Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Документознавство arrow Ділове спілкування: усна і писемна форми
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Особливості писемного ділового спілкування

Писемна форма мовлення – це самостійна система комунікації, яка фіксує усне мовлення за допомогою графічних знаків, сприяє тривалому збереженню інформації, поширенню й засвоєнню знань, накопичених попередніми поколіннями, а також розширенню сфер людського спілкування.

Писемне мовлення, як і усне, підлягає нормуванню й регламентуванню. Проте, на відміну від усного, воно вирізняється точним дотриманням правил, складними логіко-смисловими зв'язками, чіткою структурно-семантичною та формальною організацією: обов'язкове дотримання порядку слів у реченні, використання складних синтаксичних конструкцій з визначеними семантичними відношеннями, суворий зв'язок речень в абзаці з урахуванням попереднього й подальшого контексту, поділ тексту на розділи й параграфи, використання посилань і виділень.

Основою писемного мовлення є літературне мовлення як провідна форма функціонування української мови.

Документ та його функції. Критерії класифікації документів. Реквізити документа

Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує й передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

За змістом і формою документ повинен:

  • • відповідати засадничим принципам чинного законодавства країни й директивним вказівкам вищих керівних органів;
  • • створюватися повноважним органом чи особою відповідно до рівня її компетенції;
  • • бути достовірним, відповідати вимогам реального життя;
  • • за формою і змістом відповідати вимогам чинного державного стандарту.

Як основна одиниця справочинства документ виконує певні функції й повинен відповідати визначеним вимогам щодо укладання.

КРИТЕРІЇ КЛАСИФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

Ознаки класифікації

Групи документів

За спеціалізацією

Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані

(господарська, посередницька, банківська, рекламна, наукова та інші види діяльності)

За призначенням

Організаційні

Розпорядчі

Довідково-інформаційні

За походженням

Внутрішні

Зовнішні

За напрямом

Вхідні

Вихідні

За джерелами створення

Первинні

Вторинні

За формою

Стандартні

Індивідуальні

За технікою відтворення

Рукописні

Відтворені механічним способом

Електронні

За рівнем секретності

Для службового користування

Таємні

Цілком таємні

За терміном виконання

Звичайні (безстрокові)

Термінові

Дуже термінові

За способом викладу матеріалу

Низького рівня стандартизації

Високого рівня стандартизації

За стадіями створення

Оригінал

Копія

За терміном зберігання

Постійного зберігання

Тривалого зберігання (більше 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)

РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізит – обов'язковий елемент структури документів, встановлений законом або положенням про укладання документів.

Реквізити документа поділяються на постійні та змінні. Постійні реквізити (емблема організації, повна назва установи, індекс документа та ін.) зазвичай вказані на бланку установи, а змінні (місце укладання документа, відомості про адресанта, відомості про адресата, текст, віза, відмітка про наявність додатка та ін.) вносяться під час його заповнення.

Сукупність ренвізитів, властивих документам відповідної групи, розміщених в усталеній послідовності, називається формуляром.

Формуляр – це єдина модель побудови документів певного різновиду. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Реквізит

Місце розташування

1

Державний герб

посередині бланка або в кутку над серединою рядка

2

Емблема організації

поряд із назвою організації

3

Зображення державних нагород

у верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства

у верхньому правому кутку

5

Код форми документа

у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації

6

Назва міністерства, відомства

у верхньому лівому кутку або посередині рядка

7

Повна назва установи

у верхньому лівому кутку або посередині рядка

8

Назва структурного підрозділу

у верхньому лівому кутку

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, рахунку в банку

у верхньому лівому кутку, оформлюється відповідно до поштових правил

10

Назва виду документа

ліворуч або посередині рядка в усіх документах, крім листів

11

Дата

на бланку – у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному місці; на звичайному аркуші – під текстом ліворуч

12

Індекс

у верхній частині сторінки ліворуч

13

Посилання на індекс і дату вхідного документа

у верхній частині сторінки ліворуч

14

Місце укладання чи видання

у верхній частині сторінки ліворуч

15

Гриф обмеження доступу до документа

із правого боку під кодом форми посередині рядка: "для службового користування", "таємно" і под.

16

Гриф затвердження

у верхній правій частині документа

17

Резолюція

у правому верхньому кутку чи на будь-якій площі сторінки, крім полів

18

Відомості про адресата

праворуч у верхній частині сторінки

19

Заголовок до тексту

під назвою виду документа

20

Відмітка про контроль

з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа

21

Підпис

зазначення посади (ліворуч); ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч); підпис (посередині)

22

Гриф узгодження

під реквізитом "підпис" або на окремій сторінці

23

Печатка

на останньому аркуші документа

24

Відмітка про засвідчення копії

у правому верхньому кутку

25

інформація про виконавця чи координатора

(того, хто підготував документ, та номер його службового телефону)

у нижньому лівому кутку останньої* сторінки документа

26

Відмітка про виконання документа й скерування його до справи

у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа

27

Відмітка про перенесення даних на машинний носій

після тексту в нижній частині

28

Відмітка про надходження

праворуч на нижньому полі документа

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші