Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Документознавство arrow Ділове спілкування: усна і писемна форми
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Текст документа. Способи викладу матеріалу в тексті документа

Текст – основоположний реквізит будь-якого документа.

У структурі тексту документа прийнято виділяти вступ, доведення й закінчення.

У чистому вигляді названі способи викладення матеріалу в текстах документів трапляються рідко. Здебільшого в тексті одного документа різні поєднуються різні способи викладення тексту.

Офіційні службові документи оформлюються відповідно до вимог, визначених такими державними стандартами:

  • • ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення";
  • • ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови";
  • • ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

Для складання ділових паперів використовується папір формату А4 або А5. За державним стандартом з обох боків сторінки мають бути поля: ліве – 35 мм (використовується для резолюцій, позначок, а також таке поле служить для підшивання); праве – 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

Під час укладання документа слід дотримуватися таких технічних правил:

  • • на бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу, розмір яких відповідає розмірові бланку;
  • • підпис можна ставити на сторінці, на якій має бути не менше двох рядків основного тексту документа;
  • • складний текст документа рубрикується для його швидкого опрацювання;
  • • переноси в назвах і заголовках не допускаються;
  • • після назв і заголовків розділові знаки не ставляться;
  • • не можна писати назву або заголовок наприкінці сторінки, якщо на цій сторінці не можна розмістити три рядки тексту (тоді увесь текст потрібно перенести на наступну сторінку);
  • • не бажано відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
  • • не треба починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, потрібно розпочати новий абзац на наступній сторінці;
  • • не можна розривати слово на межі сторінок: потрібно перенести слово на наступну сторінку;
  • • у документі, який займає одну сторінку, аркуші не нумеруються;
  • • у документах, укладених на двох і більше сторінках, нумерація починається з другого аркуша (ставиться цифра 2);
  • • якщо текст друкується тільки з одного боку аркуша, нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю;
  • • якщо текст друкується на обох боках аркуша, непарні номери сторінок проставляються в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому.

Отже, той чи той текст стає документом тільки тоді, коли він укладений і засвідчений за визначеною у справочинстві формою.

Стандартизація ділового тексту

Стандартизація мови документів – це встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови синтаксичних конструкцій; процес встановлення і застосування оптимальних норм оформлення документації, прийнятих в установленому порядку для загального й багаторазового їх використання.

Усі документи за способом викладу матеріалу поділяються на такі групи:

  • • документи з низьким рівнем стандартизації;
  • • документи з високим рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації можна передбачити й сформулювати лише найзагальнішу інформацію (окремі компоненти формуляра), а спосіб викладу залежить від змісту того, про що буде йти мова в кожному конкретному документі, від ситуації ділового спілкування.

За способом викладу матеріалу тексти документів низького рівня стандартизації поділяються на такі види: розповідь, опис, міркування.

Порядок викладу інформації в таких документах може бути прямим (обставини (причини) появи документа + мета укладання документа) або зворотним (мета укладання документа + пояснення, факти).

У документах високого рівня стандартизації наперед визначений не лише їх формуляр, а й уживані слова, словосполучення й речення, крім інформації, що стосується кожного конкретного випадку, для якої на заздалегідь заготовлених бланках залишають місце для заповнення.

Процес укладання документів з високим рівнем стандартизації проводиться за такими етапами:

  • • добір стандартних конструкцій, доречних у кожному окремому випадку;
  • • заповнення формуляра;
  • • побудова синтаксичних конструкцій (за прийнятими зразками), не передбачених формулярами бланків.

Логічна структура будь-якого документа має бути добре продуманою, фактичний матеріал – достовірним, актуальним (важливим у кожній конкретній ситуації), вжиті стандартні мовні звороти – доцільними і вдалими.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші