Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Документознавство arrow Ділове спілкування: усна і писемна форми
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Проведення ділових нарад

Одна з найбільш важливих і найбільш відповідальних форм управлінської діяльності, яка реалізується в усному спілкуванні і під час якої відбувається обмін інформацією між підлеглими й керівником і приймаються управлінські рішення,– ділова нарада. Це важливий чинник, який впливає на організацію режиму роботи всього колективу. Це спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають на підприємстві.

Метою ділової наради будь-якого різновиду має бути опис очікуваного результату, необхідного типу рішення, бажаного підсумку виконуваної роботи. Предмет обговорення на нараді має бути сформульований максимально чітко і точно, оскільки від цього безпосередньо залежить отримання необхідного результату.

Для того щоб забезпечити на нараді процес прийняття високоякісних рішень без зайвих невиробничих витрат, керівник повинен усунути перешкоди і бар'єри. Джерела вдалої чи невдалої наради криються у трьох сферах:

  • • особистісні особливості учасників;
  • • взаємодія учасників між собою;
  • • організація самого процесу наради.

Ділові наради поділяються на різні типи залежно від мети і завдань, які окреслює керівник.

Основні завдання, які розв'язуються за допомогою ділових нарад:

  • • розвиток і зміцнення політики підприємства та її запровадження;
  • • інтеграція заходів усіх відділів і служб з урахуванням спільної мети фірми;
  • • виявлення й обчислення колективних результатів;
  • • колективне розв'язання проблем з урахуванням ефекту навчання. Окрім того, кожна раціонально організована нарада виконує й важливе навчально-виховне завдання: на нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до розв'язання спільних проблем, досягати компромісів, удосконалюють навички культури спілкування.

Нарада, як і будь-яка інша форма усного ділового спілкування, має бути ретельно підготовлена.

Основні помилки при формуванні порядку денного:

  • • не сформульована головна тема наради; якщо тем кілька, то не вдається забезпечити їх точне розмежування й відповідне аналітичне обговорення;
  • • не було попереднього роз'яснення сутності обговорюваної проблеми усім учасникам наради;
  • • до порядку денного внесені питання, різні за обсягом і за змістом: це спричиняє збільшення кількості учасників, поставлених у позицію пасивних слухачів, що не сприяє досягненню ефективних результатів наради;
  • • відхилення від питань порядку денного й аналіз стихійно виниклих побічних проблем і тем.

Основні помилки при визначенні часу й місця проведення наради:

  • • призначення наради на першу половину дня: це порушує звичний ритм трудової діяльності;
  • • проведення великої кількості нарад у кабінеті керівника;
  • • під час наради керівник веде телефонні розмови і навіть приймає відвідувачів;
  • • приміщення для наради погано обладнане й недостатньо освітлене.

Основні помилки, яких припускаються під час проведення наради:

1. Не регламентується тривалість наради.

Після 90 хв. роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Цей етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей час людина стає некерованою, до всього ставиться нервово й недовірливо. Рішення, ухвалювані в такий час, зазвичай вирізняються екстремізмом.

Якщо нарада триває 2 години без перерви, то понад 90% його учасників згодні на будь-яке рішення, аби ця нарада якомога швидше закінчилася.

  • 2. Не витримується встановлена тривалість.
  • 3. Нарада триває без перерви.

Після 50-60 хв. в учасників наради ослаблюється увага: зчиняється галас, з'являються зайві рухи, розмови не за темою наради. Якщо і далі продовжувати нараду без перерви, то більшість людей втомлюються. Після перерви (навіть нетривало!) у присутніх покращується самопочуття, відновлюється нормальний стан, і можна продовжувати обговорення порушених проблем.

4. Не обмежується час на доповіді й виступи.

Якщо до початку наради регламент не встановлений, це створює передумови для неділової обстановки на самому засіданні.

5. Учасники не вміють стисло і зрозуміло висловлювати свої думки.

Як контролювати дискусію під час наради:

  • а) для збереження єдності учасників наради:
    • • не обстоювати чиюсь позицію до остаточного підбиття підсумків;
    • • не висловлювати першим свій погляд;
    • • підтримувати нових працівників, молодих фахівців і не дозволяти "нападати" на них;
  • б) для активізації учасників наради:
    • • мати оптимальну стратегію прийняття рішення;
    • • створити умови для творчої роботи;
    • • не використовувати самому й не дозволяти іншим оперувати деструктивною критикою і критиканством;
    • • не давати учасникам наради можливості не брати участі в роботі зібрання;
    • • не залишати без уваги навіть найменш значні пропозиції;
  • в) для активізації обговорення пропозицій:
    • • ставити запитання;
    • • виявляти схвалення тим учасникам наради, які вносять конструктивні пропозиції;
    • • спонукати до вироблення альтернативних поглядів;
    • • не допускати різких висловлювань на чиюсь адресу;
    • • чим вища "температура" дискусії, тим спокійніше має поводитися її організатор;
    • • усебічно підтримувати нові прогресивні ідеї;
    • • бути готовим до негативного результату колективного обговорення;
    • • не пригнічувати думку меншості, можливо, вона і є перспективною.

Питання організаторові наради

До наради

  • 1. Чи є потреба проводити нараду?
  • 2. Яка є можливість замінити нараду?
  • 3. Чи повинен я особисто брати в ній участь?
  • 4. Чи можливе зведення моєї участі до мінімуму?
  • 5. Що зробити, щоб зменшити кількість учасників до мінімуму?
  • 6. Чи зручний обрано час?
  • 7. Чи закрите для сторонніх приміщення?
  • 8. Чи є всі необхідні для проведення наради матеріали?
  • 9. Яка мета окремих пунктів порядку денного?
  • 10. Як краще розмістити учасників наради?
  • 11. Які прийоми створення творчої атмосфери доцільно використати?

Після наради

  • 1. Чи правильно був дібраний склад учасників ділової наради?
  • 2. Чи правильно учасники наради розмістилися у просторі відносно один одного?
  • 3. Чи зацікавилися учасники предметом обговорення?
  • 4. Чи виникали під час наради погано керовані стратегії розв'язання проблем?
  • 5. Чи виникли в учасників наради суперечки між індивідуальними і груповими цілями?
  • 6. Дискусія була конструктивною чи йшла хаотично, безпредметно, некоректно?
  • 7. Чи виникали між учасниками наради суперечки, конфлікти? Якщо так, то що стало приводом, причиною?
  • 8. Час був витрачений на пошук причин і винних чи на пошук конструктивних рішень?

Отже, ділова нарада – процес складний, і під час її проведення слід ураховувати велику кількість закономірностей і правил. Тільки за таких умов діяльність організації, її керівника й кожного окремого працівника буде максимально ефективною і продуктивною.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші