Навігація
Головна
ПОСЛУГИ
Авторизація/Реєстрація
Реклама на сайті
 
Головна arrow Менеджмент arrow Менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Характеристика ефективного контролю

Ефективність контролю залежить від таких чинників:

  • • об'єктивність критерії і стандартів;
  • • якісне інформування про стан контрольованих об'єктів і процесів;
  • • двобічне спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється;
  • • уникнення прискіпливого контролю;
  • • використання методів матеріального стимулювання за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів.

Не менш важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю – формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийнятая управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, поточний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об'єктів. Її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп'ютерної техніки, технології.

Для того, щоб контроль міг виконати свою задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти кількома важливими властивостями. Розглянемо ці властивості детальніше [2].

1. Стратегічна спрямованість контролю

Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати спільні пріоритети організації і підтримувати їх. Контроль повинен забезпечувати керівника достатньою інформацією для прийняття стратегічних рішень. Але збільшення кількості інформації створює ефект "засмічення мозку" керівника. Якщо вище керівництво вважає, що певні види діяльності мають стратегічне призначення, то в кожній такій ділянці обов'язково має бути налагоджений контроль, навіть якщо ця діяльність не підлягає вимірюванню. Звичайно, що конкретні дільниці в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних систем контролю.

2. Орієнтація на результат.

Кінцева мета контролю складається не з того, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а з того, щоб розв'язати задачі, які стоять перед організацією. Проведення вимірювань і повідомлення про їхні результати важливі лише як засіб досягнення цієї мети. Для того, щоб контроль був ефективним, необхідно старанно слідкувати за тим, щоб ці засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж дійсні цілі організації.

Більше того, безглуздо повідомляти, що система контролю спрямована на отримання конкретних результатів, якщо фактично вона не може їх досягти. Безглуздо володіти точною інформацією про різноманітні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення необхідних коректувальних дій. Це означає, що інформація про результати контролю необхідна лише тоді, коли йдеться про тих осіб, які мають право впливати на хід процесу, який контролюється. Коли контрольний механізм не спрацьовує, то скоріше за все причина полягає в необхідності вдосконалення структур прав і обов'язків, а не процедури вимірювання. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрований з іншими функціями управління.

Так, контроль буде ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягла намічених цілей і може сформувати нові цілі, які забезпечать В існування в майбутньому.

3. Відповідність справі

Для того, щоб бути ефективним, контроль має відповідати виду діяльності, яка контролюється. Він повинен об'єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливе. Непридатний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію. Так, наприклад, суспільно прийнято оцінювати ефективність торгівлі способом встановлення деякої квоти і порівняння з нею реального об'єму продажу. Але це може призвести до великих втрат, оскільки насправді успіх визначається не обсягом продажу, а рівнем прибутку. Багато факторів можуть призвести до виконання квоти при фактично низькому рівні результативності торгівлі. Так, наприклад, фірма може запропонувати надто високі знижки або надто високий рівень обслуговування після продажу, щоб тим самим отримати нові замовлення, або ж ціни можуть зрости внаслідок інфляції. В подібних ситуаціях фірма буде втрачати гроші від кожного продажу, а не заробляти їх.

Фірма "Хьюлетт-Паккард" до 1983 р. для контролю витрат при виробництві друкованих плат та інтегральних схем використовувала систему поштучних замовлень. У 1983 р. фірма перейшла до виробництва з повторюваним циклом, в рамках якого відбувалося виготовлення, обробка та збір величезної кількості стандартних виробів. Один з ключових моментів цих процесів масового виробництва базується на тому, що для їх постійної підтримки працівники та матеріали безперервно перерозподіляються між окремими замовленнями. На жаль, ця вимога звела нанівець спроби визначити і проконтролювати витрати виробництва кожного замовлення при системі поштучних замовлень. Визначені таким чином витрати були дуже неточними, і робітники, менеджери і бухгалтери були приведені в замішання через неможливість визначити справжні витрати виробництва конкретного замовлення. Необхідно було здійснити деякі вдосконалення системи контролю витрат (включаючи і відмову від врахування вартості живої праці як окремої категорії витрат) перш, ніж система знову стала придатною для використання.

4. Адресність контролю

Інформація про результати контролю важлива для осіб, які приймають відповідні рішення, дії стосовно об'єкту контролю. Наприклад, не слід повідомляти головному бухгалтеру про порушення у технології виготовлення продукції. Висновки експертів-контролерів можуть містить незрозумілі для керівника поняття, добре зрозумілі певним фахівцям. Для цього необхідно адаптувати результати контролю до особистості керівника.

5. Своєчасність контролю

Для того, щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінки, які адекватно відповідають контрольованому явищу. Значення найбільш відповідного часового інтервалу такого виду визначають з урахуванням часових рамок основного плану, швидкості вимірювання і витрат на проведення вимірювання і розповсюдження отриманих результатів.

Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для впевненості у тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення втрат від крадіжок слід проводити не частіше одного разу в квартал. Аналогічно роздрібний торгівець повинен щоденно визначати і реєструвати об'єм свого продажу для того, щоб внести гроші в банк і проконтролювати потік готівки.

Крім цього, найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони набудуть серйозних розмірів. Таким чином, система ефективного контролю – це система, яка дає потрібну інформацію потрібним особам до розвинення кризи.

6. Гнучкість контролю

Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватись до будь-яких змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, яка випускає 100 різних видів товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з метою контролювання будь-якого відносно великого збільшення чи зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з них наявного на даний момент. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю не буде дійсною у тих ситуаціях, для яких вона призначена. Так, наприклад, якщо раптово виникає новий фактор витрат, спричинений необхідністю адаптації до недавно прийнятого законодавства до тих пір, доки він не буде введений у систему контролю фірми, вона не зможе простежувати виробничі витрати.

7. Сприйнятливість контролю

Контроль не повинен створювати у працівників відчуття непокоєння та невизначеності. Персонал повинен розуміти мету контролю, сприймати однозначно систему оцінки його результатів. Бажаним станом можна вважати такий, при якому робітники допомагають контролерам у проведенні перевірки. В іншому випадку, коли працівники розуміють небезпеку від контролю, вони свідомо створюють незручності для перевірки, спотворюють інформацію.

8. Простота контролю

Як правило, найбільш ефективний контроль – це найпростіший контроль з точки зору цілей, для яких він призначений. Прості методи контролю потребують менших витрат, вони економічні. Але найголовніше те, що, якщо система контролю дуже складна, то люди, які взаємодіють з нею, не розуміють і не підтримують її. Така система контролю не може бути ефективною. Надмірна складність веде до втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють із системою контролю і реалізують її.

Існую багато прикладів організацій, що витрачали багато засобів на розроблення витончених методів контролю, які ніколи не використовувались, тому що були надто складними для людей, які повинні були їх використовувати. В 60-ті роки, наприклад, майже всі найважливіші нью- йоркські банки намагалися розширити можливості своїх систем контролю. В результаті з'явилось море товстих томів, що містили складну інформацію про все на світі. Всі банки, крім одного, змушені були відмовитись від нових підходів до контролю просто тому, що їх персонал заплутався в цій інформації.

Підхід менеджера, того єдиного банку, якісно відрізнявся чудовим розумінням тих факторів, що роблять контроль і розповсюдження інформації ефективними. Секрет цього менеджера полягав у тому, що він спочатку перевірив всі розроблені інструкції на своїх дочках-однолітках. Якщо дівчата, які нічого не розуміли в банківській справі, розуміли описану ним процедуру, то менеджер міг бути впевненим, що й банківські робітники її зрозуміють.

9. Економічність контролю

Дуже рідко намагаються досягти за допомогою контролю досконалості в роботі організації, оскільки прогресуюче вдосконалення організації потребує великих зусиль і засобів.

Ніколи не слід забувати, що всі виграш організації мають приводити до збільшення її переваг і прибутків. Витрати засобів мають наближати організацій до намічених цілей. Таким чином, якщо сумарні виграш на систему контролю перевищують створені нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі, або ж ввести менш старанний контроль. Взагалі, оскільки в контролі приховано багато побічних витрат, які б могли збута задіяні для вирішення інших задач, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливих прибутків має був досить низьким.

Для того щоб визначиш реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекта, так і короткострокові. Так, наприклад, для більшості ресторанів безглуздо контролювати вартість кожної справи в меню з точністю до центу. Для мережі ресторанів "МакДональдс" подібний контроль може обернутися багатьма мільйонами доларів прибутку, тому що один цент – це значна частина вартості.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Банківська справа
БЖД
Бухоблік та Аудит
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Нерухомість
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
РПС
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Техніка
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Інші