошику для сміття, ухиляйтеся опису в дусі: "Компанія адреса .... телефон ... представляє на ярмарку-виставці... нову машину ..., яка змінює відомі типи ... Презентація проводиться на стенді..." тощо, і надайте перевагу такому тексту: "Нова машина ... забезпечує економію енергії в розмірі... тис. гривень, потрібна для ...”

Хороший прес-реліз повинен:

– підсумувати слово "прес-реліз";

– мати привабливий заголовок і змістовний текст;

– бути надрукованим з одного' боку аркуша в 1,5 або 2 інтервали з полями, щоб журналіст мав змогу зробити свої помітки;

– повторити на другій сторінці заголовок і дату;

– підсумувати повні дані експонента;

– супроводжувати текст необхідними фотоматеріалами;

– відповідати інформаційному засобу, якому адресовано. Наприклад, для галузевого друку інтереси і технічні дані, тоді як інтерес щоденної преси зосереджений на комерційних інформаціях, застосуванні тощо.

Вірно оформлений прес-реліз складається з таких частин:

A) Заголовок.

Заголовок, який в кінцевому результаті вирішує долю прес-релізу, повинен бути коротким, ясним, змістовним, відповідати змісту тексту і пробуджувати інтерес читача.

Б) Вступ – короткий опис.

Короткий опис часто виділяється жирним шрифтом, є "душею" прес-релізу і повинен відповідати на питання: "Хто, коли, де, що?"

B) Текст.

Текст повинен доповнювати вступ і відповідати на питання "Чому?"

Г) Висновок.

Висновок уособлює додаткове резюме.

Вимоги до змісту:

– уникайте спеціальних термінів;

– використовуйте просту і зрозумілу мову;

– відмовтеся від використання іншомовних слів;

– у випадку згадування певних осіб вкажіть їх повні імена, прізвища і посади. Наприклад, не "п. Петренко повідомив ...", а "п. Петренко, завідуючий відділом збуту компанії, повідомив ..."

Досьє з документацією, які призначені для журналістів. У них повинні бути опис, фотографії і відомість по комерційній пропозиції експоната, а також допоміжний матеріал, підібраний відповідно до потреб їх адреcатів і мети участі в ярмарку або виставці.

У випадку, коли досьє призначено для роздавання в ході проведення прес-конференції, воно повинно вміщати імена і посади доповідачів і короткий зміст їх виступів.

Завдання таких досьє – привернути увагу журналістів до відвідування стенду експонента. Досьє розміщують на спеціальних стелажах для преси, які на більшості виставках надаються безкоштовно.

Обсяг досьє повинен бути обмеженим, але його зміст – в жодному випадку.

У будь-якому разі, незалежно від організовуваних експонентом дій, успіх контактів із засобами масової інформації тісно пов'язаний:

– з якістю їх підготовки;

– з правильним вибором часу їх здійснення;

– зі змістом інформації.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси